おすすめの情報共有ツール27選（フリー/有料）

リモートワークが一般的になり、重要な情報や文書、ノウハウ、資料をメンバー全員で共有できるかどうかが、チームの生産性を左右するようになりました。

情報共有ツールとは

情報共有ツールとは、チーム内での情報やナレッジ、ノウハウなどの共有を容易にするテクノロジーのことを指します。社内Wikiやチャットツールなどは社内の情報共有ツールの一例です。

具体的には、

• ファイルの保管・共有
• 文書やマニュアルの作成
• プロジェクト管理
• タスク管理
  

などの機能を持ったツールのことを指します。

情報共有ツールを使うメリット

専用の情報共有ツールを導入すると、主に次の3つのメリットがあります。

業務の効率化とパフォーマンス向上

情報共有ツールを導入すると、必要な情報を見つけたり調べたりする時間を短縮できます。個人のノウハウを組織全体で共有することで、一部の人材だけでなく、組織全体のスキル向上にもつながります。

属人化の防止

属人化とは、情報や知識が浸透せず、特定の個人だけが持つものになってしまっている状態を指します。属人化が進むと、その個人が退社したり異動したりするだけで、貴重なノウハウが失われ、業務に支障が出てしまうことも。

情報共有ツールを利用することで、属人化を防ぎ、人材育成や業務引継をより容易に行うことができるようになります。

分かりやすく記録

個人が感覚的に持っているナレッジを、表や図を使って、誰にでも分かる形で記録できます。

情報共有ツールを選ぶ際に注目したい点

各サービスの特徴は大きく違うので、自社のニーズを先に整理してから比べます。

以下では、社内の情報共有ツールを選ぶ際に、特に考慮したい点を挙げました。

使いやすさ

情報共有ツールを選ぶ際で最も重要なのは、誰にでも使いやすいツールであることです。使いにくいツールは利用が進展しません。

テクノロジーに詳しくない社員でも、簡単に情報をアップロード・更新・検索・利用できる、直感的なUIを備えたツールを選ぶのがおすすめです。

効率的な情報管理

次に重要なのは、効率的に情報を管理できることです。例えば、

• 素早く的確に情報を検索
• 変更点をすぐに把握するために各バージョンの履歴を確認
• レビューフローを利用してコンテンツを最新の状態で維持
• Google DriveやChrome、Slackなどの外部機能とのインテグレーションが充実
• 「必ず確認」機能を使ってチーム内の既読を確認

といった機能があれば、情報管理が効率的に行えます。

パフォーマンス向上に役立つ機能

せっかくなら、単に情報を管理するだけでなく、チーム全体のさらなるパフォーマンス向上が期待できるような情報共有ツールを導入したいところ。利用の浸透やナレッジギャップを理解するための統計機能が備わっているかどうか確認してみましょう。

よくある失敗：試用が担当者だけで終わる

選定時によくある失敗は、無料トライアルを試すのが担当者数名だけで終わってしまうことです。実際にツールが定着しない原因は機能不足より「導入から3か月後に更新が止まる」ことにあります。本契約の前に現場のメンバー数名にも触ってもらい、日々の業務の中で無理なく更新できるかを確認しておくと、選び直しの手間を減らせます。

おすすめの情報共有ツール27選

27個すべてを比べる必要はありません。まず、共有したいものが文書（Wiki）、ファイル、タスク、日報のどれかを決めると、見るべきツールは半分以下に減ります。すでにGoogle WorkspaceかMicrosoft 365を契約しているなら、文書とファイルの共有はその中で始められます。足りない場合は、検索と更新の仕組みを補えるツールだけを足すのがおすすめです。

1. Kipwise

Kipwise は、2018年に誕生した最新のクラウド型社内情報共有ツールです。効率的な社内Wikiの構築を様々な観点からサポート。例えば、次のような機能を使って重要な情報を簡単に管理・共有することができます。

