チームの業務効率化のために、情報共有ツールを導入したいと考えている人も多いのではないでしょうか？特にリモートワークが一般的となる中、ビジネスにとって重要な情報や文書、ノウハウ、資料などをメンバー全員で共有することは重要性を増しています。
この記事では、情報共有ツールを導入するメリットを解説するとともに、おすすめの情報共有ツールを29選んで紹介します。導入前・導入後に気を付けたい点も解説。
「社内のナレッジ共有を促進したい」「自分のチームに最適な情報共有ツールを探している」そんな人はぜひ本記事を参考してみてください。
情報共有ツールとは
情報共有ツールとは、チーム内での情報やナレッジ、ノウハウなどの共有を容易にするテクノロジーのことを指します。社内Wikiやチャットツールなどは社内の情報共有ツールの一例です。
具体的には、
- ファイルの保管・共有
- 文書やマニュアルの作成
- プロジェクト管理
- タスク管理
などの機能を持ったツールのことを指します。
情報共有ツールを使うメリット
円滑な組織運営のために、情報共有の徹底は欠かせません。そのため、マニュアルや業務記録のシェアを既に行っているビジネスは多いかと思います。では、わざわざ情報共有ツールを導入するメリットはどこにあるのでしょうか？
業務の効率化とパフォーマンス向上
情報共有ツールを導入することで、必要な情報を見つけたり、リサーチを行ったりする時間を短縮し、業務効率化を期待することができます。また、個人のノウハウを組織全体で簡単に共有することで、一部の人材のみではなく、組織全体のスキル向上が期待できますね。
属人化の防止
属人化とは、情報や知識が浸透せず、特定の個人だけが持つものになってしまっている状態を指します。属人化が進むと、その個人が退社したり異動したりするだけで、貴重なノウハウが失われ、業務に支障が出てしまうことも。
情報共有ツールを利用することで、属人化を防ぎ、人材育成や業務引継をより容易に行うことができるようになります。
分かりやすく記録
情報共有ツールは、単に情報を記録・共有するためだけのプラットフォームではありません。個人が感覚的に持っているナレッジを、誰にでも分かりやすいように表や図を利用して記録し、代々引き継がれていく貴重な財産を構築できるようになります。
情報共有ツールを選ぶ際に注目したい点
近年、様々な情報共有ツールが誕生しています。各サービスにはそれぞれ特徴があるため、自分の会社のニーズをしっかりと把握して比較検討することが重要です。
以下では、社内の情報共有ツールを選ぶ際に、特に考慮したい点を挙げました。
使いやすさ
情報共有ツールを選ぶ際で最も重要なのは、誰にでも使いやすいツールであることです。使いにくいツールは利用が進展しません。
テクノロジーに詳しくない社員でも、簡単に情報をアップロード・更新・サーチ・利用するできるような、直観的に操作できるUIを備えているツールを選ぶことがおすすめです。
効率的な情報管理
次に重要なのは効率的に情報を管理することです。例えば、
- 素早く的確に情報を検索
- 変更点をすぐに把握するために各バージョンの履歴を確認
- レビューフローを利用してコンテンツを最新の状態で維持
- Google DriveやChrome、Slackなどの外部機能とのインテグレーションが充実
- 「必ず確認」機能を使ってチーム内の既読を確認
といった機能があれば、情報管理が効率的に行えます。
パフォーマンス向上に役立つ機能
せっかくなら、単に情報を管理するだけでなく、チーム全体のさらなるパフォーマンス向上が期待できるような情報共有ツールを導入したいところ。利用の浸透やナレッジギャップを理解するための統計機能が備わっているかどうか確認してみましょう。
おすすめの情報共有ツール29選
では、上記の点に着目しておすすめの情報共有ツールを見ていきましょう。以下では、ビジネスの情報共有を支援するツールを29紹介します。フリーのものもあれば有料のものもあるので、自分のニーズを把握して最適なものを選びましょう。
1. Kipwise
Kipwise は、2018年に誕生した最新のクラウド型社内情報共有ツールです。効率的な社内Wikiの構築を様々な観点からサポート。例えば、次のような機能を使って重要な情報を簡単に管理・共有することができます。
- 強力なSlack統合：スラッシュコマンドを使って、Slackを離れることなくナレッジベースを構築することができます。Slackの他にもGoogle Drive、Trello、 Airtableなどとのインテグレーションも容易です。
- リアルタイムコラボレートエディター：豊富な埋め込みオプションにより、複数人で同じドキュメントを同時に編集することが可能。チームとして、視覚的に魅力的なドキュメントを簡単に作成できます。
