介護現場で情報共有を効率化！おすすめのアプリと方法
介護現場の情報共有は、新しいアプリを探す前に、私物のスマホや個人のLINEで利用者の情報をやりとりしている状態から抜けてください。厚生労働省の「介護事業所における情報安全管理の手引き」にも、同じ趣旨の項目があります。チェックリストの最初は、原則として、職員個人のスマートフォンやパソコンで個人情報を取り扱う業務を行わないことです。そのうえで、情報の種類ごとに置き場を1つずつ決めるのが現実的です。
利用者の情報を、私物のスマホと個人のLINEに残さない
手引きによると、介護事業所で扱う情報の多くは要配慮個人情報にあたり、特に慎重な安全管理が必要です。氏名や顔写真は個人情報、病状や治療、障害は要配慮個人情報とされています。個人のLINEに利用者の名前と体調を書けば、その両方が私物の端末に残ります。
移行のコツは、新しい置き場を入れる日に、旧来の手段をやめる日も決めることです。紙のノートやLINEを並行して続けると、シフトごとに確認する場所が増えるだけで、二重管理が定着します。やめる日までに、代わりの置き場に何を書くかを決めておいてください。
情報は種類ごとに、置き場を1つ決める
全部を1つのツールに入れる必要はありません。チャットは流れやすく、介護ソフトは記録と請求のための道具なので、次の3つに分けて、それぞれ1か所に決めるほうが続きます。
- 記録（ケア記録、バイタル、実績）：介護ソフトに入力します。請求と連動するものは、転記が要らない場所に置きます。
- 申し送り・連絡（今日の変更、利用者ごとの注意）：1か所に決めます。介護ソフトに連絡や申し送りの機能があればそこ、なければ事業所が管理するチャットです。
- 手順・マニュアル・過去の対応（調べる情報）：検索できるページにまとめます。
どこに書くか迷う情報が出たら、あとで探す人が最初に開く場所を選びます。
シフト制の職場では、休み明けの人を基準に書く
交代勤務の職場で申し送りを読むのは、その日の前後の人だけではありません。3日休んだ人は、休んでいる間の変更を、出勤した最初の時間に知る必要があります。チャットの履歴をさかのぼらせるのではなく、いま有効な注意事項を利用者ごとに1つのページにまとめ、変更した日付を付けて書き換えてください。ケアプランや注意事項が変わったときに直す場所が1か所なら、古い情報が残りません。
緊急の連絡は、先に電話などで伝えてかまいません。伝えた内容は、あとで必ず同じページに残します。口頭だけで終わらせないことだけを、ルールにしてください。
情報共有ツール4つの役割
4つは役割が違います。記録は介護ソフトに置くものとして、申し送りと手順の置き場をどうするかで選んでください。
1. Kipwise
Kipwiseは、介護現場の情報共有に最適なナレッジ管理ツールです。
特長:
- リアルタイム更新: チーム全員が同時に情報を編集・更新でき、常に最新情報を共有できます。
- 検索性の高さ: 必要な情報を瞬時に検索可能。シフト制の職場でも情報をすぐに把握できます。
- 簡単な操作性: 直感的なインターフェースで、すぐに使いこなせます。
2. カイポケ (Kaipoke)
記録と請求を1つのソフトでつなぎたいなら、カイポケが選択肢です。日本の介護事業所向けの総合管理システムで、サービスごとにタブレットやスマホで入力する記録機能があります。
- 訪問介護では、管理者が登録した指示をヘルパーがスマホで確認できます。利用者ごとの注意事項も事前に登録して共有でき、朝の申し送りや個別連絡を減らせるとしています。スマホ記録は基本料金に含まれ、何台接続しても追加料金はかかりません。
- 通所介護では、タブレット記録が介護記録・連絡帳・業務日誌に反映されます。記録アプリは無料で入れられますが、Android端末は非対応なので、端末はiPadなどで用意する必要があります。
申し送りの置き場にするなら、使っているサービス種別にこの機能があるかを、導入前に確認してください。
3. ほのぼのNEXT
記録から請求までを1つの流れにしたいなら、ほのぼのNEXTが候補です。公式サイトでは、ケア記録から介護請求まで連動し、タブレット入力、音声入力、職員間の情報共有のためのデジタルインカム（ほのぼのTALK++）に対応するとしています。
料金は、5年間のソフトウェア使用権を導入する方式です。対応するサービス種別は公式の対応一覧で確認し、申し送りをどこで行うかも、見積もりの前に決めておいてください。
4. LINE WORKS
LINEに近い操作で、事業所が管理する業務用のチャットにしたいなら、LINE WORKSが候補です。30人までは無料のフリープラン（ストレージ5GB、管理者機能は制限あり）があり、有料のスタンダードは1ユーザー月450円（年額契約・税抜）です。
ただし、アカウントを事業所が管理していても、私物のスマホに入れて使うなら、個人の端末で個人情報を扱うことに変わりはありません。事業所の端末で使うか、利用者の氏名や病状はチャットに書かず、記録側に置くルールを決めてください。
最初の一歩
今週中に、いまの連絡手段を書き出してください。私物のスマホや個人のLINEで利用者の情報をやりとりしているものがあれば、やめる日を決め、その日までに代わりの置き場を用意します。次に、記録、申し送り、手順の3つが、それぞれどこに置かれているかを確認します。
特にKipwiseの導入により、情報共有の課題を大幅に改善することが期待できます。
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