マニュアル作成ツールとは？
マニュアルを作成したことがある人なら、内容が充実していて、かつ分かりやすいドキュメントを作ることがいかに難しいかを痛感したことがあるでしょう。特に、WordやPowerPointを使って手作業で作成すると、時間がかかり、作成者によって質にばらつきが出てしまいます。効率的な業務のためにマニュアルを整備するのに、逆に時間を浪費してしまうのは本末転倒です。
そこで役立つのがマニュアル作成ツールです。これらのツールは、業務手順書や動画マニュアルの作成を効率化し、ナレッジを整理・共有するための強力なサポートを提供します。ツールを使うことで、作成の手間を大幅に削減し、誰でも高品質で一貫性のあるマニュアルを素早く作成することが可能です。
さらに、蓄積されたマニュアルをチーム全体で簡単に検索・共有できるように設計されているため、必要な情報にすぐアクセスできる環境が整います。特に、複数のチームメンバーが関与する場合や、異なる拠点にいるチームがコラボレーションする場合には、リアルタイムで共同編集やレビューができる機能が大きなメリットとなります。
このように、マニュアル作成ツールは、単にドキュメントを作るだけでなく、チーム全体のナレッジ管理や業務の効率化にも大いに貢献します。
また、KipwiseのようなSlackと連携したマニュアル作成ツールを利用すれば、チームのやりとりを活用して自動的にナレッジが増えていく仕組みを作り出すことも可能です。Kipwiseなら、Slack内での質問ややり取りを簡単にマニュアル化でき、日常の業務の中で自然にナレッジが蓄積されていきます。
手間を省いて高品質！マニュアル作成ツールのメリット5選
- コンテンツを効率的に整理・構築できる
マニュアル作成ツールを使えば、簡単な操作で業務手順書やガイドを作成できます。AIを活用したツールなら、必要な項目を選択するだけで、ロジカルで理解しやすい構造を自動で作成してくれます。これにより、時間をかけて構成を考える手間がなくなり、誰でも一貫性のあるマニュアルを素早く作成可能です。
- 一貫性のあるフォーマットとデザイン
マニュアル作成ツールでは、事前にデザインされたテンプレートやスタイルを利用できるため、全てのページが一貫したフォーマットで整えられます。これにより、視覚的に魅力的で読みやすいマニュアルを簡単に作成でき、社内外での利用者にとっても情報がスムーズに伝わります。
- カスタマイズが容易
企業固有のルールや情報を簡単に追加できるのも、マニュアル作成ツールの強みです。ブランディング要素や会社の独自情報を取り入れたマニュアルを作成できるため、内容がより具体的で、社員にとっても関連性の高い資料が作れます。これにより、マニュアルを使った業務効率がさらに向上します。
- 共有と検索が容易
紙ベースや手動で作成したマニュアルでは、情報が見つけづらくなりがちですが、マニュアル作成ツールは検索機能が充実しています。ツールに保存されたマニュアルは簡単に検索・共有でき、必要な情報に素早くアクセス可能です。特に、複数のチームが同時に参照する必要がある場合でも、誰もが最新の情報を確認できるため、業務の効率化が進みます。
- 更新が簡単で最新情報を維持できる
企業環境や業務手順は常に変わりますが、マニュアル作成ツールなら、いつでも簡単にマニュアルを更新できます。直感的な編集機能を使えば、出先からでも情報をリアルタイムで変更可能です。最新情報に基づいた業務遂行が可能になるため、ミスの削減や業務効率の向上にもつながります。
マニュアル作成ツールを選ぶ際に注目すべきポイント
マニュアル作成ツールを選ぶ際には、使用用途や機能に合わせた選定が重要です。どのツールが自社に最適かを判断するためには、いくつかの重要なポイントに着目しましょう。以下に、選ぶ際に検討すべき機能や特徴を解説します。
1. 直感的で使いやすいエディター
マニュアル作成ツールでは、誰でも簡単に操作できるエディターが重要です。「WYSIWYG（What You See Is What You Get）」エディターが搭載されているツールは、特に操作が簡単です。これにより、画像や動画、その他のマルチメディアを手軽に組み込めるため、技術的なスキルがなくても高品質なマニュアルを作成することができます。
