リモートチームでも知識共有をスムーズに！Playground XYZがKipwiseで実現した方法

Slackで日常の会話をしているチームがナレッジベースを選ぶなら、機能の一覧を比べる前に、Slackから離れずに保存と検索ができるかを確かめてください。書くのと探すのが面倒になると、ナレッジベースは使われなくなるからです。モバイル広告企業のPlayground XYZも、以前のWikiがSlackと十分につながらず使われなくなったため、乗り換えました。

Playground XYZは、パブリッシャーと広告主を結びつけ、より優れた広告フォーマットを提供するモバイルクリエイティブ広告テクノロジー企業です。シドニーに本社を置き、メルボルン、ニューヨーク、ロサンゼルス、ロンドン、シンガポールにもオフィスを構えています。異なるタイムゾーンのメンバーが、同僚の返事を待たずに重要な情報へたどり着ける社内ナレッジベースが必要でした。

以前のWikiは、使われなくなった

Kipwiseに切り替える前、Playground XYZは別のチーム向けWikiソリューションを使用していましたが、期待通りの成果を得られませんでした。

Playground XYZは、チーム内のコミュニケーションにSlackを多用しています。しかし、以前使用していたWikiツールのSlackとの連携は機能が限定されており、多くの操作を行う際にはウェブポータルにアクセスする必要がありました。そのため、徐々にWikiの利用は面倒になり、チームメンバーは知識を追加するのをやめ、質問を繰り返すことが増えました。

Playground XYZがKipwiseを選んだ理由

Playground XYZのCOO（最高執行責任者）であるScot Liddell氏は、既存のワークフローに無理なく組み込めるツールが必要だと感じ、いくつかのソリューションをテストしました。その結果、Kipwiseを選んだ理由として、Scot氏は以下の2つのポイントを挙げました。

1. Slackとの最高の連携機能

「試したツールの中で、Kipwiseは間違いなくSlackとの統合が最も優れていました。私たちの既存のワークフローと非常に相性が良いです」とScot氏は言います。

Slackで重要な会話が行われた際、それを数クリックでKipwiseページに変換できるため、重要な情報の保存が簡単に行えます。さらに、Slackのスラッシュコマンドを使えば、Kipwiseに保存されたコンテンツを直接Slack内で検索できます。

2. チームでの利用を促進するための工夫された機能

Kipwiseの使い方をチームに教えるのは簡単です。Scot氏は、メンバーにKipwiseの検索コマンドの使い方を教えるだけで、あとはKipwiseのスマート機能が、チーム全体で知識ベースを共同で構築する手助けをします。

たとえば、Kipwiseで探している情報が見つからない場合、Kipwiseが質問を作成して、チャンネルや他のチームメンバーに割り当てるよう促してくれます。その質問に対する回答が行われると、そのQ&Aは自動的にKipwiseに保存され、ナレッジベースが成長していきます。

また、もしメンバーが質問をする前に検索を忘れてしまった場合でも、KipwiseはSlack内で管理者が数クリックで迅速に回答できる仕組みを提供しています。この回答が公共のチャンネルで行われることが多いため、他のメンバーにもそのやり取りが見られ、自然と「質問の前にまず検索」という習慣が根付いていきます。

この事例を自社に当てはめる

機能の一覧を比べるより先に、試用の期間で、実際のSlackの会話を1つ選んでページにしてください。数日後に、別のメンバーが検索だけでそのページを見つけられるかを確かめます。これを3回やれば、書く手間と探す手間の両方が測れます。見つからなかったときは、タイトルと置き場所を見直して、もう一度試します。

「質問の前にまず検索」の習慣は、ルールで求めるより、答えの出し方で決まります。公開チャンネルで答えれば、やりとりが他のメンバーにも見えます。DMで答えると、同じ質問が別の人から届き、同じ答えを繰り返す羽目になります。時差のあるチームでは、最初に答えた人が、答えをページに残してください。次に同じ質問が来たときは、答える人が起きていなくても、リンクで解決できます。

なぜ日本のビジネスにもKipwiseが最適か？

Slackを日常的に使っている日本企業でも、Playground XYZと同じ課題は起こりがちです。ドキュメントの置き場所がバラバラで、同じ質問を何度も聞かれる。Kipwiseならその延長でナレッジベースを持てるので、導入のハードルが低いのが利点です。

答えが見つからなかった質問をチャンネルに自動で振り分け、その回答をそのままナレッジベースに保存するので、同じ質問を繰り返さずに済みます。Google Driveなど外部ツールとの連携も揃っており、社内外の情報を1か所にまとめられます。

Kipwiseを試してみませんか？

Kipwiseは、Slack で無料で試せます。クレジットカードの登録は不要です。この機会にぜひお試しください。Slackとの統合を最大限に活用し、ナレッジ管理を強化し、チームのコラボレーションを促進しましょう。