社員オンボーディングとは？流れとポイント

オンボーディングは、内定を承諾した日から、新しい人が1人で仕事を回せるようになるまでの期間全体を指します。始める前に決めておきたいのは「何ができたら独り立ちか」で、上司が3項目ほどで書いて本人と共有します。「1か月目」「3か月目」といった期間の区切りより、この基準のほうが、次の段階へ進んでよいかを判断しやすいからです。

オンボーディングとは

オンボーディングは、人事で使われる用語で、新しく採用した人を会社に迎え入れ、仕事や会社の考え方になじんでもらうプロセスです。職務や仕事の要件、会社のミッションや文化を理解してもらうだけでなく、同僚と気軽に話せる関係をつくることも含まれます。

人事だけの仕事ではありません。役割や期待される成果を伝えるのは、直属の上司の仕事です。

対象は新入社員だけでもありません。社内で新しい役割に移る人も対象で、これはクロスボーディングと呼ばれます（後半で説明します）。元からいる社員は組織の文化に詳しくても、移った先のチームの文化は違うことがあるからです。

オンボーディングの体験は、エンゲージメントや定着率と結びついています。よい体験を提供できれば、離職を防げるかもしれません。

従業員オンボーディングの流れ

各ステップでやることを抜け漏れなく進めるには、オンボーディングチェックリストを用意しておくと便利です。

1. 会社のミッションや福利厚生に関する情報を提供する

入社初日に、会社のポリシーや福利厚生の情報を渡します。会社の規約、保険、納税、有給休暇の取り方、多様性に関する方針がある場合はその内容まで、一通りそろえてください。

社内の情報が一箇所にまとまっていると、オンボーディングは新入社員にとっても、人事・直属の上司にとっても、ぐっと楽になります。例えば、Kipwiseのような社内Wikiツールを使って、社内のマニュアル・人事ルールなどを一箇所にまとめましょう。社員が自分自身で情報を見つけることを促す機能も満載です。また、Kipwiseではリーディングリストを設定することもできます。新入社員に絶対に読んでおいてほしい社内Wikiページを選び、オンボーディング必読リストを作成しましょう。

必読リストは、完成させてから渡そうとしないでください。新入社員が最初の3か月に聞いた質問を、バディが書き留め、答えと一緒にページにします。人事が先回りして作った資料より、実際につまずいた箇所に沿ったリストになります。次の新入社員も、そのまま使えます。

2. 社員の役割を明確にする

役割を伝えるのは、人事ではなく直属の上司の仕事です。最初の30日間ほどで、新入社員が自分の役割を理解し、責任を持って仕事を進められる体制を整えます。

「何ができたら独り立ちか」は、入社1週目に上司が書き、本人と共有します。たとえば「見積書を1人で作り、上司の確認なしに出せる」のように、見て確かめられる形にします。面談では期間ではなくこの項目を見ながら、「できているか」を本人と話し合います。

仕事は1人では完結しないので、主に誰と協力するのかも、他の社員を紹介しながら伝えます。

3. 会社のカルチャーを伝える

カルチャーになじむことは、一度で終わらない継続的なプロセスです。それでも入社のときに、社内でのコミュニケーションの方法や、会社が重視する価値観は、人事と上司から伝えておきます。

4. 同僚との社会的つながりを築く

上司や人事が直接コントロールできる部分ではありませんが、本人があまり溶け込みたがらない場合でも、社員どうしの交流を促すのは、マネージャーと人事の仕事です。

多くの企業では、上司とは別に、職場での業務全般を助けるバディ（相棒）を1人つけています。歓迎ランチを設けるのも、よい方法です。

従業員のオンボーディングにはどのくらいの時間がかかる?

