社内情報共有を改善するツール活用術と実践法

社内の情報共有は、書く量を増やしても良くなりません。先に決めたいのは、答えを書く場所を1つにすること、人に聞く前に検索するルール、そして実際に探して見つかるかを試すことの3つです。ツールを選ぶのはその後で間に合います。

情報共有が止まる原因は2種類ある

同じ質問がチャットに何度も流れてくるなら、情報共有はうまくいっていません。ただ、原因は2つに分かれ、直し方がまったく違います。

• 書かれていない：答えが特定の人の頭の中にしかありません。必要なのは、答えた人がその場でページに残す習慣と、ページごとの担当者です。ツールを替えても、書く人がいなければ何も溜まりません。
• 書かれているのに見つからない：ページはあるのに、検索しても出てこないか、古い版が先に出ます。タイトルの付け方、置き場所の数、検索の精度が効くので、ここはツール選びで差が出ます。

自社がどちらかは、先月出た質問を3つ選び、その件に関わっていない人に検索だけで答えを探してもらうとわかります。ページ自体がなければ前者、ページはあるのに数分探しても着けなければ後者です。前者のままツールを入れても、空の置き場が増えるだけです。

運用の決め方

1. 答えの正本は1か所に書く
   チャットは質問と合図の場所にして、答えが出たらページにまとめ、チャットにはそのリンクを返します。同じ質問に2回答えたら、3回目からはリンクを返すと決めておくと、ページを作る基準に迷いません。
2. 「まず検索」には逃げ道をつける
   検索して見つからなかったときは、聞いてかまいません。そのとき、どの言葉で検索したかを一言添えてもらい、その言葉をページのタイトルか見出しに足します。逃げ道のないルールは聞きにくさだけを残し、わからないまま自己判断する人が出ます。
3. ページに担当者を1人置く
   古い情報が検索の上に出ると、人は検索を信用しなくなります。ページの先頭に担当者を書き、手順が変わったらその人が直します。

社内情報共有ツール3つの向き不向き

書かれていない問題は主にルールで、見つからない問題はツールで差が出ます。次の3つは、後者にどれだけ効くかで見てください。

1. Kipwise

Kipwiseは、チームのナレッジを簡単に管理・共有できる高度な情報共有ツールです。

主な特長:

• 検索機能
  AIを活用した高度な検索機能により、必要な情報を即座に見つけられます。
• Slackとの連携
  Slack内で情報を直接保存、共有、検索できるため、普段使っているコミュニケーションツールとの相性抜群です。
• リアルタイムコラボレーション
  チーム全員が同時にドキュメントを編集・更新できるため、迅速な対応が可能です。
• 利用料金: 有料プランのみですが、初期導入コストを抑えつつ機能性を最大化できる点が魅力です。

Kipwiseは特にリモートチームや中小企業に適しており、スムーズなナレッジ共有を実現します。

2. Notion

情報共有と合わせてタスク管理も1つにまとめたいなら、Notionが候補になります。文書、タスク、データベースを同じ画面で扱え、プロジェクトや情報共有のテンプレートも用意されています。

自由度が高い分、ページの置き場所と名前の付け方を先に決めておかないと、見つからない問題をかえって増やします。料金面では、無料プランに追加した人は全員ワークスペースオーナーとして参加し、オーナーが2人以上になるとワークスペース全体で1,000ブロックまでです。文字の1行や表の1行も1ブロックで、削除しても数は減りません。社内の情報置き場にするなら、有料プランが前提です。

3. Trello

タスクの進捗をひと目で把握したいだけなら、Trelloのようなシンプルなツールで十分です。カンバン形式で、カードごとに担当者と締め切りを設定でき、無料プランでも基本機能を使えます。

Trelloが見せるのは進行中の作業です。手順や規定のように何度も読み返される情報を整理する作りではないので、情報共有の問題が「見つからない」にあるなら、Trelloでは解決しません。

最初の一歩

先月チャットで出た質問を3つ選び、その件に関わっていない人に、検索だけで答えを探してもらってください。見つからない理由が「書かれていない」なら担当者を決め、「探せない」ならタイトルと置き場所を見直します。ツールを替えるのは、そこまで整えても探せないときです。

気になるツールがあれば、まずはKipwiseを試してみてください。

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