プロジェクトを計画・実行する際には、チーム間のコラボレーションを促進したり、プロジェクトの進み具合を分かりやすく管理するための仕組みが欠かせません。「目標のKPIは達成できているか？」「他にできることはあるか？」「ここまでの課題は何か？」などを誰もが必要なときにすぐに把握できれば、よりスムーズに作業を進めることができるようになるでしょう。
プロジェクトサマリーは、ある時点におけるプロジェクトの進み具合を分かりやすくまとめたものです。日本語では作業報告書とも呼ばれています。プロジェクトサマリーには、作業の進展や現在の状況、これから行うべき内容などが簡潔に記載します。これにより、プロジェクトにまつわるデータを一ヶ所にまとめ、誰にとっても分かりやすく提示することができます。言い換えれば、作業報告書は社内・社外を問わず、プロジェクトに関わる人にその進展状況を簡潔に伝えるための書類なのです。
企業にとって、プロジェクト管理はもっとも難しい課題の1つであると言えます。市場の動きなど刻一刻と変動するため、管理者はそれに合わせて常に目標や作業内容を変えていかなければいけません。また、プロジェクト実行期間中に労働力やリソースの変動があることも考えられます。さらに、統計によると、59％ものマネージャーは同時に2～5つのプロジェクトを管理していると言われています。そのため、プロジェクトがしっかりと進んでいるかどうかを確認するために、明確に書かれた作業報告書が不可欠なのです。
プロジェクトサマリーの作成には、たくさんのメリットかがあり、プロジェクトの成功に欠かせないステップであるとも言えます。
プロジェクトの進み具合を具体的に把握することができるようになり、現在の達成状況似合わせて、これから行うべき内容を適切に定めたアクションプランのを作成できるようになります。
プロジェクトの現在の状況を最初に立てた計画と比べることで、作業状況をより良く把握できるようになります。また、これから予定を立てる際にも役に立つはずです。
プロジェクトの成功には、適切なリスクマネジメントとコストマネジメントが欠かせません。現時点のリスクとコストを把握することで、これからのリスクを最小限におさえ、コストオーバーを防止します。
プロジェクト概要報告書を作成する最大のメリットは、関係者がプロジェクトの状況を一目で把握できるようになることです。いちいちミーティングを行ったり、現場を訪問したり、詳細な分析を行ったりする手間を省くことができます。
作業報告書には、次の内容を含めると効果的です。ただし、プロジェクトの性質や目的に応じて、記入すべき内容は変わってきます。
エグゼクティブサマリーは、プロジェクトの概説です。通常、数行でプロジェクトの説明、目的、作業報告書の主要点などを紹介します。レポート全体を読まなくても、内容がある程度分かるように心がけましょう。
アウトラインには企業名、担当部署名、担当者名、その他のパートナーなどを明記します。また、プロジェクトのスコープステートメントもここに含めます。スコープステートメントとは、行うべき作業の概要、解決すべき問題、締め切り、予算、また測定可能な成功基準などを記載したものです。これは、目標主導型のプロジェクト管理プロセスの基盤を確立するのに役立ちます。
プロジェクトマップ（ロードマップ）は、目標達成のための足取りを視覚的に表した全体像のことです。詳細なプロジェクトマップは場所を取り、読むのにも時間がかかるため、アクティビティを一覧表示する画期的なスケジュールを記載しても良いでしょう。
ここには、プロジェクトを進める上で達成すべきマイルストーン（節目）を記載します。アイディアスケッチからデザイン、テスティングなどの各行程を具体的に定義したら、それぞれ「進行中」「完了」「未完了」のスタンプを押しましょう。
プロジェクトには必ず一定の予算が割り当てられます。行程が完了した場合は実際にかかったコストを、未完了の場合は想定される予算を記載します。
プロジェクト成功の鍵は適切なリスクマネジメントにかかっています。ここでいう「課題」はここまでに直面した問題、「リスク」はこれから起こり得ると予想される問題のことです。過去の課題をしっかりと把握することで。将来のリスクを最小限に押さえることができるでしょう。
評価基準は、プロジェクトの進捗を測るための指標のことです。ここには、KPIを測るためのメトリックを含めることもできます。進捗を測るだけでなく、改善が必要な分野を見極めるためにも指標は重要です。また、チームの共同作業の効率を測るために、エンゲージメント指標を含めるのも良いかもしれません。
作業報告書は必ずアクションプランで締めるようにしましょう。プロジェクトがどのように進んだかを明確に理解した上で、次の行動方針を決定します。これはこれまでの方針と同じであるか、または新しく設定する必要があります。
効果的な作業報告書を作成するには、Kipwiseのサンプルテンプレートを利用するのがおすすめです。
Kipwiseのプロジェクトサマリーテンプレートは、プロジェクトの概要が直感的に一目でわかるようにデザインされています。サマリーの作成にかかる時間と手間を節約できるだけでなく、プロジェクトの進捗をより簡単に把握することもできるようになるはずです。また、Kipwiseを使ってこのテンプレートを社内のナレッジベースに簡単にアップロードすることもできるので、リモートチームにもおすすめです。