- Chrome拡張機能：Chromeを使用しながら、ナレッジベースに簡単にアクセス。情報検索のためにタブ間をジャンプする必要がありません。
- コンテンツレビュープロセス：Kipwiseでは、アップロードされたコンテンツが常に最新で正確なものであることを保証するためのコンテンツレビュープロセスが充実しています。
- 確認必須コンテンツ：コンテンツを「確認必須」として設定すると、割り当てられたチームメイトがアラートを受信。既読状況の確認も容易です。
料金：ユーザーあたり月額3,300円～のプラン
2. Confluence
Confluenceは、Atlassian社が運営する包括的な社内Wikiツールです。場所を問わずナレッジベースやプロジェクトにアクセスできるため、リモートワークの時代に最適。様々なテンプレートが用意されているため、コンテンツを一から作成する必要がなく、チーム内で一貫性を維持するのも簡単です。
Atlassian社は他にもTrelloやJiraといったタスク管理ツールも提供しています。これらのツールをすでに使っている場合は、容易なインテグレーションのためにもConfluenceの利用がおすすめです。
料金：フリーミアム、ユーザーあたり月額5ドル～のプラン
3. Trello
Trelloは上記のConfluenceと同じく、Atlassian社によって提供されています。特にタスク管理に重点を置いており、タスクの割り当て、タイムライン、生産性メトリクス、カレンダーなどの機能が充実。チェックリスト、期限、添付ファイル、会話などをすばやく確認し、業務効率の向上が期待できます。
料金：フリーミアム、ユーザーあたり月額5ドル～のプラン
4. Slab
Slabは、現代のワークプレイスに最適な情報ハブです。 Slabでは、ドキュメントだけでなく学習行程そのものの共有を可能にし、チームが潜在能力を最大限に発揮できるように支援します。また、 リアルタイムコラボレーションをサポートするエディターを提供しているため、チームは同じドキュメントを同時に編集できます。
Slabは高速検索もサポートしており、Slack、GitHub、G Suiteなどのツールとも統合可能。チームが使用している他のツールとシームレスに連携できます。
料金：最初の10ユーザーは40ドル～、その後はユーザーあたり月額8ドル～のプラン
5. Slite
Sliteは、チームが知識を記述して整理するためのスペースです。 軽くて使いやすいエディター、チャネルベースのインターフェイス、ページコメントなどのコラボレーション機能を備えています。Sliteを利用することで、社内の情報を整理して、必要な時に必要なものだけを効率的に参照できるようになります。
Sliteは、社内Wikiの構築に役立つ様々なテンプレートも提供しているため、全てを最初から作成する必要がありません。これは、社内Wikiなどの情報共有ツールを初めて使う人にとって便利ですね。
料金：フリーミアム、ユーザーあたり月額8ドル～のプラン
6. Guru
Guruはアメリカ発の情報共有プラットフォームです。必要な知識を必要な時に引き出すことで、チームの効率的な作業を支援します。ChromeやSlackと統合することで、ワークフローを乱すことなくスムーズに情報にアクセスできるようになります。
また、GuruではAIを使ってナレッジマネジメントの過程の一部を自動化することも可能。しかし、ナレッジ共有ツールの中では若干高額であることが難点です。
料金：フリーミアム、ユーザーあたり月額14ドル～のプラン
7. Nuclino
Nuclinoは、ドイツ発の情報共有ツールです。Nuclinoのウェブエディターはシンプルで使いやすく、リアルタイムに文書を共同編集したり、チームのナレッジベースに繋げたりすることが簡単に行えます。
特にミーティングノートやプロダクト情報、ドキュメント、報告書などを整理・共有するのにNuclinoは便利です。
料金：フリーミアム、ユーザーあたり月額6ドル～のプラン
8. Notion
Notionはプロジェクト管理、ドキュメント共有、コラボレーション、メモ管理などを一括的に行えるワークスペースです。カンバン方式のリストやカレンダーなどを見やすく分かりやすく製作し、チーム内で共有することができます。
Notionは単なる社内Wikiではなく、Trelloのようなプロジェクト・タスク管理ツールとしても使えるのが特徴的です。
料金：フリーミアム、ユーザーあたり月額4ドル～のプラン
9. Bloomfire
