失敗しない！効率的な社内Wikiの作り方と構築のポイント

社内Wikiは、組織内の情報共有を効率化し、業務の生産性を向上させるための強力なツールです。しかし、構築を始める前に正しい方法を学び、よくある失敗を避けることが重要です。本記事では、社内Wikiの作り方や構成例、テンプレート活用法、そして失敗事例から学ぶべきポイントを徹底解説します。

社内Wikiを一から構築するのは膨大な作業です。システム構築に多額のコストがかかってしまうこともあります。そのため、Kipwiseなどの社内Wikiツールを活用するのもいいですね。

社内Wikiとは？

社内Wikiは、組織内の情報やナレッジを一元管理し、社員が簡単にアクセスできるようにしたデジタルプラットフォームです。適切に運用することで以下のようなメリットがあります：

• 情報の検索性が向上し、業務効率が上がる。
• ナレッジの共有が促進され、新しい社員のオンボーディングがスムーズになる。
• チーム間でのコミュニケーションが改善される。

社内Wikiに含めるべき内容とは？

社内Wikiを作る前に、どのような内容を含めたいか検討しましょう。包括的な社内ナレッジベースを構築したいなら、次の点を含めると良いでしょう。

社員全員が必ず知っておくべき基本的な情報

これは新しいメンバーを採用した際に、最初に伝えておきたい基本的な内容のことを指します。例えば、

• 会社のミッション、ビジョン、バリュー：会社の使命、将来の目指すべき姿、そして日々の業務で重視する価値観を示します。
• 会社の目標 - 2024年：その年の具体的な会社の目標を記載します。例：売上目標、新製品のリリース、顧客満足度の向上など。
• 社員名簿：社員の連絡先や所属部署、役職を確認できる名簿
• オフィスマニュアル：オフィスでの基本的なルールや手順が記載されたマニュアル。例：セキュリティ対策、オフィス設備の利用方法。
• 有給休暇ポリシー：有給休暇の取得方法やルール、申請手順について説明
• 福利厚生ポリシー：健康保険や年金制度、その他の社員向け福利厚生プログラムの詳細。
• 経費精算ポリシー：経費の申請方法や、許可される支出に関するルール。‍
• プロダクトロードマップ：製品やプロジェクトの進行予定を示すロードマップ。リリース予定や重要なマイルストーンを含みます。
  

などを含めることで、新社員の採用や引継ぎなどをスムーズに行うことができるようになります。

社内でよくある質問（FAQ）

チームのナレッジベースを構築する最適の方法は、質問があったたびにQ＆A方式で社内Wikiに内容を追加していくことです。まずは社内で最も多く繰り返される質問は何か、考えてみましょう。また、メンバーの質問に対する答えが社内Wikiに既に存在しなければ、新しく情報を追加していきます。

チーム内のガイドラインやノウハウ

単にルールだけを記載するのではなく、チーム内のベストプラクティス（最も効果的な仕事方法）を共有することで、チーム全体のパフォーマンス向上を期待できます。

例えば営業チームの場合は、

• セールス・プレイブック
• 効果的な営業の事例集
• メールや文書のテンプレート
• カスタマーからのよくある質問とそれに対する答え
• 営業失敗の例とその分析
  

などを社内Wikiに掲載するのも良いかもしれません。

チームのミーティングノートやメモ

ミーティングのノートをいつでも簡単に見返すことができるよう、ナレッジベースに追加するのがおすすめです。

• どのような話し合いが行われたのか
• どのようなけ決定がなされたのか
• どのような理由があって、決定がなされたのか
  

これらの内容を見返すことができれば、目標を見失うことなくチームとして仕事をすることができるようになります。

失敗しない社内Wikiのテンプレート活用法

初めて社内Wikiを作成する場合、テンプレートを利用すると効果的です。テンプレートを使用することで、情報を整理し、迅速にWikiを立ち上げることができます。

以下のようなメリットがあります：

• 効率性の向上：ゼロから作る手間を省き、情報の整理が迅速に行える。
• 一貫性の維持：全社員が同じフォーマットを使用することで、Wiki全体が見やすくなる。
• 簡単な編集：テンプレートを基に新しい情報を追加するだけで済む。