• 強力なSlack統合：スラッシュコマンドを使って、Slackを離れることなくナレッジベースを構築することができます。Slackの他にもGoogle Drive、Trello、 Airtableなどとのインテグレーションも容易です。
• リアルタイムコラボレートエディター：豊富な埋め込みオプションにより、複数人で同じドキュメントを同時に編集でき、チームとして視覚的に魅力的なドキュメントを簡単に作成できます。
• Chrome拡張機能：Chromeを使用しながら、ナレッジベースに簡単にアクセス。情報検索のためにタブ間をジャンプする必要がありません。
• コンテンツレビュープロセス：Kipwiseでは、アップロードされたコンテンツが常に最新で正確なものであることを保証するためのコンテンツレビュープロセスが充実しています。
• 確認必須コンテンツ：コンテンツを「確認必須」として設定すると、割り当てられたチームメイトがアラートを受信。既読状況の確認も容易です。
  

料金：ユーザーあたり月額10ドル～（米ドル建て・税別・3ユーザー以上、年払いは10%オフ。日本円払いは要問い合わせ）

2. Confluence

Confluenceは、Atlassian社が提供する社内Wikiツールです。テンプレートが豊富で、ページを一から作る必要がなく、チーム内で書式をそろえるのも簡単です。

Atlassian社は他にもTrelloやJiraといったタスク管理ツールも提供しています。これらのツールをすでに使っている場合は、容易なインテグレーションのためにもConfluenceの利用がおすすめです。

料金：10ユーザーまで無料。有料のStandardはユーザーあたり月額7.15ドル～（月払い、小規模チームの場合。人数が増えると単価は下がる）

3. Trello

Trelloは上記のConfluenceと同じく、Atlassian社によって提供されています。特にタスク管理に重点を置いており、カードにチェックリスト、期限、添付ファイル、会話をまとめて、ボード上で進み具合を確認できます。

料金：フリーミアム（1ワークスペースあたり10コラボレーターまで無料）、有料はユーザーあたり月額5ドル～（年払い）

4. Slab

Slabは、社内の文書を集めて検索できるナレッジベースです。リアルタイムの共同編集に対応しているため、チームは同じドキュメントを同時に編集できます。

高速検索もサポートしており、Slack、GitHub、Google Workspaceなどのツールとも連携できます。

料金：10ユーザーまで無料。有料はユーザーあたり月額6.67ドル～（年払い）

5. Slite

Sliteは、チームが知識を記述して整理するためのスペースです。 軽くて使いやすいエディター、チャネルベースのインターフェイス、ページコメントなどのコラボレーション機能を備えています。Sliteを利用することで、社内の情報を整理して、必要な時に必要なものだけを効率的に参照できるようになります。

Sliteは、社内Wikiの構築に役立つ様々なテンプレートも提供しているため、全てを最初から作成する必要がありません。これは、社内Wikiなどの情報共有ツールを初めて使う人にとって便利ですね。

料金：ユーザーあたり月額10ドル～（Basicプラン、年払い）。料金表に無料プランはない

6. Guru

Guruはアメリカ発の情報共有プラットフォームです。必要な知識を必要な時に引き出すことで、チームの効率的な作業を支援します。ChromeやSlackと統合することで、ワークフローを乱すことなくスムーズに情報にアクセスできるようになります。

また、GuruではAIを使って、ナレッジの品質確認や整理の一部を自動化できます。

料金：要問い合わせ（公開価格なし）

7. Nuclino

Nuclinoは、ドイツ発の情報共有ツールです。Nuclinoのウェブエディターはシンプルで使いやすく、リアルタイムに文書を共同編集したり、チームのナレッジベースに繋げたりすることが簡単に行えます。

特にミーティングノートやプロダクト情報、ドキュメント、報告書などを整理・共有するのにNuclinoは便利です。

料金：フリーミアム（50アイテムまで無料）、有料のStarterはユーザーあたり月額6ユーロ～

8. Notion

Notionはプロジェクト管理、ドキュメント共有、コラボレーション、メモ管理などを一括的に行えるワークスペースです。カンバン方式のリストやカレンダーなどを見やすく分かりやすく製作し、チーム内で共有することができます。