2. リンクやリスト、添付ファイルの活用
ドキュメント内にリンクや添付ファイルを追加できる機能も便利です。これにより、関連する資料やサポートコンテンツに直接アクセスできるため、ユーザーが必要な情報を瞬時に得られる「その場で学習」できる環境を整えます。
3. ブランドカスタマイズ
ツール内で自社のブランドを反映できることもポイントです。ロゴやカラースキーム、レイアウトなどを企業のスタイルに合わせてカスタマイズできる機能があれば、統一感のあるドキュメントを作成し、企業のイメージを強化することが可能です。
4. バックアップとバージョン管理
マニュアルのバージョン管理やバックアップ機能は、ドキュメントの整合性を保つために欠かせません。これにより、常に最新の情報を提供できるだけでなく、過去のバージョンに遡って確認や修正が可能になります。万が一のデータ消失にも対応できるため、安心して運用ができます。
5. セキュリティと権限管理
機密情報を含むマニュアルを作成する場合、セキュリティ機能は非常に重要です。マニュアル作成ツールにアクセス権限の設定があるか、またドキュメント自体に対する保護機能があるかを確認しましょう。これにより、関係者以外が重要な情報にアクセスすることを防ぎます。
6. 検索機能やタグ付け、コンテンツの推奨
マニュアルが増えるにつれ、必要な情報をすぐに見つけられるかどうかが大切になります。優れた検索機能やタグ付け機能が備わっているツールであれば、ユーザーは迅速に関連情報にアクセスできます。また、関連コンテンツを自動で推奨してくれる機能があると、学習体験がさらに向上します。
7. 外部ツールとの連携
他の業務ツールと連携できることも大きなメリットです。例えば、SlackやGoogle Drive、Dropboxなど、普段から使用しているツールと統合できれば、作業効率が向上します。既存の環境にスムーズに統合できるかを確認しましょう。
マニュアル作成ツールの2種類
マニュアル作成ツールには、大きく分けて2つのタイプがあります。それぞれのツールは、異なる業務環境や業務内容に対応した設計がされており、各現場のニーズに合った効果的なツールを提供しています。
1. オフィス業務向けマニュアル作成ツール
一方で、オフィスで働く方々向けのマニュアル作成ツールは、知識共有や社内規定の管理に特化しています。たとえば、会社の規定や労働条件、クライアント対応のコツなどを、誰でもアクセスしやすい形で管理・共有することが求められます。
ここで使用されるツールは、テキストや画像、リンクを通じて、迅速かつ簡単に情報を共有できる点が重要です。また、リアルタイムでのコラボレーション機能や、Slackなどのビジネスチャットツールとの連携により、日常業務の中で簡単にナレッジにアクセスできるよう設計されています。
- 主な機能: テキストベースのナレッジ管理、リアルタイムコラボレーション、ビジネスツールとの連携
- 適用業種: IT企業、コンサルティング、オフィスワーク中心の業種
2. 現場作業向けマニュアル作成ツール
このタイプのツールは、工場や店舗、接客業など、手を使った作業や対面でのサービスが中心の現場で働く方々に向けたものです。これらの業務では、手順の視覚化や直感的な理解が必要であるため、動画を中心としたマニュアルが多く採用されています。
また、現在の日本の労働環境では、外国人労働者も重要な役割を果たしています。非日本語話者の方々に対応するため、自動翻訳機能が備わったツールも需要が高まっています。こうしたツールは、誰もが安全かつ効率的に業務を遂行できるようサポートしています。
- 主な機能: 動画ベースの説明、自動翻訳、作業手順の視覚化
- 適用業種: 製造業、小売業、接客業など、実地作業が中心の業種
【オフィス業務向け】おすすめマニュアル作成ツール４選
1. Kipwise：Slackユーザー必見！シームレスな連携でナレッジ共有を加速