テンプレートの導入ステップ

1. 目的に合ったテンプレートを選定。
2. 全社員にテンプレートの使い方を共有。
3. 定期的にテンプレートを見直し、改善。

Kipwiseは、さまざまなニーズに応じた豊富なテンプレートを提供しており、迅速かつ効率的に社内Wikiを構築するのに役立ちます。テンプレートを利用して、情報の整理やナレッジシェアリングを簡単に始めましょう。

社内Wiki構築の手順と失敗を避けるポイント

1. 目的を明確にする

社内Wikiを構築する前に、その目的を明確にしましょう。例えば：

• ナレッジを集中管理して情報検索を効率化する。
• 新しい社員のオンボーディングを迅速化する。
• チーム間でベストプラクティスを共有する。

明確な目標があれば、構築するWikiの内容や構成が自然と決まります。

2. 主要なカテゴリを決定する

社内Wikiのカテゴリ設計は、全体の使いやすさを左右します。以下のようなカテゴリを検討してください：

• 会社全体の情報：会社概要、ミッション、ビジョン。
• 部門別の情報：マーケティング、セールス、人事、エンジニアリングなど。
• 共通リソース：テンプレート、ポリシー、手順書。

3. 簡単に始められるテンプレートを活用する

初めてWikiを構築する際には、テンプレートを利用することで効率的に進められます。

テンプレート例：

• 有給休暇ポリシーテンプレート：有給休暇の申請方法や規定を整理。
• 議事録テンプレート：ミーティングでの重要な決定事項を記録。
• プロジェクト計画テンプレート：タスクやマイルストーンを一元管理。

テンプレートを活用することで、内容の整理が迅速に行え、全社員が統一感のあるフォーマットで情報を共有できます。

4. アクセス権限を慎重に設定する

多くの社内Wikiの部門フォルダは、部門のメンバー全員、または社員全員で共有することを想定しています。多数の人のアクセスを可能にすることで、組織内の情報の共有を効率化することができます。

しかし、中には少数のメンバーだけで共有したいよりプライベートな内容の情報もあるかもしれません。例えば、

• 1対1のミーティングノート
• 社員のパフォーマンス評価
• 財政管理
• 社員採用時のスコアカード類
• 社員の個人情報や契約書類
  

こういった情報を社内Wikiに含める場合は、アクセス権限を設定することを忘れてはいけません。

失敗事例から学ぶ社内Wikiの運用改善

失敗例 1：情報が整理されていない

• 問題点：情報が無秩序に登録され、必要な情報を見つけるのに時間がかかる。
• 具体例：営業部門のデータとマーケティング部門の資料が同じフォルダに混在しており、社員が何度も他部門の担当者に確認を求める事態が発生。
• 解決策：カテゴリやタグを活用して情報を整理し、部門ごとに明確なフォルダ構成を作成。例えば、各フォルダに「重要度」や「更新日時」を記載することで検索性を向上させる。

失敗例 2：更新が滞る

• 問題点：情報が古くなり、社員が利用しなくなる。
• 具体例：福利厚生ポリシーが更新されたにも関わらず、Wiki内の情報が3年前の内容のまま。新入社員が古い情報を参照し、間違った申請を行うケースが発生。
• 解決策：情報更新の責任者を設定し、定期的な見直しを行う。更新スケジュールを明確化し、リマインダーを利用して見直しタイミングを逃さない仕組みを導入。

失敗例 3：導入時の説明が不足

• 問題点：社員がツールの使い方を理解できず、活用されない。
• 具体例：新しい社内Wikiツールを導入した際にトレーニングを実施しなかったため、社員の多くが「使い方がわからない」と感じて利用を敬遠。結果として、メールやチャットでの情報共有が続き、Wikiの活用率が低迷。
• 解決策：ツールのトレーニングを行い、簡単な操作ガイドを作成。例えば、初回トレーニングに加え、「よくある質問」を専用ページにまとめてアクセスしやすくする。また、オンボーディング時に新入社員向けに専用の操作デモを行うことで、初期段階からの活用を促進する。

