ナレッジマネジメント手法とベストプラクティス

ナレッジマネジメントは、最初の目標を2つに絞って始めてください。担当者が辞めても消えない知識を増やすことと、同じ質問に答える時間を減らすことです。「イノベーションの促進」は測りにくく、書く人の動機にもなりにくいので、最初の目標にしません。この記事では、その2つに合わせた進め方と、Web制作会社Plan UKの事例を紹介します。

ナレッジマネジメントが企業に与える影響とは？

ナレッジマネジメントの効果は、3つあります。

• 知識の属人化を防ぐ: 離職や異動でノウハウが消えるのを防ぎます。共有された知識は、全社の資産になります。
• 業務効率の向上: 必要な情報を誰でも探せる状態にして、同じ質問に答える時間などのムダを減らします。
• イノベーションの促進: チーム間でアイデアやノウハウが共有されると、新しい発想が生まれやすくなります。

最初の目標にするのは、上の2つだけです。3つ目は、数字で測りにくいからです。共有が日常になれば、結果として表れます。

ナレッジマネジメントを成功させる手法とベストプラクティス

明確な目的とゴールを設定する

目標は、「同じ質問に答える時間を減らす」のように、数えられる形にします。「新人研修の効率化」「顧客対応の質向上」といった広い目標のままでは、何を書くかが決まりません。

適切なツールを選ぶ

ツールは、機能の多さではなく、社員がふだん開く場所から使えるかで選びます。毎日Slackを開く会社なら、Slackから検索や保存ができることが条件になります。

Kipwiseのようなツールは、直感的なインターフェースとSlackとの統合機能を備えており、特に日常業務でチャットツールを活用している企業に最適です。

共有文化を醸成する

ツールを入れただけでは、書く習慣はつきません。決めるのは、ルール1つと、最初の3か月の声かけです。ルールは「長く使う情報は、必ずここに書く」。声かけは、質問されるたびに「それ、ナレッジに書いた？」「ナレッジで検索した？」と返すことです。Plan UKは、この声かけを最初の3か月続けました。

継続的な評価と改善を行う

見直しの厳しさは、情報の種類で変えます。

• 間違うと問題になる文書（就業規則など）: 担当者と更新の手順を決めて、厳密に管理する。
• 業務のコツやノウハウ: 最初から完璧を求めず、間違いに気づいた人がその場で直す。

全部を同じ厳しさで管理しようとすると、書く人が減ります。Plan UKも、就業規則のような法的に重要な文書は厳密に管理し、ノウハウは「気づいたら直す」運用にしています（導入事例）。見直しの材料は、よく使われているページと、社員から出た「探したけれど見つからなかった」という声です。

成功事例：Plan UKがKipwiseを活用して知識共有を変革

Web制作会社である株式会社プランユーケー（Plan UK）では、リモートワークの増加に伴い、チーム間の知識共有に課題を抱えていました。情報がGoogleドライブやSlackなど様々なツールに分散しており、必要な情報を見つけるのに時間がかかっていたのです。

Plan UKがKipwiseを導入した結果、次のような変化がありました。

• 「まずKipwiseを見て！」が合言葉に: チームメンバーが質問をする前に、まずKipwiseで情報を検索する文化が定着
• 情報アクセスの効率化: 強力な検索機能により、必要な情報を即座に取得できるように
• 新人研修の効率化: 「このページを読めばOK」という形で情報を渡せるようになり、オンボーディングがスムーズに

この成功の背景には、「全員が必ず使う情報」を最初に移行し、短期間で集中的に導入を進めたことがありました。情報を全部門横断で一気に移行しようとすると、優先順位が曖昧になり、結局どこにも定着しません。まず「聞かれる頻度が高い情報」から移すほうが、早く「まずここを見る」習慣がつきます。

詳細については、Plan UKの導入事例をご覧ください。

Kipwiseでナレッジマネジメントを成功させよう

Kipwiseは、企業のナレッジマネジメントを加速させるために設計されたツールです。直感的な操作性、強力な検索機能、Slackとのシームレスな統合により、効率的な情報共有を実現します。

Kipwiseが選ばれる理由

• Slack統合: Slack上で直接ナレッジを検索・作成できるため、業務の流れを中断しません。
• 生成AI: AIが質問に答え、必要な情報を即座に提供します。
• 強力な検索機能: 膨大なナレッジからも瞬時に必要な情報を見つけられます。
• 価格: ユーザー1人あたり月額10ドルから利用可能（米ドル建て・税別・3ユーザー以上、年払いは10%オフ）。14日間の無料トライアル付き。日本円でのお支払いにも対応しています（要問い合わせ）。

以下の/コマンドで、Slackを離れずにKipwiseが使えます。

• /kipwise create - 新しいページを作成
• /kipwise [キーワード] - 検索
• /kipwise ask - 質問を作成

Kipwiseを活用すれば、情報が散逸することなく、一元管理されたナレッジベースを構築できます。

今すぐSlack で無料で試して、ナレッジマネジメントを体験してください。

最初の一歩

担当者が辞めたら困る知識と、同じ質問が多い知識を、1つずつ選んでください。その2つを最初に書き、書いた場所を「長く使う情報は、必ずここに書く」と全員に伝えます。ツールは、Kipwiseのように、Slackから検索や保存ができるものも候補になります。