効果的にビジネスを運営するには、質の高い基盤の上でチーム全体が相乗して働くことが欠かせません。そんな環境作りを応援するのが標準作業手順書です。標準作業手順書はStandard Operating Procedureの頭文字を取ってSOPと呼ばれることもあります。標準作業手順書の最大の目的は、全社員が正確かつ迅速に作業を進めるように支援することにあります。大規模な企業では、各部署内で統一された作業基準があると効果的です。マニュアルがないと、社員は解決策を探すのに膨大な時間と労力を費やしてしまう可能性があります。特に何度も行う作業の場合、手順書を作成することには大きな意義があると言えるでしょう。
サプライチェーン管理、販売、カスタマーサービスなどの通常のワークフローに加えて、ビジネスの過程では思いがけないことが起こることもあるでしょう。例えば、上司が病欠の場合、部下は円滑に作業を進めることができるでしょうか？代わりに誰に報告したり指示を仰いだりするか把握しているでしょうか？SOPには、こういった状況でもプロジェクトを円滑に進めるためのステップが記されています。
標準操作手順書（SOP）は、ビジネスプロセスと内部ワークフローのルーティンを段階的に記した書類です。組織内で作業手順を標準化することで、重大な間違いの発生を防止したり、仕事の品質を一定に保ったりすることにも役立ちます。また、SOPは企業コンプライアンスを維持する手助けをするものであるとも言うことができます。標準作業手順書には、頻繁に行われる作業のプロトコルだけでなく、緊急時の対応などを含めることもできます。
ステップバイステップで作業行程を示したマニュアルがあれば、社員は細かなミスを犯すことが少なくなります。せっかくの仕事が無駄にならないよう、社内でタスクのスタンダードを定めておくとよいですね。
チームで共同作業を行う際には、メンバー全員が計画、戦略、目的、そしてプロセスの面において共通の理解を抱いていることが重要です。標準作業手順書の目的は、メンバー間で作業に一定のクオリティを保つことにあります。
新入社員を採用した際に欠かせないのがオンボーディング。SOPは、入社したばかりのメンバーが素早く作業に慣れるために欠かせません。口頭での説明と合わせて、しっかりと文書化されたマニュアルがあれば、オンボーディングがより迅速かつ効果的に行えるようになります。
ビジネスにハプニングは付き物。問題が起きてから対処するよりも、事前に備えがあった方がより良い対応ができるはずです。標準作業手順書では、問題が起きた際の対処法がまとめてあるため、何かあったときでも冷静に行動できるようになります。また、訴訟に発展するような重大なミスが起きることを防止する上でも役立ちます。
標準作業手順書はワークフローを合理化するだけでなく、チーム内で目指すべき目標を統一することにも役立ちます。そうすることで「一緒に仕事をしている」というチームとしての一体感を産み出すことができます。また、プロセスを文書化することで、フィードバックやアイディアの提案がしやすくなることも期待できますね。
標準作業手順書に記載すべき内容は作業の種類によって異なりますが、一般的には
などを含めるとよいでしょう。また、状況に合わせて適宜内容を編集し、常に最新の状態に保つことも重要です。
誰もが必要なときに手順書に簡単にアクセス・編集できるよう、社内wikiなどのナレッジベースにアップロードしておくことがおすすめです。Kipwiseなら、テンプレートから書類を作成し、簡単に関係者と共有することが可能です。
新しくSOPを作成するのは、なかなか大変なことです。また、たくさんの手順書を作ると統一感がなかったり、最新の状態に保ったりすることが難しくなります。
Kipwiseでは、あらかじめデザインされた標準作業手順書のテンプレートを用意しています。テンプレートを利用することで、必要な情報を漏らすことなく、組織全体で利用できる分かりやすい標準作業手順書を簡単に作成できるようになります。
効果的なマニュアルを作成するには、作成者、マネージャー、そしてチームが一体となって取り組む必要があります。以下では、標準作業手順書作成に役立つコツをまとめました。
マニュアルに間違いがあると、ワークフローに深刻な乱れが生じてしまいます。しゃないのルール変更やメンバーチェンジなどに合わせて、手順書の内容も随時変更していきましょう。常に情報を最新に保つために、定期的なレビュー日を設定することがおすすめです。
読む人が内容を理解できないのであれば、せっかくの手順書の意味がありません。また、質問のために貴重な時間を無駄にしてしまうことも考えられます。分かりやすさを徹底するために、下書きの段階からメンバーと共有して、意見を聞きましょう。
標準作業手順書は、必要なときにすぐにアクセスできてこそ効果があります。今ではリモートワークが一般的になっていますが、どこからでもマニュアルにアクセスできるよう、社内のデータベースにアップロードすることがおすすめです。機密情報が含まれる文書は、個別にアクセス権限を設定しましょう。
標準作業手順書の使用を上司が率先して促進しましょう。この手順書が業務を進める上で重要な資料であることを、メンバー全員が理解していることが必要です。必要であれば、エンゲージメントをチェックしたり、基準から外れた作業をする社員を注意したりするのも良いかもしれません。
標準作業手順書はあくまでもガイドラインであり、状況に応じては変更が必要になることを忘れてはいけません。手順書は常に改良していくもの、という意識を忘れないようにしましょう。
Kipwiseは現代のワークスペースに最適なナレッジ共有ツールです。特にリモートチームは、共同作業を円滑に進めるために、使いやすいナレッジハブが欠かせません。Kipwiseを使えば、標準作業手順書のような重要な文書を簡単に編集、保管、そしてどこからでもアクセスできるようになります。
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