社内Wiki導入失敗を防ぐ！成功に導く3つの鍵とは？

社内Wiki（社内の情報をまとめて検索できるウェブサイト）が使われなくなる主な原因は、何をどこに書くか、どこで探すかが決まっていないことです。導入前に決めておくことは3つあります。載せないものを先に決めること、変更があった日にページを直すこと、探す入口を普段使うチャットに置くことです。

1. 目的があいまいなまま始める

「情報共有をスムーズにしたい」という目的では、社員は何をどこに書けばよいか判断できません。判断できないと、各自が使い慣れたツールに書き続け、Wikiは空のままになります。目的は、「新入社員が最初の1週間に聞く質問に、Wikiで答えられるようにする」のように、使う場面で書きます。

おすすめは、載せるものより先に、載せないものを決めることです。たとえば「議事録はここに置かない」「タスクの進捗はタスク管理ツールに残す」「申請書類の正本は経理のフォルダ」と決めます。すでに別のツールにある情報をWikiにも置くと、どちらが最新か、どちらに書くべきかで迷う場面が増え、どちらも更新されなくなります。載せるのは、質問が繰り返される情報や、手順のように何度も読み返される情報に絞ります。

2. コンテンツの整理が追いつかない

整理が崩れる原因は、ページが増えることより、古い情報が残ることです。「3か月ごとに見直す」という定期の見直しは、忙しくなると真っ先に後回しになります。おすすめは、変更があった日に直すルールです。就業規則の改定、経費精算の手順の変更、ツールの切り替えなど、手順や制度を変える担当部署が、変更の連絡と同じ日にWikiの該当ページを直します。変更の連絡や稟議のチェック項目に「Wikiを更新した」を1行入れておくと、忘れにくくなります。

分類は、最初は大きな括りだけで始めます。ページが増えたら、実際に開かれたページを見て分け直します。社内Wikiのテンプレートを使うと、最初の構成を作りやすくなります。

3. 社員が使う習慣がつかない

使われない理由として多いのは、使い方がわからないことと、既存のツールのほうが便利なことです。ただ、研修で使い方を教えても、Wikiを開く場面が日々の仕事の流れに入っていなければ、使われません。やり取りの大半がチャットで終わる職場では、わざわざ別のタブでWikiを開く人は少数です。質問がチャットで出るなら、答えもチャットから探せるようにします。検索や更新の通知を普段使うチャットの中で済ませられると、「探しに行く」から「気づいたら使っていた」に変わります。

既存の探し方に負けた例は、導入事例にもあります。ZenMarketは、以前のドキュメントツールの日本語検索が不十分だったことが、乗り換えのきっかけでした。Community Hiredは、Asanaに文書が増えて必要な情報を探せなくなったことが、きっかけです。

導入前の最初の一歩

Wikiに載せる予定の情報を10個書き出し、それぞれがいまどのツールに置かれているかを横に書いてください。2つ以上の場所にあるものは、どれを正本にするかをその場で決めます。載せないものも同じ表に書いておくと、運用が始まってから迷いません。

Kipwiseで社内Wikiを成功させる方法

Kipwiseは、直感的に使えるインターフェースと検索機能を備えた社内Wikiツールです。Slackと統合されており、AI機能が質問に答えるため、社員はWikiページを開かなくても必要な情報をすぐ得られます。

Kipwiseの主な特徴

• 簡単操作: ITの知識がなくても誰でも簡単にナレッジを作成・編集可能。
• 生成AI: AIがSlack上で質問に答え、即座に必要な情報を提供。
• 検索機能: 社内のナレッジを素早く検索して見つけることが可能。
• Slack統合: Slack上でリアルタイムの情報共有やコラボレーションが可能。
• 価格: 14日間の無料トライアル後、1ユーザーあたり月額10ドルから（米ドル建て・税別・3ユーザー以上、年払いは10%オフ）で利用可能。日本円でのお支払いにも対応しています（要問い合わせ）。
• バイリンガル対応: 日本語・英語に対応しており、外国人メンバーとの協力も円滑。

Slackを普段から活用しているチームに最適で、Slack上で直接、社内Wikiの作成・編集・検索が可能です。誰でも直感的に操作でき、読みやすいナレッジを構築できます。

以下の/コマンドで、Slackを離れずにKipwiseが使えます。

• /kipwise create - 新しいページを作成
• /kipwise [キーワード] - 検索
• /kipwise ask - 質問を作成

初めて社内Wikiを導入するなら、まず無料トライアルで試してみましょう。Kipwiseは14日間の無料トライアルを提供しており、実際の使い勝手を無料で確認できます。

‍今すぐKipwiseを無料で試してみてください。カード情報は要りません。