組織によって異なりますが、オンボーディングの期間は、次の4つのフェーズに分けられます。

1. 1日から1週間: 会社の規約・ポリシーや、自分の役割を理解してもらう段階。
2. 1週間から3か月: 職務を遂行できるようトレーニングし、身近な同僚との関係づくりと、会社のカルチャーの理解を助ける期間。
3. 3か月から6か月: パフォーマンスを評価し、最適に業務を遂行するためのリソースがそろっているかを確認する期間。これまでのオンボーディングについて感想を聞き、改善点を探します。
4. 6か月から1年: 自分の役割、会社、業界への理解が深まり、戦力として活躍している段階。

この期間は目安です。次のフェーズに進める時期は、独り立ちの基準を満たしたかどうかで判断します。

従業員オンボーディングに大切なこと

1. 仕事内容が求人と一致していることを確認する

入社後に「聞いていた仕事と違う」と感じさせないことが前提です。求人票や面接で説明した業務内容が、実際に任せる仕事と合っているかを、入社前に上司が確認します。候補者が望む仕事を基準に採用すると、あとで大きな問題になることがあります。

2. 会社のポリシーを社内マニュアルなどでうまく管理して提供する

従業員が定着しにくい理由の1つに、入社時に会社の方針が十分に伝わっていないことがあります。たとえば、有給休暇の方針が事前に明確でなかったために、早期に退職する人もいます。

しっかりと文章化された社内Wiki・社内ナレッジを最初に共有することで、従業員が新しい仕事を始める際に必要なすべての情報を確実に提供できます。
Kipwiseなどの社内マニュアル作成ツール・社内ナレッジベースを利用すると、簡単に共有することができます。Web上でまたはSlackから直接、社内マニュアルを追加・編集・検索できるので、マニュアルを作る側（人事・上司）にとっても、マニュアルを読む側（新入社員など）にとっても、便利なツールです。生成AIも搭載しているので、社内の知識に基づいてKipwiseボットが自動回答してくれます。

3. 孤立したオンボーディング体験を避ける 

同期がいれば、グループでオンボーディングするほうが、ストレスは軽くなります。1人だけの入社なら、上司と同僚のサポートが、新しい環境のストレスを和らげます。

Kipwise：オンボーディングを助ける社内ナレッジベース

Kipwiseは、オンボーディングプロセスを支援する社内ナレッジベースツールです。社内の情報を一箇所にまとめることで、新入社員が組織に早く溶け込めるようにします。

情報の集約と管理

• 社内のマニュアルや人事ルールを一箇所に集約し、簡単に作成、共有、検索が可能。
• 新入社員が必要な情報に迅速にアクセスでき、オンボーディングをスムーズに進めることができる。

リーディングリスト機能

• 新入社員に必読の社内資料を整理し、最適な学習体験を提供。
• 必要な情報を段階的に学ぶことで、効果的な知識習得が可能。

生成AIによる自動回答

• 社内の知識に基づいた自動回答を提供し、社員の疑問を即座に解消。
• 日々の業務中に生じる質問に対して迅速に対応し、生産性を向上。

これらの機能を活用することで、新入社員のオンボーディング体験が向上し、組織への適応がスムーズになります。Kipwiseは、社員が安心して仕事に取り組める環境を整える頼れる存在です。

Slack で無料で試すができます（カード情報入力なし）。ぜひ使い心地を確かめてくださいね。

番外編：クロスボーディング（社員の異動）とオフボーディング（社員の退職）

クロスボーディング

クロスボーディングは、外部から採用する代わりに、既存の社員を社内の新しい役割につけることです。トレーニングやスキルアップを支援したうえで、新しい報告ライン、仕事で必要になるスキル、新しい評価指標を、新入社員と同じように伝えます。

オフボーディング

オフボーディングは、社員が退職するときの手続きです。冷たい対応は、本人に失望や恨みを残し、将来の再雇用の可能性を閉ざすおそれがあります。次の3つを押さえます。

• 退職時も温かく接し、本人の成果をねぎらう
• 退職の理由や、会社への意見を聞く
• アカウントやアクセス権の停止など、セキュリティと規則に関わる手続きを、退職日までに済ませる

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次の入社者が決まったら

入社の前に、上司に独り立ちの基準を3項目で書いてもらい、バディを1人決めます。新入社員の質問は、チャットのチャンネルでも社内ページでもかまわないので、1か所に書き留めてください。Kipwiseのような社内ナレッジベースに置けば、そのまま次の人の必読リストに育てられます。

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