Notionは単なる社内Wikiではなく、Trelloのようなプロジェクト・タスク管理ツールとしても使えるのが特徴的です。

無料プランは、ワークスペースオーナーが2人以上になると、ブロック数が1,000までに制限されます。管理者を複数にするなら、有料プランが前提です。

料金：フリーミアム、ユーザーあたり月額10ドル～（年払い）のプラン

9. Bloomfire

Bloomfireは、社内での情報の集約化を支援するプラットフォームです。Bloomfireを使うことで、社内でナレッジやプロセス、さらにはメンバー同士を適切に連携できるようになります。

さらに、BloomfireはAIを活用した検索システムを取り入れており、動画を含む全メディアを一括して検索できます。

料金：要問い合わせ（公開価格なし）

10. Bit.ai

シリコンバレー発のBit.aiは、仕事やタスクの作成、情報管理、そしてコラボレーションまですべてを同一プラットフォーム上で行うことができる包括的な情報管理システムです。

Bit.aiのエディターは用途が広く、ダイナミックなノートやwiki、文書、ナレッジベース、プロジェクト計画、トレーニングマニュアルなどを簡単に作成することができます。また、社内ですでに利用しているツールと連結することもできます。

料金：フリープランあり（5メンバー、50ドキュメントまで）、有料はユーザーあたり月額8ドル～（年払い）

11. Esa

esaは「情報を育てる」ことに重点を置いた情報共有ツールです。とりあえず未完成でもドキュメントをシェアし、チーム全員で編集していく過程を大切にしています。同時編集や外部サービスとの連携などの基本機能も充実。

キュートなデザインが特徴的なesaは日本発の情報共有ツール。日本語で快適に使いたいというチームにおすすめかもしれません。

料金：ユーザーあたり月額500円（税込）。最初の2か月は無料

12. Backlog

Backlogは使いやすさを第一に考えて作られた情報共有・プロジェクト管理ツールです。社内Wikiだけでなく、カンバンボードやガントチャートなど、円滑なプロジェクト管理に必要なツールがそろっています。そして直観的に操作できるUIを備えているため、IT部門のメンバーだけでなく、営業やマーケティング部門の社員でも簡単に利用できます。

料金：フリープランあり（10ユーザー・1プロジェクトまで）、有料プランは月額2,700円～（税抜）。2027年1月1日からプランが変わり、フリープランは5ユーザーまで、有料プランは月額21,000円～（エコノミー）になります

13. Redmine

ここまで紹介したクラウド型の情報共有ツールとは異なり、Redmineは自社のサーバーにインストールして利用するオンプレミス型のソフトウェアです。オープンソースであるため、無料で利用できます。

Redmineを使えば、やるべきタスクをロードマップやカレンダー、ガントチャートなどで視覚化。メンバー間での共有や進捗状況の確認も簡単です。

ただし、無料なのはソフトウェアの利用料だけです。動かすサーバーの用意と、本体のバージョン更新は自社で行うため、運用の手間と費用がかかります。

料金：無料（サーバーは自社で用意）

14. My Redmine

My Redmineは、上記Redmineのクラウド版です。基本的な機能は同じですが、クラウドサービスであるためバージョン更新やインストール、メンテナンスなどが不要。スマホアプリ版でも利用できます。

オンプレミス型のRedmineからのデータ移行・バックアップにももちろん対応しているので、両方使いこなしたい人にもおすすめです。

料金：月額10,000円～（税別、ユーザー上限1,000人）。最大2か月無料で試せる

15. Dropbox

Dropboxのチーム向けプランは、クラウド型のファイル管理サービスです。ファイル管理に特化しているため、画像や動画などの容量の大きいアイテムの保管や、旧バージョンのファイル復元などの機能が充実しています。