Kipwiseで社内ナレッジ共有の効率UP！

Kipwiseは、直感的に使えるインターフェースと強力な検索機能を備えた社内Wikiツールです。Slackと統合されており、AI機能を活用して質問に答えることで、社員がWikiページを読まなくても必要な情報を迅速に得ることができます。多くの企業で導入されており、効率的なナレッジ共有と管理を実現します。

Kipwiseの主な特徴

• 簡単操作: ITの知識がなくても誰でも簡単にナレッジを作成・編集可能。
• 生成AI: AIがSlack上で質問に答え、即座に必要な情報を提供。
• 強力な検索機能: 社内のナレッジを素早く検索して見つけることが可能。
• Slack統合: Slack上でリアルタイムの情報共有やコラボレーションが可能。
• リーズナブルな価格: 14日間の無料トライアル後、月額1,100円/人（最低10人）で利用可能。
• バイリンガル対応: 日本語・英語に対応しており、外国人メンバーとの協力も円滑。

Slackを普段から活用しているチームに最適で、Slack上で直接、社内Wikiの作成・編集・検索が可能です。誰でも直感的に操作でき、読みやすいナレッジを構築できます。

以下の/コマンドで、Slackを離れずにKipwiseが使えます。

• /kipwise create - 新しいページを作成
• /kipwise [キーワード] - 検索
• /kipwise ask - 質問を作成

初めて社内Wikiを導入する際には、無料トライアルを活用してツールを試すことが重要です。Kipwiseは14日間の無料トライアルを提供しており、社内Wikiの作り方を無料で体験することができます。

SlackとKipwiseを統合して、どのように簡単にナレッジベースのページを作成できるのか、この動画で実際の操作を確認してみましょう！

‍今すぐKipwiseを無料で試して、効率的なナレッジ管理を体験しましょう。カード情報は要りません。

SlackにKipwiseを追加する

社内Wikiの構築方法

社内Wikiを構築する方法は様々なものがあり、自社のニーズに応じて柔軟に対応することが重要です。しかし、効果的な社内Wikiを分析すると、特定のパターンがあることが分かります。

例えば、社内Wikiのトップフォルダはチームの部門構成に応じて設定するのが良いでしょう。例えば、

• マーケティング
• セールス
• カスタマーサクセス
• 商品開発
• デザイン
• エンジニアリング
• 人事
• 組織全体
  

というように、部門ごとにフォルダ分けすることで、必要な情報が見つけやすくなります。また、アクセス権限の設定もより容易になります。

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各部門のフォルダ内では、部門内の機能別にサブカテゴリを作っていきます。以下では、サブカテゴリのサンプルを部門別に見ていきましょう。

マーケティング

マーケティング部門では、例えば次のような内容を社内Wikiに含めるとよいでしょう。

• マーケティングチームへようこそ：新しいチームメイトを迎え入れるための資料。マーケティング部門の構成、部門特有の確認事項、他の部門との関りについてなどを説明します。
• マーケティング部門の目標と統計：マーケティングチームが設定しているゴール目標（四半期ごと・毎月）と、パフォーマンスを記録・分析した統計情報を含めます。
• テクノロジー関連：マーケティング部門が使用するツールと、各ツールの詳細を説明するドキュメント類。
• スタイルガイド＆ロゴ類：コピー作成のためのスタイルガイドに加え、よく使うロゴ画像・ビジュアル・ビデオ・レビューなどをまとめて保管。チーム内のマーケティングの一貫性を保つのに役立ちます。
• SEO：キーワードリサーチやSEO戦略、SEO分析結果など、SEO関連の内容。
• コンテンツマーケティング：コンテンツカレンダー、ブログ記事の下書き、白書など。コンテンツ作成にかかわる人が知っておくとよい内容をまとめましょう。
• Webサイト：Webランディングページの下書きなど。
• ミーティングノート：部門内ミーティングのメモやノートなど。

