電子帳簿保存法に対応した社内マニュアルの作り方と具体例

電子帳簿保存法の社内マニュアルは、制度の説明ではなく、保存のルールから書いてください。メール添付やWebからダウンロードした請求書・領収書を、誰が、どこに、どう保存するかを決めます。データが書き換えられていないことを示す措置は、タイムスタンプや専用ソフトがなくても、国税庁のひな形をもとにした「事務処理規程」を備え付けて守れば満たせます。その規程の条文をマニュアルの1章にしておけば、別の文書を作る手間がかかりません。社内マニュアル全般の書き方は社内マニュアルのテンプレートでも解説しています。

最初に書くのは「電子取引データ」の保存ルール

電子帳簿保存法の保存制度は、電子で作った帳簿書類の保存、紙の書類のスキャナ保存、電子取引データの保存の3つです。前の2つは、要件を満たせば紙の保存に代えられる任意の制度です。電子取引は違います。所得税または法人税の保存義務者は、電子取引のデータを、データのまま保存しなければなりません。メールに添付された請求書、Webサイトからダウンロードした領収書、クラウドサービスで受け取った請求書などが対象です。

紙に出力して保存するだけでは認められません。データを要件どおり保存したうえで、整理のために紙にも出力しておくのは問題ないとされています（国税庁の一問一答）。保存期間は、法人なら帳簿書類を原則7年（欠損金が生じた事業年度は10年）です。個人事業者の保存期間は別に定められています。

改ざん防止は、4つのうち1つでよい

電子取引データを保存するときは、データが書き換えられていないことを示す措置を、次の4つのうちどれか1つで行います。

1. タイムスタンプが付いたデータを受け取る
2. 受け取ったデータに、速やかにタイムスタンプを付ける
3. 訂正・削除の記録が残る、または訂正・削除ができないシステムで、やりとりと保存を行う
4. 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を作り、運用し、備え付ける

4つは自由に選べ、データの種類に応じて組み合わせてもかまいません。メールの添付ファイルやWebからダウンロードしたデータは、受け取った側で書き換えられると考えられています。そのため、タイムスタンプを付けるか、規程に従って管理する必要があります。専用のシステムを入れていない会社は、4つ目が現実的です。

規程の中身は、国税庁のひな形から作る

国税庁は、事務処理規程のひな形を、法人の例と個人事業者の例に分けてWordで公開しています。法人の例には、目的、適用範囲、管理責任者、電子取引の範囲、保存するデータ、訂正・削除の原則禁止が入っています。やむを得ず訂正・削除するときの手続（申請書、管理責任者の承認、完了報告書）も定められています。個人事業者の例は、原則禁止と、申請書を保存期間に合わせて保存することだけの簡単なものです。

マニュアルには、ひな形に加えて、自社の運用を書き込みます。

• 電子取引の範囲：実際にやりとりしているものだけを挙げます（例：メール添付の請求書、〇〇サービスからダウンロードする領収書）。
• 保存先とファイル名のルール：下の「検索の仕組み」を参照してください。
• 立替精算の電子領収書の出し方：誰に、いつまでに、どの形式で送るか。
• 管理責任者と、従業員への周知の方法。

国税庁も、規程に沿って運用するには、電子取引データを扱う従業員と管理者への周知が大事だとしています。作って備え付けただけで、現場が知らない状態にしないでください。

受け取り方ごとに、保存するものを書く

マニュアルの運用手順は、受け取り方ごとに分けて書くと、現場で迷いません。国税庁の一問一答をもとに整理すると、次のとおりです。

検索の仕組みは、ファイル名のルールで足りる場合が多い

電子取引データは、日付、金額、取引先で検索できる状態で保存します。専用のソフトがない場合の例として、国税庁の一問一答は、ファイル名に規則性をもたせる方法を挙げています。受け取った日付、取引先、金額の順に「20261031_霞商店_110000」のように付け、取引先ごとや月ごとのフォルダに保存し、規程を備え付けます。表計算ソフトの一覧表（索引簿）で管理する方法もあります。

基準期間（法人は前々事業年度、個人事業者は前々年）の売上高が5,000万円以下の事業者は、検索機能を確保する必要がありません。電子データを出力した書面を、日付と取引先ごとに整理して提示できる事業者も同じです。ただし、税務調査でのダウンロードの求めに応じられるようにしておきます。基準額は改正されることがあるため、最新の一問一答で確認してください。

最初の一歩

先月受け取った電子の請求書と領収書を数えて、どこに保存されているかを確認してください。メールの受信箱に置いたままのものがあれば、そこが最初に直す場所です。そのうえで、国税庁のひな形をダウンロードして、会社名、管理責任者、電子取引の範囲を埋めるところから始めます。

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