ChatGPTにマニュアルを学習させるには？

ChatGPTにマニュアルを「学習」させる必要はありません。マニュアルを読ませて、書いてある内容だけで答えさせれば足ります。うまくいくかどうかは、ChatGPTの設定より、マニュアルの書き方と、答えの確かめ方で決まります。この記事では、その手順と、ChatGPTのプロジェクトだけでは足りなくなる場面を説明します。

ChatGPTはマニュアルを学習してくれる？

結論から言うと、PDFやWordのマニュアルでモデルそのものを学習させる（作り変える）ことは、ChatGPTではできません。その代わり、マニュアルを読ませて答えさせる方法が3つあります。

• チャットに貼る・添付する: その場の質問には使えますが、新しいチャットでは使えません。質問のたびに貼り直しになります。
• プロジェクトに入れる: ファイルと指示を入れておくと、そのプロジェクトのチャットで繰り返し参照されます。
• company knowledgeを使う（BusinessとEnterprise）: 接続したGoogle DriveやSlackなどの情報から、出典付きで答えます。答えの範囲は、質問した人が元のアプリで見られる情報に限られます。

プロジェクトに入れたファイルは、アップロードしたときのコピーです。元のマニュアルを直したら、プロジェクトのファイルも差し替えます。

マニュアルを読ませる前に直すこと

答えが外れたときに疑うのは、ChatGPTの設定より先に、マニュアルの書き方です。次の3つを順に行います。

1. 1つの質問に、1ページ

見出しは、実際に聞かれる質問の形にします。たとえば「経費精算の締め日はいつですか？」です。長いPDFに複数の話題が混ざっていると、質問と関係のない部分から答えが作られることがあります。質問ごとにページを分ければ、答えの元になったページも特定しやすくなります。

2. 指示に、根拠と「わかりません」を入れる

プロジェクトの指示欄には、たとえば次のように書きます。

• 添付のマニュアルだけを根拠に答えてください。
• 答えの最後に、根拠にしたページの見出しを書いてください。
• マニュアルに書かれていないことは、推測せず、「マニュアルに記載がありません。担当窓口に確認してください」と答えてください。

根拠のページが付けば、読む人は答えを確かめられます。「記載がありません」と答えてよいと決めておけば、AIが空白を推測で埋める場面を減らせます。

3. 実際に聞かれた質問10件で、答え合わせをする

先月、チャットやメールで実際に聞かれた質問を10件選び、AIの答えとマニュアルの該当ページを見比べます。外れた答えは、AIの設定を変える前に、元のページが質問の形になっているか、答えが1か所にまとまっているかを確かめて直します。「記載がありません」と返ってきた質問は、マニュアルに足すページの一覧になります。

どの方法を選ぶか

選ぶ基準は、使う人の数と、マニュアルを直す頻度です。

• 1人から数人で試す、マニュアルがあまり変わらない: ChatGPTのプロジェクトに入れます。いちばん手軽に始められます。
• 全員が毎日使う、マニュアルを頻繁に直す: 元のマニュアルの置き場所ごとAIにつなぎます（company knowledgeや、社内ナレッジ管理ツール）。直す場所が1つで済みます。
• 自社のアプリや社内システムに組み込みたい: APIとRAG（検索拡張生成。質問のたびに社内の文書から関係する部分を探し、AIに渡して答えを作らせる仕組み）で自作します。開発と運用の担当者が必要です。

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• GoogleドキュメントやPDF、スプレッドシートなどの連携も対応
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つまり、Kipwiseを使えば、マニュアルをAIに「覚えさせる」環境が簡単に手に入るということです。

ChatGPTのプロジェクトで足りなくなるとき

最初はプロジェクトで十分でも、次のような場面で足りなくなります。

• マニュアルを直す頻度が上がり、ファイルの差し替えが追いつかなくなったとき。
• 社外の人（顧客）にも、同じ答えを見せたくなったとき。
• ページごとに、直す担当者と最終確認日を管理したくなったとき。

チームの社内Wikiに、ChatGPTのような賢さを

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最初の一歩

先月、実際に聞かれた質問を10件集めてください。この10件が、答え合わせの問題にも、マニュアルに足すページの一覧にもなります。

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