最近、チームのパフォーマンスを向上する方法の1つとして「ナレッジ共有」という概念が注目されています。
この記事では、ナレッジ共有の基本的な特徴やメリットを解説。さらに、より効果的にナレッジ共有を実現するために欠かせない、おすすめの社内ナレッジ共有ツールを10つ選んで紹介しています。
ナレッジ共有ツールとは？
「ナレッジ」とは、英語の「knowledge」つまり知識を意味する言葉です。しかし、ビジネス用語としては、会社の活動に役立てることのできる社員の知識や経験、ノウハウ、事例などを指す言葉として使われています。
個人が持つナレッジを社内全体で共有することができれば、知識の属人化を防ぎ、業務を効率化することができます。その手助けをするのが「ナレッジ共有ツール」です。
ナレッジ共有ツールは具体的に、
- ファイルの保管・共有
- 文書やマニュアルの作成
- プロジェクト管理
- タスク管理
などの機能を持ったテクノロジーのことを指します。
ナレッジ共有ツールのメリット
マニュアルや業務記録の管理・共有・保存などは、ほとんどの会社が行っているのではないかと思います。では、わざわざナレッジ共有ツールを導入するメリットはどこにあるのでしょうか？
業務の効率化
ナレッジ共有ツールを導入することで、ナレッジを一元管理することが可能になります。そうすることで、必要な情報を見つけたり、リサーチを行ったりする時間を短縮し、業務効率化を期待することができます。
組織としてのパフォーマンス向上
ナレッジ共有ツールを利用すれば、これまで個人が保有していたノウハウを組織全体で共有することが簡単になります。一部の人材のみではなく、組織全体のスキル向上が期待できますね。
属人化の防止
属人化とは、ナレッジが特定の個人に固まってしまっている状態を指します。属人化が進むと、その個人が退社したり異動したりするだけで、貴重なノウハウが失われ、業務に支障が出てしまうことも。
ナレッジ共有ツールを利用することで、属人化を防ぎ、人材育成や業務引継をより容易に行うことができるようになります。
ナレッジを分かりやすく記録
ナレッジ共有ツールは、単に情報を記録・共有するためだけのプラットフォームではありません。個人が感覚的に持っているナレッジを、誰にでも分かりやすいように表や図を利用して記録し、代々引き継がれていく貴重な財産を構築できるようになります。
社内ナレッジ共有ツールの選び方：ここに注目！
今日、ナレッジ共有ツールは様々なものが提供されており、どれを選べばいいのか迷っている人も多いかもしれません。各サービスにはそれぞれ特徴があるため、自分の会社のニーズをしっかりと把握して比較検討することが重要です。
以下では、ナレッジ共有ツールを選ぶ際に、特に考慮したい点を挙げました。
使いやすさ
社内全体で利用するなら、誰にとっても使いやすいツールであることが重要です。直観的で手軽に操作できるUIを備えており、テクノロジーに詳しくない社員でも混乱しないものを選べるとよいですね。
効率的な情報管理
ナレッジ共有ツールを見極めるうえで最も重要なのは、ナレッジをいかに効率的に管理・共有できるか、ということ。変更点をすぐに把握するために各バージョンの履歴を確認したり、レビューフローを利用してコンテンツを常に最新のものに保ったりすることができれば、ナレッジ共有をさらに効率化することができます。
パフォーマンス向上に役立つ機能
せっかくナレッジ共有ツールを導入するなら、単に情報を共有するだけでなく、組織全体のパフォーマンス向上に役立つ機能が備わっているものを選びたいところ。
例えば、
といった点に注目すると良いですね。
おすすめの社内ナレッジ共有ツール10選
では、上記で紹介した点に着目して、10のおすすめ社内ナレッジ共有ツールを見ていきましょう。有料のものだけでなく、フリーのツールも紹介しています。
Kipwise
Kipwiseは、エストニア発の最新の社内Wikiツールです。効率的な社内Wikiの構築を様々な観点からサポートします。
Kipwiseは効果的なSlack統合やブラウザー拡張機能を提供し、Google Drive、Trello、Airtableなどとのインテグレーションも容易です。そのため、必要な場所でチームの知識を簡単に保存・共有することができます。
Kipwiseでは、次のような機能を使って社内のナレッジ共有を能率化することができます。
- 強力なSlack統合：チームのナレッジを作成および検索するためのスラッシュコマンドとSlackアクション。Slackを離れることなく、ナレッジベースを構築することができます。
- リアルタイムコラボレートエディター：豊富な埋め込みオプションにより、複数人で同じドキュメントを同時に編集することが可能。チームとして、視覚的に魅力的なドキュメントを簡単に作成できます。
- Chrome拡張機能：ウェブアプリを使用しながら、ナレッジベースに簡単にアクセスできます。情報を検索するためにタブ間をジャンプする必要がありません。
- コンテンツレビュープロセス：コンテンツが常に最新かつ正確であることを保証するために、コレクションに指定されたレビューアを設定します。
- 確認必須コンテンツ：コンテンツを「確認必須」として設定すると、割り当てられたチームメイトがアラートを受信し、誰が既にコンテンツを読んだかを確認できます。
料金：ユーザーあたり月額3,300円～のプラン
Confluence
