社内報作成ソフトで、もう「つまらない」と言わせない

社内報が「めんどくさい」「いらない」と言われる原因は、デザインやネタよりも、作る側の負担が重いことと、読まれたかが見えないことにあります。素材は新しく書かず、部署から上がっている報告から集めてください。デザインは一度だけ型を作り、毎号は中身だけを入れ替えます。配信は、どこまで読まれたかが分かる形にして、読まれない欄は数号見て外します。

目的は1つに絞る

社内報を作る目的は、情報共有、エンゲージメント向上、企業文化の浸透の3つに分かれます。まず1つに絞ってください。目的が決まると、載せる内容と、成果の測り方が決まります。情報共有なら、読まれた割合を見ます。企業文化の浸透なら、経営陣のメッセージを読んだ人が、その内容を自分の言葉で説明できるかを聞きます。

社内報の作り方

1. 読者を決める

誰に読んでほしいかで、内容とトーンを変えます。

• 全社員向け：全体的なニュースや会社の情報を載せます。
• 特定部門向け：その部門に特化したニュースや情報を選びます。
• リモートワーカー向け：オンラインで手軽に読める形にします。

2. 素材を集める

おすすめのコンテンツは、次のとおりです。

• 経営陣からのメッセージ：会社の方向性や目標を共有します。
• 社員インタビュー：特定の社員やチームの努力を称えます。
• 成功事例の共有：成果を分かち合い、士気を高めます。
• イベント情報：社内イベントや研修を案内します。

素材は、編集担当が書くのではなく、集めます。各部署に、今月の出来事を3項目（やったこと、困っていること、お知らせ）で書いてもらう入力欄を用意すれば、編集担当の仕事は、並べて整えることになります。Slackなどのチャットや、Googleドキュメントにすでに出ている報告を、拾って使う方法もあります。

3. 形式を決める

• 紙媒体：手元に残る安心感があり、休憩室や共有スペースに置けます。
• デジタル媒体：コストを抑えつつ、リンクや動画を埋め込めます。

現場で働く人が多く、PCを開く機会が少ない会社は、紙の掲示や、スマホで読める短い版を併用します。PDFで配ると、誰がどこまで読んだかが分かりにくくなります。

4. デザインは「型」にする

デザインは毎号つくり直さず、1つの型を決めて、中身だけを入れ替えます。担当が変わっても同じ見た目で続き、読む側も、どこに何があるかを覚えます。テンプレートの豊富なデザインツールで型を1つ作り、校正は複数人で行います。誤字脱字と、内容の食い違いを見ます。

5. 配って、読まれ方を見る

配布後は、感想を集めるだけでなく、どの記事がどれだけ読まれたかを見ます。数号たっても読まれない欄は、外すか、短くします。

社内報を続けるコツ

「社内報はいらない」と言われがちなのは、更新頻度と1回あたりのボリュームが噛み合っていないケースです。月1回、力を入れた大型特集を目指すよりも、週1回5分で読める短い更新を続けるほうが、読む習慣は早く定着します。特集号だけの社内報は、次号までに前回の内容を忘れられ、結局読まれなくなりがちです。

• 余計な言葉を省き、要点だけにします。忙しい社員が、サッと読める長さにします。
• 社員インタビューやアンケートの結果を載せると、親しみやすくなります。

社内報作成ソフト・ツールの選び方

デザインツール

• Canva：初心者でも使いやすいテンプレートが豊富。
• Adobe InDesign：プロフェッショナルなデザインが必要な場合に最適。

コミュニケーションツール

• Slack：デジタル版社内報の配信やフィードバック収集に便利。
• Googleドキュメント：コンテンツの共同編集を効率化。

ナレッジ管理ツール

• Kipwise：社内報をデジタル化して管理するのに最適なツール。全社員がアクセスしやすく、過去の社内報を簡単に検索できます。

Kipwiseで社内報をさらに効率化

Kipwiseは、直感的な操作性と強力な検索機能を備えたナレッジ管理ツールです。特にデジタル版社内報の作成と配布を効率化できます。

初めて社内報ツールを導入する際には、無料トライアルを活用してツールを試すことが重要です。Kipwiseは14日間の無料トライアルを提供しており、社内報の作り方を無料で体験することができます。

Kipwiseの主な特徴

• 共同編集が可能：複数人で同時に記事を編集。
• 検索機能が充実：過去の記事や重要情報をすぐに見つけられる。
• Slackとの連携：Slack上で直接社内報を配布し、社員とやり取りが可能。

Slack で無料で試すを利用して、Kipwiseがどのように社内報作成をサポートできるかを体験してみてください。

最初の一歩

来月号の素材は、書く前に、各部署に3項目の入力欄を配って集めてください。集まった量で、何を載せられるかが決まります。

Kipwiseのようなツールを活用すれば、社内報の作成から配布、管理まで効率的に進められます。