Kipwiseは、Slackを使っている企業に最適なマニュアル作成・ナレッジ管理ツールです。Slack内で質問があれば、Kipwiseに蓄積されたマニュアルをすぐにリンクして回答でき、そのやり取りを自動でマニュアル化。AI機能により、質問に対して自動的に関連情報を生成し、効率的な情報共有が可能です。また、Google Driveとも連携し、ドキュメントや動画を埋め込んだリッチなマニュアル作成も簡単に行えます。
以下の/コマンドで、Slackを離れずにKipwiseが使えます。
- /kipwise create - 新しいページを作成
- /kipwise [キーワード] - 検索
- /kipwise ask - 質問を作成
- /kipwise sign-in - KipwiseのWebポータルにアクセス
さらに、AI搭載の自動回答機能によって、チームメンバーがSlackに投稿した質問に社内の知識に基づいてKipwiseが答えてくれます。
価格:
- 月額1,100円/ユーザー（最低10ユーザー）
- 月額2,200円/ユーザー（最低20ユーザー）
主な機能:
- Slack連携: Slack内でマニュアルの作成、検索、編集が可能。日々の質問や回答を自動でマニュアルに追加できるため、業務中に効率的な知識共有が可能。
- 生成AI自動回答: AIがSlackの質問に基づいて自動で回答を提示し、時間を節約しながら最新の情報を提供。
- レビュー機能: マニュアルの内容を定期的に見直し、必要に応じて更新できる機能を提供。
- バイリンガル対応: 日本語と英語に対応しており、国際的なチームにも最適。
- Google Driveとの連携: Google Driveのドキュメントやファイルを簡単に埋め込んで、より詳細でわかりやすいマニュアルを作成可能。
このビデオでは、SlackとKipwiseを統合して、どのようにナレッジ管理を簡単に行えるかを紹介しています。Slack内でナレッジベースを作成したり、情報を検索・保存したりする方法を学んで、チームのコラボレーションを一段と強化しましょう。
今すぐKipwiseを無料で試して、効率的なマニュアル作成・管理を始めましょう。カード情報は要りません。
2. NotePM：シンプルで使いやすい！日本の中小企業向けマニュアル作成ツール
NotePMは、シンプルで直感的な操作が可能な日本製のマニュアル作成ツールです。特に中小企業や成長中のチームに適しており、Markdown形式でのドキュメント作成が簡単です。情報を素早く検索できる機能や、ファイルの全文検索機能も備えており、複数のマニュアルを効率的に管理できます。
価格:
- ¥4,800/月（8ユーザーまで）
- ¥9,000/月（15ユーザーまで）
- ¥15,000/月（25ユーザーまで）
- ¥30,000/月（50ユーザーまで）
- ¥60,000/月（100ユーザーまで）
- ¥120,000/月（200ユーザーまで）
主な機能:
- Markdown対応: シンプルなマニュアルを素早く作成可能。特に技術的な内容の記述に最適。
- 全文検索機能: Word、Excel、PDFファイルの内容まで検索可能で、迅速に必要な情報を探し出せる。
- レポート機能: チームのマニュアル利用状況をレポート化し、改善点を発見しやすい。
3. Confluence：エンジニア必見！Jiraとの強力な連携でプロジェクト管理も効率化
Confluenceは、Atlassianが提供するマニュアル作成とプロジェクト管理に優れたツールです。特に複雑なプロジェクトやエンジニア向けに設計されており、ドキュメントとプロジェクトの進捗を一元管理できます。Jiraとの統合もスムーズで、エンジニアリングチームに特に人気があります。
価格:
- 無料プラン（最大10ユーザーまで）
- 月額 $4.89/ユーザー（スタンダードプラン）
- 月額 $8.97/ユーザー（プレミアムプラン）
主な機能:
- Jiraとの統合: プロジェクト管理とマニュアル作成を一元化し、チーム全体の作業効率を向上。