オンラインストレージの印象が強いDropboxですが、チーム向けプランにはチームコラボレーションに便利な機能もあります。SlackやZoomなどのコミュニケーションツールと統合して、共同作業を進められます。

料金：チーム向けはStandard（1人から、3TB～）とAdvanced（3人から、15TB～）、大規模な会社向けにEnterprise。金額は公式ページで確認

16. Fleekdrive

Fleekdriveは、リモート作業が多いチームにおすすめの情報共有ツールです。ドキュメントの共同編集やファイル配信機能、モバイルアプリなどの機能を使って、離れた場所にいながら効果的に共同作業を進めることができます。

さらに、顧客へのメール送付や部内の承認作業などの簡易タスクを自動化することもできます。

料金：Teamプランはユーザーあたり月額600円～（税抜、10ユーザーから）

17. Box

Boxはセキュリティを重視したファイル共有・管理サービスです。重要なファイルをクラウド上で管理することに抵抗があるビジネスも多い中、Boxは高度なアクセス制御や脅威検出、情報ガバナンスの機能を備えています。

料金：小規模チーム向けのBusiness Starter（3〜10ユーザー）から、Business、Enterpriseなどの法人向けプランまで。金額は公式ページで確認

18. サイボウズGaroon

Garoonはサイボウズ社が提供する包括的なワークスペースです。スケジュール・掲示板・ワークフロー・ポータルなど、組織の情報共有に必要な機能がそろっており、また日英中の3か国語対応によりグローバルなビジネスでも利用できます。

さらに、施設予約や離席中のユーザー宛に伝言を残せる「電話メモ」といったユニークな機能も搭載。数名程度の小さなチームから、数万人規模の大企業まで、人数に関係なく誰でも便利に使うことができます。

料金：ユーザーあたり月額900円～（税別、10ユーザーから）

19. Microsoft 365

Microsoft 365は、Microsoft社が提供するビジネス向けのスイートで、社内の情報共有にも使えます。Word、ExcelなどのOfficeアプリを使うことが多い企業に向いています。

チャットやビデオ会議（Teams）、メール、予定表共有といったビジネスに欠かせない基本機能がそろっています。

料金：Microsoft 365 Business Basicはユーザーあたり月額1,049円（年払い、税別）

20. Viva Engage（旧Yammer）

Viva EngageはMicrosoft社が提供する社内SNSで、以前はYammerという名前でした。組織内のエンゲージメントを向上し、コミュニケーション向上を支援します。共通の関心を持つコミュニティを作ったり、アイデアやフィードバックを集めたりするのに便利です。

Microsoft 365とあわせて使うことで、より効率的に社内で情報を共有することができます。

料金：基本機能はMicrosoft 365のエンタープライズプランに追加料金なしで含まれる。プレミアム機能は月額299円～（税抜・年払い、年間契約）

21. Evernote

Evernoteは、メモやノートをまとめて管理するアプリです。ノート、タスク、スケジュールを1か所に集められます。テキスト文書だけではなく、写真やボイスメモなど、様々な形式のデータを整理できるのが特徴です。

また、Evernoteは紙文書をスキャンしてペーパーレスに保存する機能も搭載。名刺や領収書をデジタル化して、紙を減らせます。

料金：無料プランは50ノート・1台まで。有料は個人向けのStarter、Advancedと、チーム向けのFlexible（席数に応じた課金）

22. TimeTree

Time Treeは予定の共有を前提に作られたスケジュール管理アプリです。チームの予定を共同で管理することができ、さらにメモ機能でコメントをつけることも簡単。スマホ利用を基本としており、外出先でも使いやすく、リモートワークにも向いています。

テレワークではどうしても個人での動きが多くなりますが、それぞれがいつ何をしているのかがTime Treeを使うことで明らかになります。そのため、離れていても組織の一体感を保つことができます。

