チーム内で情報を効率的に共有するナレッジマネジメントの考えは、ビジネスの世界で一般的になりつつあります。その中で「社内Wiki」という言葉を耳にしたことのある人も多いのではないでしょうか。
この記事では、社内Wikiを構築するのにおすすめのツールを紹介。社内のナレッジやノウハウを効率的に管理するための社内Wikiについて詳しく見ていきましょう。
社内Wikiとは
社内Wikiとは、企業や組織内で情報や知識を蓄積し、共有するためのオンラインプラットフォームです。誰でも簡単にドキュメントを作成・編集できるため、ナレッジ管理が効率化され、従業員全員が一元化された情報にアクセスできます。社内のノウハウ、マニュアル、議事録などを集約するのに最適なツールです。
なぜ社内Wikiが必要か？
従業員の生産性向上
社内Wikiにより、従業員は情報を簡単に見つけ出し、業務に役立つ情報を素早くアクセスできます。同じ質問や問題の解決にかかる時間を削減し、結果的に全体の生産性が向上します。
チームのコラボレーションと知識共有
社内Wikiは、チーム間で情報を迅速かつ効率的に共有するのに役立ちます。ナレッジが集中管理されていることで、情報の重複やギャップを防ぎ、チーム全体の協力を促進します。
社内Wikiツールを選ぶ際に注目したいポイント
社内Wikiをゼロから構築するのは、多くの時間と労力がかかる大規模な作業です。開発コストや時間を削減するためにも、既存の社内Wikiツールを活用することがおすすめです。ナレッジ共有の重要性が高まる中、さまざまな社内Wikiツールが登場しており、フリーのものから有料のサービスまで幅広い選択肢があります。では、どのツールを選べば良いのでしょうか？各サービスにはそれぞれ独自の特徴があり、自社のニーズに合ったツールを選ぶことが重要です。
ここでは、社内Wikiツールを選ぶ際に特に注目すべきポイントを紹介します。
効率的な情報管理
社内Wikiを導入する最大の目的は、情報を効率的に管理し、必要なときに迅速にアクセスできることです。以下の点に注目してツールを選びましょう:
- バージョン管理と履歴確認: 変更履歴をすぐに確認できる機能があれば、誰がいつどのような変更を加えたかを簡単に把握できます。
- レビューフローの活用: コンテンツが常に最新の状態に保たれるよう、レビューサイクルや承認プロセスがあると便利です。
- Slackとのシームレスな連携: 既にSlackを日常的に使用しているチームであれば、社内WikiツールがSlackと連携できるかが重要です。例えば、Slack上で質問や議論が行われた際に、そのやり取りを自動的に社内Wikiに追加できる機能や、Slack内から直接Wikiを検索・閲覧できる機能があれば、無駄な切り替えが不要になり、作業の効率が大幅に向上します。
- その他外部ツールとの連携: Google DriveやSlackなど、普段使っている外部ツールと連携できる機能があると、さらに効率的に情報を管理できます。
使いやすさ
社内Wikiは全社員が使用するものなので、誰でも簡単に情報をアップロード、更新、検索、そして利用できることが求められます。以下の点を考慮しましょう:
- 直感的なUI: 操作が簡単で、テクノロジーに詳しくない社員でも迷わず使えるツールを選びましょう。
- シンプルな操作性: 日常的に多くの社員が使うため、複雑な操作を必要としない、シンプルで直感的なデザインが重要です。
パフォーマンス向上に役立つ機能
社内Wikiツールの導入は、単なる情報管理に留まらず、チーム全体のパフォーマンス向上にもつながるべきです。以下の機能があるツールを選ぶと、より効果的に活用できるでしょう:
- 統計・分析機能: ツールの利用状況やナレッジの浸透度合いを把握し、チーム内でどのような情報がよく参照されているかを分析できる機能が役立ちます。
- 提案・改善機能: 分析結果に基づいて、ナレッジのギャップや改善点を提案してくれる機能があると、継続的にチームの生産性を向上させることができます。
本当におすすめの社内Wikiツール５選
以下では、上記の点を兼ね備えたおすすめの社内Wikiツールを10つ紹介します。価格や機能などを様々な観点から比較して、自分のニーズに最適なものが選べるとよいですね。
ほとんどの社内Wikiツールは、フリーミアム（基本的なサービスや製品は無料、オプションサービスや機能は有料）で提供されています。
1. Kipwise
Kipwiseは、Slackとの強力な統合機能を持つ社内Wikiツールです。社内での質問や回答をSlack内で完結させ、これらのやり取りが自動的にWikiに追加されるため、効率的なナレッジ共有が可能です。特に上位プランで提供されるAIによる自動回答機能は、Slackでの質問に対して自動的にWikiから関連情報を引き出して回答するため、時間の節約につながります。さらに、日本語と英語に対応しているため、多国籍企業やグローバルに展開するチームにも最適です。
価格:
- 月額1,100円/ユーザー（最低10ユーザー）
- 月額2,200円/ユーザー（最低20ユーザー）
主な機能:
- Slack連携: Slack内でWikiページの作成や検索、編集が可能。質問や回答を自動でWikiに追加できる。
- 生成AI自動回答: AIがSlack内の質問に基づき、社内Wikiの情報から自動で回答を提示。
- レビュー機能: コンテンツのレビューサイクルを管理し、レビュアーの設定も可能。
