リモートワークのナレッジ共有を効率化した方法

ナレッジベースは、個人の善意ではなく、予定表に入れた時間で貯まります。Community Hiredは、定期的にチーム全員でページを追加する時間を設けて、書く習慣をつけました。ツールを選ぶ決め手にしたのは、検索より先に、読みやすく編集しやすいエディターです。

Community Hiredについて

Community Hiredは、オンラインコミュニティの管理や収益化、デザインからGDPRコンプライアンスまで、幅広いサービスを提供する企業です。リモートワークで、クライアントや社内の情報を、メンバーが同時に作業していなくても回せる仕組みが必要でした。

プロジェクト管理ツールだけでは限界があった

最初は、プロジェクト管理ツールのAsanaでチームの共同作業をしていました。しかし、文書の量が増えるにつれて情報が散らばり、必要な情報を素早く探すことが難しくなりました。そこで、別のナレッジ管理の方法を探しました。

なぜCommunity HiredはKipwiseを選んだのか？

Operationsを担当するElena Fisher氏は、いくつかのソリューションを比べて、Kipwiseを選びました。理由は次の3つです。

1. 読みやすく編集しやすいコンテンツ作成：Elena氏が最も重要だと考えた点です。Kipwiseのウェブエディターにはさまざまな書式のオプションがあり、重要な情報を素早く確認できます。Google Drive、Vimeo、Invisionなどの外部ツールとも連携できます。リアルタイムの共同編集ができるので、複数のメンバーが同時に編集しても、お互いの作業を上書きする心配がありません。
2. 直感的なナビゲーションで情報を整理・検索：インターフェースがシンプルで、チームメンバーがすぐにナレッジベースを使い始められます。フォルダ構造も柔軟に整理できるので、情報を一元管理しやすくなります。
3. Slack連携で情報を素早く取得：SlackとKipwiseを連携させると、Slack内から直接、Kipwiseに保存された情報を検索できます。たとえば、Slackでの質問に、Kipwise上のコンテンツを使ってすぐ答えられます。Chromeエクステンションを使えば、他のウェブアプリを開いている間も、Kipwiseのコンテンツにアクセスできます。

チーム全員でナレッジベースを共同構築する方法

Community Hiredでは、定期的にチーム全員でKipwiseにコンテンツを追加する時間を設けています。この習慣を身につけるには時間がかかりますが、情報をドキュメントにする過程で、チーム全体の一貫性が高まりました。情報共有を簡単にし、全員が同じ情報にアクセスできる環境を整えることで、Elena氏はチームの結束力を強め、プロセスの一貫性を保っています。

おすすめは、この時間を予定表に固定することです。「余裕のある人が書く」運用だと、忙しい時期ほど書かれなくなります。

Kipwiseを試してみませんか？

KipwiseのSlack で無料で試すことで、まずはその効果を体感してみてください。カード情報は不要です。この機会に、チームの知識管理を次のレベルへと引き上げましょう。