【完全ガイド】社内Wikiの作り方
社内Wikiのフォルダは、部署の名前ではなく、誰が直し、誰が読めるかの単位で切ってください。部署の名前で切ると、組織変更のたびに作り直しになり、経費精算のように部署をまたぐ手続きの置き場所にも迷うからです。中身は、新入社員が最初の1週間に聞くことを10ページ書くところから始めます。
フォルダの切り方：直す人と読める人で決める
フォルダは、「このページを直す人と、読める人は誰か」という問いで決めます。全員が読めて、全員が直せるなら「組織全体」、人事のように読める人が限られるなら専用のフォルダに分けます。部署ごとに直す人と読める人がそろっているなら、結果として、部署ごとのフォルダになります。権限を設定しやすく、必要な情報も見つけやすくなります。ただし、部署の名前をそのまま使うのではなく、権限と更新担当が部署と一致しているかを確かめてから切ってください。
トップフォルダの例は、マーケティング、セールス、カスタマーサクセス、商品開発、デザイン、エンジニアリング、人事、組織全体です。どの部門にも置く4ページ（部門へようこそ、目標と統計、使うツール、ミーティングノート）は、最初にひな形を作って、各フォルダにコピーします。「ようこそ」のページには、部門の構成、部門特有の確認事項、ほかの部門との関わりを書きます。目標と統計には、四半期や月ごとの目標と、実績の記録を載せます。
最初の10ページは、新入社員の質問から作る
新入社員は、何が書かれていないかに最も気づきやすい人です。書き手にとって当たり前のことは、書き手の頭から抜けてしまいます。新入社員が最初の1週間に聞いたことを、答えをもらったその場で、本人がWikiに書く運用にすると、必要なページがそろいます。答えた人は、URLを返すだけで済みます。
書き出しの例は、次の4種類です。
- 全員が知っておく基本：会社のミッションや理念、社内規則やガイドライン、Wifiや備品の使い方などのオフィスの基本情報。
- よくある質問：質問があるたびに、Q&A方式で追加します。答えがWikiにまだなければ、そのとき書きます。
- チームのノウハウ：ルールだけでなく、最も効果的な仕事の進め方も載せます。営業なら、セールス・プレイブック、事例集、メールや文書のテンプレート、顧客からのよくある質問、失敗例とその分析です。
- ミーティングノート：何を話し、何を決め、なぜそう決めたかを残します。あとから理由を確かめられます。
書き方のヒントは、Kipwiseの導入事例や社内Wikiテンプレートにもあります。
部門別に置くページの例
| 部門 | 置くページの例 |
|---|---|
| マーケティング | スタイルガイドとロゴ類／SEO（キーワード調査、戦略、分析結果）／コンテンツカレンダー、ブログ記事の下書き、白書／Webランディングページの下書きとA/Bテスト計画 |
| セールス | 営業のプロセス（見込み客の絞り込み、経験豊富なメンバーのノウハウ）／市場の見通し／顧客分析（求める顧客像、よくある質問や苦情への対応）／競合の分析／ピッチ用の資料／メールやデモ用スクリプトのテンプレート |
| カスタマーサクセス | ユーザーオンボーディング（離脱リスクの高いユーザーの見極め方）／サポートの手順（優先度の高い問題の見極め、クレームや要望のデータベース）／製品FAQ／トラブルシューティング |
| 商品開発 | プロダクトロードマップ／プロダクト要求仕様書（PRD）／スプリント計画と振り返り／ローンチチェックリストのテンプレート |
| デザイン | スタイルガイドとロゴ類／各デザインプロジェクトの計画とノート |
| エンジニアリング | 開発のプロセス（コードレビュー、QAテスト、デプロイ）／振り返りのノート |
| 人事 | 採用や給与支払いの手順／福利厚生の詳細 |
| 組織全体 | チーム紹介と自己紹介／企業理念とビジョン／CEOからの更新／重要なお知らせ／全社で使うツールの概説／オンボーディング計画／社員ハンドブック／オフィスの基本情報 |
読める人を限る情報
部門のフォルダや組織全体のフォルダは、多くの人が読むことを前提にしています。次のような情報は、そこには作らないでください。
- 1対1のミーティングノート
- 社員のパフォーマンス評価
- 財務の管理資料
- 採用のスコアカード
- 社員の個人情報や契約書類
こうした情報を置くフォルダは、作った人と管理者だけが読める状態で作り、読む人を足していくのがおすすめです。組織全体に公開してから制限する順番だと、制限を入れる前に誰かに読まれることがあります。
更新担当者を決める
社内Wikiが形骸化する一番の原因は、カテゴリ構成ではなく、更新担当者が決まっていないことです。部門ごとにフォルダを整えても、担当者を決めなければ、情報は数か月で古くなります。フォルダ単位ではなくページ単位で更新責任者を1人決め、ページの先頭に名前を書きます。異動と退職の手続きに「担当ページの引き継ぎ」を入れておくと、担当者のいないまま古くなるページが出ません。
使われるWikiにする
- 質問されたらURLで返す：リーダーが先に実践します。質問を受けたら、答えをWikiに書いてURLを返します。
- 足した人を認める：新しい情報を共有した人を、Slackなどで紹介します。
- 使いにくさを放置しない：入力が重いWikiは定着しません。シンプルなツールを選び、複数の手段で書けるようにします。
一から作る手間を減らしたい場合は、Kipwiseのような社内Wikiツールも選べます。
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Slack のスレッドの中で聞ける AI エージェント
Kipwise エージェントは、Slack のスレッドの中で「本人として」動く AI エージェントです。一度メンションすれば、あとはそのスレッドに普通に返信するだけで会話が続きます。
- 「この件のドキュメントある？」：ナレッジベースを検索してページを読み、該当箇所と出典リンクを返します
- 「これ、まとめておいて」：スレッドの内容をページにまとめ、指定したフォルダに公開してリンクを投稿します
- 「この商談、交渉中にしておいて」：CRM の商談やチケットを本人として更新し、メモを残します
- 「毎週月曜にまとめて」：依頼を後で、または定期的に実行し、結果をチャンネルに投稿します
読めるのは本人が読めるページだけです。エージェントが書いたページ・コメント・回答は、すべて本人の名前で記録されます。
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