- リアルタイム編集: 複数のメンバーが同時にマニュアルを編集できるため、共同作業がスムーズ。
- AIによるドキュメント整理: 雑多なメモや情報を自動で整理し、使いやすいマニュアルに仕上げる。
4. DocBase：スタートアップ向け！シンプルさを追求した直感的な操作性が魅力
DocBaseは、シンプルで使いやすいマニュアル作成ツールです。特にMarkdown形式でドキュメントを素早く作成できる機能が魅力で、同時編集機能やSlack、Microsoft Teamsとの連携によって効率的なマニュアル作成・共有が可能です。中小規模のチームやスタートアップに特に向いています。
価格:
- 無料トライアル: 0円
- スターター: 990円/月（3ユーザー、3GB）
- ベーシック: 4,950円/月（10ユーザー、10GB）
- レギュラー: 9,900円/月（30ユーザー、30GB）
- ビジネス: 21,450円/月（100ユーザー、100GB）
主な機能:
- Markdown対応: シンプルで効率的なマニュアル作成が可能。
- 同時編集: チームメンバーがリアルタイムで同時にマニュアルを編集できる機能。
- SlackやTeamsとの連携: マニュアルを簡単に共有し、チーム全体で活用可能。
【現場作業向け】おすすめマニュアル作成ツール４選
1. Teach me biz：現場作業向けの強力なマニュアル作成ツール
Teachme Bizは、画像や動画を使った直感的で視覚的なマニュアルをクラウド上で簡単に作成・共有できるシステムです。特に、現場作業やサービス業での業務効率化に強みを持ち、視覚的に分かりやすい手順を伝えるのに最適なツールです。
主な機能:
- 画像・動画編集: 写真や動画を使用して、具体的な作業手順やプロセスをわかりやすく説明可能。
- 多言語対応: 自動翻訳機能により20以上の言語に対応。外国人スタッフの教育にも役立ちます。
- QRコード出力・タスク配信: マニュアルをQRコードやタスクとして共有することで、誰でもすぐにアクセスでき、現場での活用を促進。
- アクセスログ・分析機能: マニュアルの使用状況やアクセスログを分析することで、必要な情報をタイムリーに提供し、継続的な改善を行うことが可能。
- PDF出力・外部公開: マニュアルはPDFとして出力可能で、外部にも簡単に公開できます。
価格プラン:
- スタータープラン: ¥59,800/月 - マニュアル作成を手軽に始めたい企業向け。
- ベーシックプラン: ¥119,800/月 - Teachme Bizの機能をフル活用したい企業向け。
- エンタープライズプラン: ¥319,800/月 - 最大限の経営効率を目指す企業向け。
2. トースターチーム：短期間で即戦力を育てるマニュアル作成ツール
トースターチームは、業務手順の学習と生産性向上を目的としたマニュアル作成ツールです。特に、AIを活用してマニュアルの構成と中身を自動で作成できるため、短時間で高品質なマニュアルを作成できます。業務マニュアル、動画マニュアル、専門用語の用語集を簡単に作成・管理できるだけでなく、スマホで動画マニュアルを手軽に編集・アップロードすることが可能です。また、ポイントシステムにより、マニュアル作成者のモチベーション向上やチーム全体の貢献度を可視化する機能が搭載されています。
主な機能:
- AIによる自動マニュアル生成: マニュアルの構成と内容を自動で作成し、編集も簡単。
- 動画マニュアル作成: パソコン画面を録画し、簡単に操作手順を説明する動画を作成可能。
- 用語集機能: 社内用語や専門用語を登録し、自動でマニュアルに表示。
- スマホ対応動画編集: スマホの標準アプリを使用して、動画マニュアルを編集・アップロード。
- ポイントシステム: マニュアル作成や利用でポイントが付与され、ランキングでチーム貢献度を可視化。
価格:
- ライトプラン: ¥35,000/月（初期費用 ¥100,000）- 50名まで利用可能、基本的なマニュアル作成機能付き
- スタンダードプラン: ¥60,000/月（初期費用 ¥100,000）- 充実した機能が揃い、現場での利用に最適