Confluenceはリモートワークの時代に最適なチームのワークスペースです。場所を問わず、メンバーがどこからでもアクセスできるナレッジベースやプロジェクトにアクセスできます。また、様々なテンプレートが用意されているため、一から作成する必要がなく、チーム内で一貫性を維持するのも簡単です。
Confluenceを使えば、チーム内のコラボレーションを改善し、全てのメンバーが最大限に力を発揮できるようにナレッジを共有することが可能です。
料金：フリーミアム、ユーザーあたり月額5ドル～のプラン
Guru
Guruはアメリカ発のナレッジマネジメントプラットフォームです。必要な知識を必要な時に引き出すことで、チームの効率的な作業を支援します。ChromeやSlackと統合することで、ワークフローを乱すことなくスムーズに情報にアクセスできるようになります。
また、GuruではAIを使ってナレッジマネジメントの過程の一部を自動化することも可能。しかし、ナレッジ共有ツールの中では若干高額であることが難点です。
料金：フリーミアム、ユーザーあたり月額14ドル～のプラン
Slab
Slabは、現代のワークプレイスに最適なナレッジハブです。 Slabは、ドキュメントだけでなく学習行程そのものの共有を可能にし、チームが潜在能力を最大限に発揮できるように支援します。また、 リアルタイムコラボレーションをサポートするエディターを提供しているため、チームは同じドキュメントを同時に編集できます。
Slabは高速検索もサポートしており、Slack、GitHub、G Suiteなどのツールとも統合可能。チームが使用している他のツールとシームレスに連携するナレッジベースを簡単に構築できます。
料金：最初の10ユーザーは40ドル～、その後はユーザーあたり月額8ドル～のプラン
Nuclino
Nuclinoは、チームがナレッジを整理・共有するのに最適なツールです。Nuclinoのウェブエディターはシンプルで使いやすく、リアルタイムに文書を共同編集したり、チームのナレッジベースに繋げたりすることが簡単に行えます。
特にミーティングノートやプロダクト情報、ドキュメント、報告書などを整理・共有するのにNuclinoは便利です。
料金：フリーミアム、ユーザーあたり月額6ドル～のプラン
Notion
Notionはプロジェクト管理、ドキュメント共有、コラボレーション、メモ管理などを一括的に行えるワークスペースです。Notionのリアルタイムコラボレーとエディターは機能が充実しており、カンバン方式のリストやカレンダーなどを見やすく分かりやすく製作することが可能です。
単なる社内Wikiではなく、Trelloのようなプロジェクト・タスク管理ツールとしても使えるのが、Notionの特徴です。
料金：フリーミアム、ユーザーあたり月額4ドル～のプラン
Slite
Sliteは、チームが知識を記述して整理するためのスペースです。 軽くて使いやすいエディター、チャネルベースのインターフェイス、ページコメントなどのコラボレーション機能を備えています。Sliteを利用することで、社内の情報を整理して、必要な時に必要なものだけを効率的に参照できるようになります。
Sliteは、社内Wikiの構築に役立つ様々なテンプレートも提供しているため、全てを最初から作成する必要がありません。これは、社内Wikiなどのナレッジ共有ツールを初めて使う人にとって非常に便利です。
料金：フリーミアム、ユーザーあたり月額8ドル～のプラン
OneBar
OneBarは、AI技術を取り入れた組織内Q＆Aナレッジベースです。ナレッジ共有が特に重要になるビジネスにおすすめです。
OneBarを使うことで、Slackのメッセージ履歴などから簡単に社内FAQページを構築することができます。また、そこから様々なチャネルから自動的に質問に答えることも可能。何度も繰り返される質問に答える手間を大幅に減らすことができます。
料金：月額200ドル～のプラン
Bloomfire
Bloomfireは、チームの情報の集約化を支援するナレッジマネジメントプラットフォームです。共同編集に対応しており、また情報の検索も簡単です。Bloomfireを使うことで、社内でナレッジやプロセス、さらにはメンバー同士を適切につなげることができるようになります。
BloomfireはAIをかつようした検索システムを取り入れており、動画を含む全メディアを一括して検索することが可能。必要な情報を見つける時間を大幅にカットできます。
料金：ユーザーあたり月額25ドル～のプラン
Bit.ai
Bit.aiを使うことで、仕事やタスクの作成、コラボレーション、そして管理まですべてを同一プラットフォーム上で行うことができます。
Bit.aiのエディターは用途が広く、ダイナミックなノートやwiki、文書、ナレッジベース、プロジェクト計画、トレーニングマニュアルなどを簡単に作成することができます。また、社内ですでに利用しているツールと連結することも簡単です。
料金：フリーミアム、ユーザーあたり月額8ドル～のプラン
その他のリソース
社員全員に最高のパフォーマンスを期待するなら、社内で効果的にナレッジを共有することが重要です。上記で紹介したようなナレッジ共有ツールを利用することで、組織の連携を高め、作業を効率化することができるようになります。
チーム内のナレッジマネジメントについてより詳しく学ぶには、以下の記事なども参考にしてみてください（リンク先記事は英語になります）。
