ChatGPT社内検索ガイド：ユースケースと活用法

ChatGPTを社内で使うなら、最初に決めるのは使い方ではなく契約です。個人向けのプランは入力が学習に使われることがあり、止める設定は社員一人ひとりに任されます。会社で使うなら、既定で学習に使われないBusinessなどのワークスペース契約に寄せ、そのうえで入力してよい情報の線引きを決めてください。それから、社内文書は「学習させる」のではなく、検索して渡す形にします。

契約を先に決める：個人プランの設定は、会社では守れない

OpenAIの説明では、個人向けのプラン（Free、Plus、Pro）の内容は、モデルの学習に使われることがあり、使うかどうかは利用者が設定で選びます。一方、BusinessやEnterpriseの入力と出力は、既定でモデルの改善に使われません。個人プランでは、オプトアウトしていても、回答に高評価・低評価を付けると、その会話全体が学習に使われることがあります。社員が個人アカウントで社内の文書を貼る限り、会社はこれを防げません。

費用は、Businessのスタンダード席が、年払いで1席あたり月$20、月払いで月$25で、2席から契約できます。個人向けのPlusは月$20なので、年払いなら席の単価は同じです。10人なら、年払いで月$200、月払いで月$250です。金額は米ドルの目安で、国や通貨によって異なります。社員がそれぞれPlusを契約して仕事に使うより、Businessにまとめるほうが、年払いなら同じ単価で、学習されない既定が全員に効きます。

入力してよい情報の線引きを、3段階で決める

禁止の一覧だけを配ると、社員は怖くて使わないか、個人アカウントに流れます。使ってよい例から先に示してください。

• そのまま入れてよい：公開情報、すでに社外に出した資料
• 伏せてから入れる：社内の手順書や議事録。個人名、顧客名、金額を置き換えます。
• 入れない：個人情報を含む問い合わせの内容、未公開の契約条件、パスワードやAPIキー

個人データを含む入力は、法律の面でも注意が要ります。個人情報保護委員会は、本人の同意なく個人データを生成AIに入力し、それが回答を出す以外の目的で扱われると、個人情報保護法に違反する可能性があると注意喚起しています。提供事業者が機械学習に使わないかも、確認が必要です。

社内文書は「学習させる」のではなく、検索して渡す

ChatGPTは、会社の文書を覚えて答えるわけではありません。渡された文書を読んで答えます。「ChatGPTに社内情報を学習させる」という言い方は、実際の仕組みとずれていて、準備すべきことを見誤らせます。準備するのは、渡すための文書を整えておくことです。

直接社内文書を貼り付けて質問する運用は、資料が数件のうちは機能します。社内ドキュメントが増えると、会話ごとに貼り付け直す手間に加え、貼られていない過去の資料までは知らないため、人によって参照する資料も回答も少しずつずれていきます。

Kipwiseのように、自社のナレッジベースに限定してAI検索ができるツールと組み合わせることで、これらの課題を解決できます。

同じ質問が複数のメンバーから繰り返し来るようになったら、「社内文書を都度貼り付ける」運用から、ナレッジベースに接続したAI検索へ切り替えるタイミングです。

Kipwiseでは、SlackやChrome拡張機能を通じて、ChatGPTのようなAI検索体験を社内に取り入れることができます。社員が「◯◯のやり方は？」とSlackで質問すれば、自動的にナレッジベースから最適な回答を提示する仕組みが構築可能です。

どの方法でも、回答に元のページを出典として添えさせ、出典のない回答は使わない運用にしてください。情報元が曖昧な回答は、誤りに気づく手がかりがありません。

また、Kipwiseのようなナレッジ管理ツールと併用することで、正確な社内情報をもとにしたChatGPTの応答が可能になります。

社内でカスタムGPTを作る前に

社内専用のボットとして、カスタムGPTを作る案が出ることがあります。OpenAIは、カスタムGPTを廃止し、プラグインへの移行手段を用意する計画を発表しています。既存のGPTは廃止時期が来るまで使えますが、新しく作り込む前に、最新の案内を確認してください。機能の名前や仕様は変わりやすいため、社内ルールには、特定の機能名ではなく、使ってよいデータの線引きと、責任者を書いておきます。

ユースケースは、情報の機密度が低い順に始める

1. 文章の言い換え、翻訳、公開情報の下調べ：社内情報を入れないので、すぐに始められます。
2. 議事録や社内文書の要約、翻訳：ワークスペース契約にしたうえで、個人名や金額を伏せて始めます。
3. 社内の問い合わせ（IT、総務、経理）への回答：根拠になる文書がすでにあるものだけに絞り、出典を添えます。
4. 顧客の個人情報を含む対応：上の線引きと、提供事業者の学習の扱いを確認してから始めます。

最初の一歩

今週中に、社員が個人アカウントでChatGPTを使っていないかを聞き取り、使っているなら、会社としての契約と、入力してよい情報の3段階をセットで決めてください。契約だけ先に決めても、線引きがなければ使われません。

💡ChatGPTのように使える。でも「社内専用」で、正確・安全。

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「その件、前にも誰かが聞いてたな…」といった繰り返しの質問対応から、知識担当者を解放します。

✅ Kipwiseを使えば、こんなことができます：

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