- ビジネスプラン: ¥120,000/月（初期費用 ¥100,000）- FC店舗や全社導入に向けたエンタープライズ向けプラン
3. Abili clip：短尺動画マニュアルツール
ABILI Clipは、業務手順やノウハウを短尺動画（クリップ）として作成し、組織内で共有・管理するマニュアル作成ツールです。サービス業や多拠点ビジネスに特化しており、AIによる自動字幕・翻訳機能や双方向の業務連絡管理など、多機能で業務効率化をサポートします。特に多国籍なスタッフがいる場合、音声を瞬時に英語に翻訳し、字幕を付与する機能が便利です。これにより、情報の標準化と自己学習を促進し、業務の質を向上させることができます。
主な機能:
- 自動字幕・AI翻訳: 日本語音声を自動で英語に翻訳し、字幕を付与。英語以外の言語翻訳も検討中。
- 業務連絡管理機能: 本部から各店舗や拠点への業務指示・連絡を発信し、タスク管理や進捗状況を双方向で確認可能。
- 短尺動画作成・配信: 業務手順を分かりやすい短尺動画に変換し、全スタッフへ配信。標準化をサポート。
- 動画編集サポート: 撮影・編集を専門チームへアウトソース可能。現場リソースが少なくても利用開始がスムーズ。
- 自己学習とフィードバック機能: マニュアルの繰り返し確認や自己学習を促進し、フィードバックも簡単に提供。
- 組織・学習進捗管理: 進捗状況やClipの閲覧を管理し、学習度合いと売上の相関を分析可能。
- マルチデバイス対応: スマホやタブレットなど、どのデバイスでも利用可能で、現場から簡単にアクセス・投稿が可能。
価格: 要問い合わせ
4. Tebiki：動画で現場教育を簡単に効率化
Tebikiは、現場での業務ノウハウを動画で可視化し、スタッフの習熟度管理まで行えるマニュアル作成ツールです。製造業、物流業、飲食業など、"動き"が重要な業務に特化しており、OJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）の効率化や業務の標準化を支援します。スマホでの撮影と自動字幕生成で、誰でも簡単に動画マニュアルを作成でき、外国人スタッフへの対応も自動翻訳機能でスムーズに行えます。
主な機能:
- 簡単動画作成: スマホで現場の動きを撮影するだけで、字幕を自動生成し、簡単に理解しやすい動画マニュアルを作成。
- 自動翻訳: 100カ国以上の言語に対応した自動翻訳機能で、外国人スタッフの理解度を向上させ、グローバルな現場にも対応。
- 習熟度管理: 誰がどのくらいマニュアルを見たか、業務の習熟度が可視化され、教育の効果を一目で確認可能。理解度テスト機能も搭載。
- OJTの効率化: 紙マニュアルでは伝わりにくい"カン・コツ"を可視化し、技術伝承や離職率改善にも効果的。
価格: 要問い合わせ
まとめ
マニュアル作成ツールを導入することで、業務の効率化や知識共有が劇的に改善されます。紙のマニュアルや手動でのドキュメント作成と違い、ツールを使用すれば一貫性が保たれ、簡単に更新や共有が可能です。企業のニーズや業務内容に合わせて、適切なツールを選ぶことが重要です。
オフィス業務向けツールはテキストベースでのナレッジ管理やリアルタイムでのコラボレーションに強みを持ち、一方で現場作業向けツールは動画を中心に視覚的な手順説明や自動翻訳機能を提供します。どちらも特定の業務環境に合った機能を持っているため、自社の用途に最も適したツールを選ぶことが求められます。
特に、KipwiseのようなSlackとシームレスに連携できるツールは、チーム全体のコミュニケーションを強化し、効率的なナレッジ管理を実現します。KipwiseのAI機能を活用することで、質問への回答を自動化し、業務のスピードアップを図ることができます。Slackを活用している企業は、ぜひKipwiseを検討してみてください。効率的なマニュアル作成と共有を通じて、チーム全体の生産性を大幅に向上させることができるでしょう。
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