料金：無料。広告なしなどのプレミアムは月額300円（年額3,000円）

23. Knowledge

KnowledgeはRedmineと同じく、無料で使えるオープンソース型の情報共有ツールです。Markdown記法で記事を執筆でき、キーワード検索も充実。添付ファイルの内容も検索対象に含まれるため、必要な情報を見逃しません。

Knowledgeは自社サーバーにインストールするオンプレミス型の情報共有ツールであるため、外部に置きたくない情報の共有も進めることができます。

ただし、GitHubのリポジトリは最後の更新が2022年9月で止まっています。自社サーバーで動かす以上、セキュリティ更新を自社で追えるかを先に確認してください。

料金：無料（サーバーは自社で用意）

24. Talknote

Talknoteは組織間のコミュニケーションを活性化させることを目標としたカルチャーマネジメントツールです。日々の業務や売上報告、日報、クライアントの声やクレームなどをテーマごとに集約。1つのトピックに対してコメントできるグループ機能を使って、オープンな環境で常に情報の整理が可能です。

また、Talknoteに集約されたコミュニケーションを解析し定量化することで、組織や人の問題点を把握できます。

料金：月額1,180円～（税抜、年間契約）。別途、管理者費用（1人あたり月5,000円）がかかる

25. gamba!

gamba!は日報の共有に特化した情報共有ツールです。日報×社内SNSアプリをコンセプトに、日報作成や目標達成状況のグラフ化などがスマホやPCで簡単に行えます。

日報テンプレートのほか、Googleカレンダーとの連携、KPI管理、エクセルダウンロードなどの機能も搭載。既読や提出状況も一目で把握できます。

料金：ユーザーあたり月額898円～のプラン（税込、年間契約）

26. ASTRUX SaaS

ASTRUX SaaSは、文書管理に特化した情報共有ツール「ASTRUX2.0」のクラウド版です。自社サーバーを構築することなく利用できるため手軽ですね。

ASTRUXでは、企業における一般文書やISO文書、記録などの運用・管理をWebベースで一元管理し、文書管理に関わる様々な業務を効率化します。医療文書や仕様書などの特殊なドキュメントにも対応しているため、様々な業種で利用できます。

料金：月額77,500円～（税抜。ホスティング35,000円＋ライセンス42,500円）。別途、初期費用が税抜で計10万円かかる

27. Google Workspace

Google Workspaceは、Googleドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、Chat、Meetなどをまとめて使えるビジネス向けのスイートです。ファイルの共有と同時編集の基本がそろっているので、すでに契約している場合は、新しいツールを足す前に、まずここで足りるかを確認するのがおすすめです。

料金：Business Starterはユーザーあたり月額7ドル～（年契約、月払い）

情報共有ツールを社内で効果的に利用する方法

情報共有ツールは導入するだけでは意味がありません。チームのメンバーに積極的に利用してもらうことで初めて効果があります。

情報共有ツールを効果的に利用するには、次の点に注意するとよいでしょう。

• 情報共有を優先事項とする：情報共有を社内の優先事項とし、ツールの利用にインセンティブを与えると良いでしょう。例えば、新しい情報を共有した社員がいれば、Slackでシェアするなど。
• 初日から情報共有の文化を作る：新しいチームメイトを迎えたら、初日から情報を共有し合う文化を体験させましょう。社内Wikiの使い方を説明するパートナーを指名したり、新入りメンバーに新しいインプットを依頼したりするといいですね。
• リーダーがお手本となる：情報共有ツールを導入したら、まずはリーダー自身が使い始めます。社員から質問を受けたら必ず回答を掲載し、お手本となって利用を促しましょう。

まとめ

Kipwiseを筆頭として、情報共有ツールはたくさん存在します。まず、共有したいものを文書、ファイル、タスク、日報のどれか1つに決め、候補を2つに絞ってください。そのうえで、現場のメンバー数名と2週間ほど試し、更新が続くかどうかを機能表より先に確かめます。

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