社内AIナレッジマネジメントの未来：自動化の役割‍

社内ナレッジにAIを入れても、自動になるのは「探す」作業と「答える」作業です。「書く」作業は自動になりません。AIが返す答えの質は、読ませるページの鮮度で決まるので、導入前に古いページと重複するページを外すことをおすすめします。

ナレッジマネジメントとは？

ナレッジマネジメント（KM）とは、組織内の知識や情報を集約し、必要なときにすぐ使える状態で共有する取り組みです。収集、保存、共有、活用までを含み、属人化や情報の断片化を防ぐことが目的です。新しく入ったメンバーが早く業務に慣れるための教育にも使えます。近年はAIで、検索や要約の手間を減らしながら、この仕組みを回せるようになりました。

ナレッジマネジメントの重要性

社内マニュアルと社内Wiki

社内マニュアルや社内Wikiは、ナレッジマネジメントの具体例です。知識を一箇所に集め、誰でもアクセスできるようにします。たとえば新しいプロジェクトの始めに、過去の成功事例や教訓を参照できれば、同じミスを繰り返さずに済みます。

知識の属人化を防ぐ

知識が特定の個人に依存していると、その人が不在のときにプロジェクトが止まります。ナレッジマネジメントで、知識を組織全体で共有できます。例えば、Kipwiseのようなツールを使用することで、従業員は必要な情報をすぐに見つけることができ、誰かに尋ねる必要がなくなります。

ナレッジマネジメントの普及状況：重要と考えても、準備はできていない

Deloitteが2021年に公開した記事によると、調査対象の組織の75%が、変わり続ける人材のなかで知識を作り、残すことが重要だと答えました。一方で、対応する準備ができていると感じているのは9%にとどまります。効果的なナレッジマネジメントの障壁として、動機づけの不足を挙げた回答は37%でした。この数字は国別ではなく、調査対象の組織全体のものです。

入門には、ナレッジマネジメントのサイクルやプロセスをまとめたSmartsheetの記事が読みやすいです。この記事でも、AIは今後さらに組み込まれていくとされています。

AIとナレッジマネジメントの融合

AIが自動にするもの、しないもの

AIが自動にするのは、探す、要約する、分類する、答える作業です。ドキュメントを自動で分類、タグ付け、要約するAIツールなら、必要な情報を素早く見つけられます。例えば、KipwiseのAI機能は、ユーザーの質問に対して最適な回答を提示し、知識の持続可能な活用を実現します。

自動にならないのは、書くことと、古いページを直すことです。動機づけの不足が障壁として挙がっていたとおり、書く側の動機はAIでは増えません。導入前に、いまのWikiで直近1か月に更新されたページの数を数えてください。月に数件しか更新されていないなら、AIより先に、書く動機を作ります。たとえば、質問への答えをページにしておけば、同じ質問に答える回数が減る、という見返りを、書く人に見せます。

導入前に見落としがちな落とし穴

AI自動回答ボットが答えるのは、読ませたページの内容です。更新日が古いページや、内容が食い違う重複ページが混ざっていると、AIは誤った答えでも自信ありげに返します。更新日が1年以上前のページを目安に棚卸しし、いまの業務に合うものだけを残してください。重複するページは1つに統合します。AIの回答の質は、ページを増やすより、外すことで変わります。

実際の事例と効果

AIナレッジマネジメントの活用事例

Kipwise: AI自動回答ボットが、社内Wikiや社内マニュアルの知識に基づいて、あなたの代わりに同僚の質問に自動で回答してくれます。例えば、「最新の営業資料はどこ？」と同僚がSlackに投稿したら、KipwiseのAI自動回答ボットが、社内のファイルから営業資料を探して答えるなどです。質問に答える側の負担が減り、チーム全体の効率が上がることが期待できます。
IBMの導入事例: IBMが製品ページで紹介している事例です。名古屋のシステムインテグレーターSystem Researchは、社員が必要な情報にアクセスする時間を50%減らしました。1社の事例で、何を導入したかはページに書かれていません。

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# general

木村桃子

最新の営業資料はどこにある？

KipwiseAPP

最新の営業資料は、以下の場所にあります：社内共有ドライブの「営業資料」フォルダにあります。具体的なパスは「社内共有ドライブ > 営業資料 > 最新版」です。

営業資料ガイド

森太郎

会社の休暇ポリシーは？

KipwiseAPP

社内ポータルにアクセスすると、今年の残りの休暇日数を確認し、希望する日付を選択できます。

会社の休暇ポリシー

Message

KipwiseのAI自動回答ボットが、あなたの代わりに答えます。

AIと自動化の未来

社内ナレッジのAI検索は、1つのツールの中だけでなく、アプリをまたぐ形に広がっています。Notion AIは、Slack、Google Drive、GitHubなどに接続して検索できます（ビジネス以上）。ConfluenceのRovoは、検索、チャット、エージェントを備え、Standard以上のプランで使えます。つまり、どのツールにAIがあるかより、AIが読める場所に正しい答えが書かれているかが、結果を分けます。

導入前の最初の一歩

いまのWikiで、直近1か月に更新されたページの数を数えてください。次に、更新日が1年以上前のページを一覧にして、残すか外すかを決めます。AIを入れるのは、そのあとです。

KipwiseのAI自動回答ボットなら、社内Wikiやマニュアルの内容をもとに、同僚からの質問に代わって答えられます。Slack で無料で試すことで、使い心地を試してみましょう。カード情報なしで気軽にトライアルができます。

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AI 業務自動化を、Slack の一言から。Kipwise エージェントは、頼まれた仕事をその場で組み立て、決めた時刻に実行し、変更の前には承認を求めます。AI 業務自動化を見る

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