- バイリンガル対応: 日本語と英語の両言語に対応しているため、多国籍チームでも使用可能。
- FAQ構築: 社内Wikiと顧客向けのFAQを一元管理できる。
- 高度な横断検索機能: Google Driveと連携し、アップロードしていないファイルも検索可能。
2. Confluence
Confluenceは、Atlassianが提供する社内Wikiツールで、特にプロジェクト管理ツールのJiraとの強力な統合が特徴です。プロジェクトの進捗管理とナレッジ共有を一元化できるため、エンジニアリングチームを中心に多くの企業に採用されています。高度なカスタマイズ機能とAIによるメモ整理・自動化機能により、複雑なプロジェクトでも効率的にナレッジ管理が可能です。一部の非エンジニアユーザーにはやや使いにくい場合もありますが、洗練されたドキュメント化や反復タスクの自動化機能で、広範な業務に対応できます。
価格:
- 無料プラン（最大10ユーザーまで）
- 月額 $4.89/ユーザー（スタンダードプラン）
- 月額 $8.97/ユーザー（プレミアムプラン）
主な機能:
- Jiraとのシームレスな統合: プロジェクト管理とドキュメント作成を一貫して行える。
- AI機能: 乱雑なメモを洗練されたドキュメントに自動で変換し、略語や専門用語の解釈を支援。
3. Notion
Notionは、非常に柔軟なページ構造を持つオールインワンのナレッジ管理ツールです。ページやデータベースを自由にカスタマイズでき、タスク管理やプロジェクト管理、ナレッジ共有を一元化できるのが特徴です。Notionには豊富なテンプレートが用意されており、初心者から上級者まで幅広いユーザーに対応していますが、その多機能さがかえって操作を難しく感じさせることもあります。Slackとの連携も高度で、通知機能やタスク管理などがスムーズに行えます。
価格:
- フリー: 0ドル
- プラス: 10ドル/ユーザー/月
- ビジネス: 15ドル/ユーザー/月
- エンタープライズ: 営業に問い合わせ
主な機能:
- 柔軟なページ構造: 自由にカスタマイズでき、ナレッジ管理やプロジェクト管理に応じた設定が可能。
- 多機能メディア対応: テキスト、画像、動画などのメディアを統合し、プロジェクトの進行状況を視覚化。
- リアルタイム編集: 複数メンバーでの同時編集が可能で、チーム全体でのスムーズなコラボレーションが可能。
- AI機能: 月8ドルでAIによる自動ライター機能を追加でき、Q&Aや自動入力にも対応。
4. DocBase
DocBaseは、シンプルで直感的な操作性が特徴の社内Wikiツールです。特にMarkdown記法に対応しており、シンプルかつ迅速にドキュメントを作成できます。チーム内での同時編集機能やSlack、Microsoft Teamsとの連携により、ナレッジ共有が効率的に行えます。スタートアップや中小規模のチームに特に向いており、簡単に導入できるのも魅力です。
価格:
- 無料トライアル: 0円
- スターター: 990円/月（3ユーザー、3GB）
- ベーシック: 4,950円/月（10ユーザー、10GB）
- レギュラー: 9,900円/月（30ユーザー、30GB）
- ビジネス: 21,450円/月（100ユーザー、100GB）
主な機能:
- Markdown対応: シンプルで直感的なドキュメント作成が可能。
- 複数人による同時編集: チームメンバーがリアルタイムで同時にドキュメントを編集可能。
- 外部共有: SlackやTeamsと連携し、チーム外のユーザーともドキュメントを簡単に共有できる。
- 画像編集機能: ドキュメント内で画像の編集やアップロードも簡単に行える。
5. NotePM
NotePMは、シンプルかつ直感的に使えるナレッジ管理ツールで、特に中小企業や成長中のチームに最適です。Markdown記法に対応し、ドキュメントの作成が非常にスムーズに行えます。また、WordやExcel、PDFファイルの全文検索機能を搭載しており、大量のファイルの中から必要な情報を迅速に見つけることができます。ユーザーごとの料金プランも柔軟で、チームの規模に応じて適切なプランを選べる点が魅力です。
価格:
- ¥4,800/月（8人まで）
- ¥9,000/月（15人まで）
- ¥15,000/月（25人まで）
- ¥30,000/月（50人まで）
- ¥60,000/月（100人まで）
- ¥120,000/月（200人まで）
主な機能:
- Markdown対応: シンプルなドキュメント作成に最適。
- ファイル検索機能: Word、Excel、PDFファイルの中身を全文検索でき、効率的に情報を引き出せる。
- 活用状況レポート: チームのナレッジ活用状況を把握し、必要に応じて改善が可能。
- シンプルなUI: 初心者でも使いやすい設計。
社内Wiki比較表
まとめ
各社内Wikiツールはそれぞれ異なる特徴を持っており、企業の規模や目的に応じて適切な選択が重要です。適切なツールを導入することで、チームのナレッジ共有を効率化し、生産性を大幅に向上させることができます。
その他のリソース
効果的なチーム運営を目指すなら、いかにして情報を社内全体で共有するか、が重要になってきます。上記で紹介したような社内Wikiツールを使って、誰でも簡単に利用できるナレッジベースを構築できるとよいですね。
チーム内のナレッジマネジメントについてより詳しく学ぶには、以下の記事なども参考にしてみてください（リンク先記事は英語になります）。