セールス

セールスチームのサブフォルダには、次のようなものがあるかもしれません。

• 営業部門へようこそ：新しいチームメイトを迎え入れるための資料。営業部門の構成、部門特有の確認事項、他の部門との関りについてなどを説明します。
• セールス部門の目標と統計：セールス部門が設定しているゴール目標（四半期ごと・毎月）と、パフォーマンスを記録・分析した統計情報を含めます。
• テクノロジー関連：営業部門が使用するツールと、各ツールの詳細を説明するドキュメント類。
• 営業のプロセス：営業のプロセスの概説に加え、見込み客を絞り込む方法、経験豊富なメンバーのノウハウ、自分の学習を記録し将来に活かすための方法を開設した文書を含むとよいでしょう。
• カスタマー分析：求めるカスタマー像ターゲット層の分析に加え、カスタマーからのよくある質問や苦情対応の方法など。
• 競合他社の分析：競合事業のオーバービューに加え、主な競合ビジネスの個別分析をまとめます。
• テンプレート類：よく使うメールのテンプレートやデモ用スクリプトなど。
• ミーティングノート：部門内ミーティングのメモやノートなど。

カスタマーサクセス（CS）

カスタマーサポートやカスタマーサクセス（顧客の成功体験を積極的に高めることを目指す、略称CS）チームの場合、次のような社内Wikiのカテゴリが考えられます。

• CS部門にようこそ：新しいチームメイトを迎え入れるための資料。CSの構成、部門特有の確認事項、他の部門との関りについてなどを説明します。
• CSチームの目標と統計：CSが設定しているゴール目標（四半期ごと・毎月）と、パフォーマンスを記録・分析した統計情報を含めます。
• テクノロジー関連：部門内で使用するツールと、各ツールの詳細を説明するドキュメント類。
• ユーザーオンボーディング：継続的なユーザーを育てるユーザーオンボーディングのプロセスを解説したドキュメントなど。離脱リスクの高いユーザーを見極める方法、ユーザーの離脱を防ぐためのアプローチ方法などをまとめます。
• カスタマーサポートのプロセス：カスタマーサポートの工程を解説。特に優先度の高い問題を見極める方法や、クレーム・問題・リクエストなどをまとめたデータベースのようなものがあると良いかもしれません。
• 製品FAQ：プロダクトに関してよくある質問とそれに対する回答
• トラブルシューティングガイド
• ミーティングノート：部門内ミーティングのメモやノートなど。

プロダクト開発部門

プロダクトチームは、次のような内容の社内Wikiページを検討してみましょう。

• プロダクトチームへようこそ：新しいメンバーを迎え入れるための資料。商品開発部門の構成、部門特有の確認事項、他の部門との関りについてなどを説明します。
• プロダクト部門の目標と統計：プロダクト部門が設定しているゴール目標（四半期ごと・毎月）と、パフォーマンスを記録・分析した統計情報を含めます。
• テクノロジー関連：部門内で使用するツールと、各ツールの詳細を説明するドキュメント類
• プロダクトロードマップ：プロダクトマネジメントの過程を可視化した概説的なロードマップに加え、短期間のプランもまとめると効果的です。
• プロダクト要求仕様書（PRD）：プロダクト要求仕様書（PRD）を一カ所にまとめておくことで、各機能が満たすべき条件を簡単に検索できるようになります。
• スプリントプランニングと反省：スプリントプランニングに関わるドキュメントをまとめます。また、スプリント計画後の反省ミーティングのまとめも一緒に保管しましょう。
• 将来のローンチ：ローンチチェックリストのテンプレートを作成しておくと、将来のローンチ計画がスムーズに行えます。