Bloomfireは、社内での情報の集約化を支援するプラットフォームです。Bloomfireを使うことで、社内でナレッジやプロセス、さらにはメンバー同士を適切に連携することが可能になります。
さらに、BloomfireはAIを活用した検索システムを取り入れており、動画を含む全メディアを一括して検索することが可能。必要な情報を見つける時間を大幅にカットできます。
料金：ユーザーあたり月額25ドル～のプラン
10. OneBar
OneBarは、AI技術を取り入れた組織内Q＆Aナレッジベースです。情報共有の文化が進んでおり、Q&Aという形で効果的に情報を整理したいビジネスにおすすめ。
OneBarを使うことで、Slackのメッセージ履歴などから簡単に社内FAQページを構築することができます。また、そこから様々なチャネルから自動的に質問に答えることも可能。何度も繰り返される質問に答える手間を大幅に減らすことができます。
料金：月額200ドル～のプラン
11. Bit.ai
シリコンバレー発のBit.aiは、仕事やタスクの作成、情報管理、そしてコラボレーションまですべてを同一プラットフォーム上で行うことができる包括的な情報管理システムです。
Bit.aiのエディターは用途が広く、ダイナミックなノートやwiki、文書、ナレッジベース、プロジェクト計画、トレーニングマニュアルなどを簡単に作成することができます。また、社内ですでに利用しているツールと連結することもできます。
料金：フリーミアム、ユーザーあたり月額8ドル～のプラン
12. Esa
esaは「情報を育てる」ことに重点を置いた情報共有ツールです。とりあえず未完成でもドキュメントをシェアし、チーム全員で編集していく過程を大切にしています。同時編集や外部サービスとの連携などの基本機能も充実。
キュートなデザインが特徴的なesaは日本発の情報共有ツール。日本語で快適に使いたいというチームにおすすめかもしれません。
料金：ユーザーあたり月額500円
13. Backlog
Backlogは使いやすさを第一に考えて作られた情報共有・プロジェクト管理ツールです。社内Wikiだけでなく、カンバンボードやガントチャートなど、円滑なプロジェクト管理に必要なツールがそろっています。そして直観的に操作できるUIを備えているため、IT部門のメンバーだけでなく、営業やマーケティング部門の社員でも簡単に利用できます。
料金：フリープランあり、有料プランは月額2,640円～
14. Typetalk
Typetalkは上記のBacklogと同じヌーラボ社が提供するビジネスチャットツールです。Backlogとシームレスに連携でき、ファイル（PNG / JPEG / GIF / DOC / PDF）はTypetalkのメッセージにドラッグ＆ドロップするだけで簡単に共有できます。
さらに開発者向けにAPIとWebhookも用意。ボットやカスタムツールの作成、外部連携など、好みに合わせてカスタマイズできるのも特徴です。
料金：フリーミアム、月額1,078円～のプラン
15. Redmine
ここまで紹介したクラウド型の情報共有ツールとは異なり、Redmineは自社のサーバーにインストールして利用するオンプレミス型のソフトウェアです。オープンソースであるため、無料で利用できます。
Redmineを使えば、やるべきタスクをロードマップやカレンダー、ガントチャートなどで視覚化。メンバー間での共有や進捗状況の確認も簡単です。
料金：無料
16. My Redmine
My Redmineは、上記Redmineのクラウド版です。基本的な機能は同じですが、クラウドサービスであるためバージョン更新やインストール、メンテナンスなどが不要。スマホアプリ版でも利用できます。
オンプレミス型のRedmineからのデータ移行・バックアップにももちろん対応しているので、両方使いこなしたい人にもおすすめです。
料金：月額8,000円～のプラン（ユーザー上限1,000人）
17. Dropbox Business
Dropbox Businessは、クラウド型のドキュメント管理プラットフォームであるDropboxのビジネス版です。ファイル管理に特化しているため、画像や動画などの容量の大きいアイテムの保管や、旧バージョンのファイル復元などの機能が充実しています。
オンラインストレージの印象が強いDropboxですが、ビジネス版はチームコラボレーションに便利な機能も搭載されています。SlackやZoomなどのコミュニケーションツールとシームレスに統合し、共同作業を簡単にします。
料金：ユーザーあたり月額12.50ドル～のプラン
18. Fleekdrive
