ビジネスの場面では、様々な文書を扱う機会があります。重要な情報も文書に記載されていることが多いため、たくさんの文書を適切に管理することは非常に重要です。
組織内の文書管理を容易にするのが文書管理システムです。この記事では文書管理システムを導入するメリットを解説しています。また、おすすめの文書管理システムを10つ紹介して価格を比較しているので、ぜひ参考にしてみください。
文書管理システムとは？
文書管理システムとは、組織内で必要となる文書やドキュメントを効率的に管理するためのツールです。
ビジネスを行う上で、マニュアルや解説書、承認書類、領収書、納品書など、様々な書類を扱う機会が出てきます。このような文書はしっかりと管理しなければ、大切なものを失くしてしまったり、必要な書類を見つけられなかったりすることも。
文書管理の手間やミスを減らすために、書類をデジタル化して管理する文書管理システムが重要になってくるのです。
チームで文書管理システムを使うメリット
マニュアルや業務記録など必要文書の管理・共有・保存などは、ほとんどの会社が行っているのではないかと思います。では、わざわざ文書管理システムを導入するメリットはどこにあるのでしょうか？
業務の効率化
必要なドキュメントを探したり、大量の書類を管理する手間を削減し、文書管理にかかる業務を効率化することができます。また、スマホやタブレットなどからでも文書にアクセスできるタイプの文書管理システムを導入すれば、リモートワークやテレワークにも便利です。
組織としてのパフォーマンス向上
文書管理システムを導入することで、社員全員が必要なドキュメントにアクセスしやすくなります。そのため、情報や知識の属人化を防ぎ、組織全体としてのパフォーマンス向上が期待できます。
より分かりやすいドキュメントの作成
多くの文書管理システムには、様々な書類を作成するためのテンプレートが備わっています。そのため、社内で文書の様式を統一することが簡単になります。
また、図や表、カンバンボードなどを作成し、単純な文書よりも分かりやすい形で情報を記録できるようになるのもメリットです。
文書管理システムを選ぶ際に注目したい点
ナレッジ共有の重要性が注目されるのに伴い、多種多様な文書管理システムが登場しています。その中でどれを選べばいいか迷ってしまいますよね。
最適な文書管理システムを選ぶには、自分のチームのニーズをしっかりと把握したうえで、各ツールを比較検討することが重要です。文書管理システムを比較する際には、例えば次のような点に着目すると良いかもしれません。
- 誰でも簡単に操作できるものであるか？
- 強力な検索機能（分類、タグ、全文検索）が備わっているか？
- セキュリティ対策（アクセス権限、情報漏洩防止など）は充実しているか？
- 他のツール（Chrome、Slack、Google Driveなど）と連携できるか？
- 更新や変更点をすぐに把握できるか？
- 申請・承認などのワークフロー機能はついているか？
- 複数のデバイスに対応しているか？
おすすめの文書管理システム10選
では、以上で紹介した点に注目して、特におすすめの文書管理システム10選を見ていきましょう。有料のものだけでなく、フリーのものも紹介しています。また、この記事の最後に価格比較表を載せているので、参考にしてみてくださいね。
Kipwise
Kipwiseは現代の職場に最適な文書管理システムです。ドキュメントやコンテンツのクラウド管理に加えて、社内Wikiの作成やナレッジ共有に便利な機能も備わっています。
KipwiseはSlackとのインテグレーションに特化しているため、Slackを多用するチームにおすすめ。他にも Google Drive、Trello、 Airtableなどと繋げて使うことも簡単です。どこからでもシームレスに社内のナレッジベースにアクセスすることができます。
Kipwiseでは、次のような機能を使って社内の情報共有を効率化することができます。
- 強力なSlackインテグレーション：Slack Actionや強力なスラッシュコマンドを使って、チームの情報ベースにアクセス。必要な情報の検索を容易にします。Slackを離れることなく社内Wikiを構築することができるのは便利ですね。
- リアルタイムコラボレートエディター：豊富な埋め込みオプションを使って、チームメンバー複数人で同時にドキュメントを編集。離れた場所からでも共同作業を支援します。
- Chrome拡張機能：Webをブラウジングしながら必要な情報にアクセス。新しいウィンドウやタブを開く必要はありません。
- コンテンツレビュープロセス：文書管理システムに登録されているコンテンツが常に最新・正確であることを保証するために、適切なレビューアを割り当てることができます。
- 「要確認」機能：ドキュメントを「要確認」に指定すると、対象メンバーがアラートを受信。既読状況が一目でわかるため、大事な情報の読み忘れ・伝え忘れを防止できます。
価格：ユーザーあたり月額3ドル～のプラン