デザイン部門

デザインチームの社内Wikiにとっては、次のようなサブカテゴリが考えられます。

• デザインチームへようこそ：新しいメンバーを迎え入れるための資料。デザイン部門の構成、部門特有の確認事項、他の部門との関りについてなどを説明します。
• デザイン部門の目標と統計：デザイン部門が設定しているゴール目標（四半期ごと・毎月）と、パフォーマンスを記録・分析した統計情報を含めます。
• テクノロジー関連：部門内で使用するツールと、各ツールの詳細を説明するドキュメント類
• スタイルガイド＆ロゴ類：デザイン作成のためのスタイルガイドに加え、よく使うロゴ画像・ビジュアル・ビデオなどをまとめて保管。ブランディングの一貫性を保つのに最適です。
• デザインプロジェクト：各種デザインプロジェクトのプランニングやノート類。
• ミーティングノート：部門内ミーティングのメモやノートなど。
  

エンジニアリング部門

エンジニアのチームにとっては、次のような内容があると便利でしょう。

• エンジニアリング部門へようこそ：新しいメンバーを迎え入れるための資料。部門の構成、部門特有の確認事項、他の部門との関りについてなどを説明します。
• エンジニアリング部門の目標と統計：チームで設定しているゴール目標（四半期ごと・毎月）と、パフォーマンスを記録・分析した統計情報を含めます。
• テクノロジー関連：部門内で使用するツールと、各ツールの詳細を説明するドキュメント類
• エンジニアリングプロセス：コードレビューやQAテスト、デプロイの過程などを解説した資料を保存します。
• 反省点：エンジニアリングチームの反省会などで出た点をまとめたノート類など。

人事部門

人事部門の社内Wikiは、次のように構成するとよいかもしれません。

• 人事部門へようこそ：新しいメンバーを迎え入れるための資料。部門の構成、部門特有の確認事項、他の部門との関りについてなどを説明します。
• 人事部門の目標と統計：チームで設定しているゴール目標（四半期ごと・毎月）と、パフォーマンスを記録・分析した統計情報を含めます。
• テクノロジー関連：部門内で使用するツールと、各ツールの詳細を説明するドキュメント類
• 人事部門のプロセス：採用や給与の支払いの過程や、社員の福利厚生の詳細をまとめたドキュメントなどを一カ所にまとめて保管しましょう。
• ミーティングノート：部門内ミーティングのメモやノートなど。

組織全体

各部門のフォルダに加えて、組織全体で共有する内容もあるかもしれません。組織全体で共有したい情報は、ここにまとめましょう。

• チームへようこそ：会社の組織構成や各メンバーの自己紹介など、新しく入社したメンバーが素早く馴染めるための情報を準備します。
• 企業理念とビジョン：組織のミッションステートメントを共有し、全メンバーが理解しているかどうか確認しましょう。会社の起業に関するストーリーなどをシェアしてもいいですね。
• CEOアップデート：役員による毎月・四半期ごとの最新情報を共有し、社員が簡単に参照できるようにします。
• 重要なお知らせ：会社全体が知っておくべき重要なお知らせやニュース。
• テクノロジー関連：会社全体で利用するツールの概説をまとめ、初めて使う人でも使い方をすぐに参照できるようにします。例えば社内チャットツールやビデオ会議のツールなど。
• オンボーディング：組織の全体的なオンボーディング計画や、オンボーディングチェックリストのテンプレートなどを共有。
• 社員ハンドブック：会社のポリシー、社内規則、福利厚生の概要、様々な書類のテンプレートなど、その企業に勤めるうえで知っておきたい重要な内容。
• オフィスの基本情報：オフィスに関して良くある質問をまとめておくと便利です。例えばWiFiパスワード、オフィスの住所、コーヒーメーカーやその他備品の使い方など。
  

まとめ

社内Wikiを構築することは、知識を集中管理し、運営効率を向上させるための戦略的なステップです。これらのステップに従うことで、よく構造化され、簡単にアクセスでき、最新のナレッジベースを作成し、組織の成長と生産性をサポートします。

このガイドを参考にして、効果的な社内Wikiを作成し、社内の情報共有を一段と向上させましょう！