Fleekdriveは、リモート作業が多いチームにおすすめの情報共有ツールです。ドキュメントの共同編集やファイル配信機能、モバイルアプリなどの機能を使って、離れた場所にいながら効果的に共同作業を進めることができます。
さらに、顧客へのメール送付や部内の承認作業などの簡易タスクを自動化することもできます。
料金：ユーザーあたり月額500円～のプラン
19. box
boxはセキュリティを重視した情報共有ツールです。重要なファイルをクラウド上で管理することに抵抗があるビジネスも多い中、boxは高度なセキュリティ制御やインテリジェントな脅威検出、情報ガバナンスを備えたプラットフォームを開発。厳密なデータ保護や業界規制など、boxはあらゆるコンプライアンスニーズに対応しています。
料金：ユーザーあたり月額5ドル～のプラン
20. サイボウズGaroon
Garoonはサイボウズ社が提供する包括的なワークスペースです。スケジュール・掲示板・ワークフロー・ポータルなど、組織の情報共有に必要な機能がそろっており、また日英中の3か国語対応によりグローバルなビジネスでも利用できます。
さらに、施設予約や離席中のユーザー宛に伝言を残せる「電話メモ」といったユニークな機能も搭載。数名程度の小さなチームから、数万人規模の大企業まで、人数に関係なく誰でも便利に使うことができます。
料金：ユーザーあたり月額845円～のプラン
21. Microsoft Office 365
Microsoft Office 365は、Microsoft社が提供する社内の情報共有システム・プロジェクト管理ツールです。Microsoftを使うことが多い企業に特におすすめ。大企業ならではの充実したセキュリティとOfficeとの連携の強さが特徴的です。
チャット、通話、ビデオ会議、メールや予定表共有機能といったビジネスに欠かせない基本機能がしっかりとそろっています。
料金：ユーザーあたり月額540円～のプラン
22. Yammer
YammerはMicrosoft社が提供する社内SNSです。組織内のエンゲージメントを向上し、コミュニケーション向上を支援します。共通の関心を持つコミュニティを作ったり、アイデアやフィードバックを集めたりするのにYammerは便利です。
Microsoft Office 365とあわせて使うことで、より効率的に社内で情報を共有することができるようになります。
料金：ユーザーあたり月額3,480円～のプラン（Microsoft Office 365のその他機能含む）
23. Evernote
Evernoteはメモやノートの取り方を改革するメモアプリです。ノート、タスク、スケジュールなどを一カ所にまとめられるため、情報の記憶と目標の実現が加速します。テキスト文書だけではなく、写真やボイスメモなど、様々な形式のデータを整理できるのが特徴です。
また、Evernoteは紙文書をスキャンしてペーパーレスに保存する機能も搭載。名刺や領収書などをデジタル化することで、すっきりとしたオフィスを目指しましょう。
料金：ユーザーあたり14.99ドル
24. TimeTree
Time Treeは予定の共有を前提に作られたスケジュール管理アプリです。チームの予定を共同で管理することができ、さらにメモ機能でコメントをつけることも簡単。スマホ利用を基本としており、外出先での利用も容易であるため、リモートワークの時代に最適です。
テレワークではどうしても個人での動きが多くなりますが、それぞれがいつ何をしているのかがTime Treeを使うことで明らかになります。そのため、離れていても組織の一体感を保つことができます。
料金：無料
25. Knowledge
KnowledgeはRedmineと同じく、無料で使えるオープンソース型の情報共有ツールです。Markdown記法で記事を執筆でき、キーワード検索も充実。添付ファイルの内容も検索対象に含まれるため、必要な情報を見逃しません。
Knowledgeは自社サーバーにインストールするオンプレミス型の情報共有ツールであるため、外部に置きたくない情報の共有も進めることができます。
料金：無料
26. Talknote
Talknoteは組織間のコミュニケーションを活性化させることを目標としたカルチャーマネジメントツールです。日々の業務や売上報告、日報、クライアントの声やクレームなどをテーマごとに集約。1つのトピックに対してコメントできるグループ機能を使って、オープンな環境で常に情報の整理が可能です。
また、Talknoteに集約されたコミュニケーションを解析し定量化することで、組織や人の問題点を把握できます。日本で飲食、医療、小売、製造など様々な業界で約1,000社が導入している人気ツールです。
料金：非公開（要問合せ）
27. gamba!