Confluence
Confluenceは、Atlassian社が運営する包括的な文書管理システムです。社内Wiki機能を備えているだけでなく、場所を問わずナレッジベースやプロジェクトにアクセスできるため、リモートワークの時代に最適。
また、Confluenceでは様々なテンプレートが用意されているため、コンテンツを一から作成する必要がなく、チーム内でドキュメントの一貫性を維持するのも簡単です。
料金：フリーミアム、ユーザーあたり月額5ドル～のプラン
Nuclino
Nuclinoは、組織内の文書、ナレッジ、ノウハウ、タスク、そしてプロジェクトを1つの場所にまとめることのできるツールです。Nuclinoのウェブエディターはシンプルで使いやすく、チームが簡単にナレッジを整理・共有するのに最適なツールとなっています。
Nuclinoは、ミーティングノートやプロダクト情報、ドキュメント、報告書などの整理・共有に特化しています。リアルタイムに文書を共同編集することも可能です。
価格：フリーミアム、ユーザーあたり月額6ドル～のプラン
Slab
Slabは、これから新しくナレッジ共有の文化を創成しようと考えているチームにおすすめです。情報そのものだけでなく学習行程も共有を可能にし、チームが潜在能力を最大限に発揮できる環境を構築します。
Slabでは、複数名で同時にドキュメントを編集するエディターを利用でき、また情報の高速検索にも対応。Slack、GitHub、G Suiteなどの外部ツールとのインテグレーションも充実しています。直観的で使いやすいUIも特徴的です。
価格：最初の10ユーザーは40ドル～、その後はユーザーあたり月額8ドル～のプラン
Fleekdrive
Fleekdriveは、リモート作業が多いチームにおすすめのオンラインストレージです。在宅勤務やサテライトオフィスとのやりとり、モバイルを活用した現場とのファイル共有などのシーンで、素早く安全なやり取りを可能にします。ドキュメントの共同編集やファイル配信機能、モバイルアプリなどの機能を使って、離れた場所にいながら効果的に共同作業を進めることができます。
さらに、顧客へのメール送付や部内の承認作業などの簡易タスクを自動化することもできます。
料金：ユーザーあたり月額500円～のプラン
Documal SaaS
Documal SaaSは、富士通が提供するクラウド型の文書管理システムです。文書の作成・承認から廃棄までのライフサイクルを自動化し、無駄な労力なしで常にコンテンツを最新に保つことができます。専用環境のプライベートSaaSと、安価なパブリックSaaSから、自社のニーズに合わせて選ぶことができます。
価格：月額20,000～のプラン（別途初期費用あり）
ASTRUX SaaS
ASTRUX SaaSは、文書管理に特化した情報共有ツール「ASTRUX2.0」のクラウド版です。自社サーバーを構築することなく利用できるため手軽ですね。
ASTRUXでは、企業における一般文書やISO文書、記録などの運用・管理をWebベースで一元管理し、文書管理に関わる様々な業務を効率化します。医療文書や仕様書などの特殊なドキュメントにも対応しているため、様々な業種で利用できます。
価格：月額25,000円～のプラン（別途初期費用あり）
box
boxはセキュリティを重視した文書管理システムです。重要なファイルをクラウド上で管理することに抵抗があるビジネスも多い中、boxは高度なセキュリティ制御やインテリジェントな脅威検出、情報ガバナンスを備えたプラットフォームを開発。厳密なデータ保護や業界規制など、boxはあらゆるコンプライアンスニーズに対応しています。
価格：ユーザーあたり月額5ドル～のプラン
Bloomfire
Bloomfireは、社内での情報の集約化を支援するプラットフォームです。Bloomfireを使うことで、社内でナレッジやプロセス、さらにはメンバー同士を適切に連携することが可能になります。
さらに、BloomfireはAIを活用した検索システムを取り入れており、動画を含む全メディアを一括して検索することが可能。必要な情報を見つける時間を大幅にカットできます。
料金：ユーザーあたり月額25ドル～のプラン
Guru
Guruはアメリカ発のドキュメント管理・ナレッジ共有ツールです。必要な知識を必要な時に引き出すことで、チームの効率的な作業を支援します。ChromeやSlackと統合することで、ワークフローを乱すことなくスムーズに情報にアクセスできるようになります。
また、Guruではコンテンツを常に最新かる正確なものに保つために、適宜その分野の担当者による確認行程を簡単に導入することもできます。
料金：フリーミアム、ユーザーあたり月額6ドル～のプラン
それぞれのサービスには異なるメリットがあり、業種によって最適なツールも変わってきます。そのため、単に価格だけを見て決めるのではなく、機能をしっかりと比較検討することが重要です。導入前に各ツールの運営会社に相談してみることもおすすめです。