gamba!は日報の共有に特化した情報共有ツールです。日報×社内SNSアプリをコンセプトに、日報作成や目標達成状況のグラフ化などがスマホやPCで簡単に行えるツールとなっています。面倒な日報作成が楽しいものになる仕組みも満載です。
日報テンプレートのほか、Googleカレンダーとの連携、KPI管理、エクセルダウンロードなどの機能も搭載。既読や提出状況も一見で把握できます。
料金：非公開（要問合せ）
28. ASTRUX SaaS
ASTRUX SaaSは、文書管理に特化した情報共有ツール「ASTRUX2.0」のクラウド版です。自社サーバーを構築することなく利用できるため手軽ですね。
ASTRUXでは、企業における一般文書やISO文書、記録などの運用・管理をWebベースで一元管理し、文書管理に関わる様々な業務を効率化します。医療文書や仕様書などの特殊なドキュメントにも対応しているため、様々な業種で利用できます。
料金：月額25,000円～のプラン（別途初期費用あり）
29. Documal SaaS
Documal SaaSは、富士通が提供するクラウド文書管理システムです。文書の作成・承認から廃棄までのライフサイクルを自動化し、無駄な労力なしで常にコンテンツを最新に保つことができます。専用環境のプライベートSaaSと、安価なパブリックSaaSから、自社のニーズに合わせて選ぶことができます。
料金：月額20,000円～のプラン（別途初期費用あり）
情報共有ツールを社内で効果的に利用する方法
情報共有ツールは導入するだけでは意味がありません。チームのメンバーに積極的に利用してもらうことで初めて効果があります。
情報共有ツールを効果的に利用するには、次の点に注意するとよいでしょう。
- 情報共有を優先事項とする：情報共有を社内の優先事項とし、ツールの利用にインセンティブを与えると良いでしょう。例えば、新しい情報を共有した社員がいれば、Slackでシェアするなど。
- 初日から情報共有の文化を作る：新しいチームメイトを迎えたら、初日から情報を共有し合う文化を体験させましょう。社内Wikiの使い方を説明するパートナーを指名したり、新入りメンバーに新しいインプットを依頼したりするといいですね。
- リーダーがお手本となる：情報共有ツールを導入したら、まずはリーダー自身が積極的に利用することが重要です。社員から質問を受けたら必ず回答を掲載し、お手本となって利用を促しましょう。
- 最適なツールを使ってナレッジ共有を簡易化する：たくさんある情報共有ツールの中から、自分のビジネスにとって最も使いやすいものを選ぶことが大切です。
まとめ
この記事では、
- 情報共有ツールとは？
- 情報共有ツールを導入後するメリット
- 情報共有ツールを選ぶ際に注目したい点
- おすすめの情報共有ツール29選
- 情報共有ツールを社内で効果的に利用する方法
について詳しく見てきました。情報共有ツールは適切に利用すれば、社内の情報共有を容易にし、チーム内のコミュニケーションを円滑化する効果があります。その結果、売上増加や社内文化の改善にも繋がります。
Kipwiseを筆頭として、情報共有ツールはたくさん存在します。自社に最適なものを選ぶには、まずは自分のニーズを把握することが重要です。その上で比較検討してぴったりのツールを選びましょう。
