マニュアルとは、社員が特定のプロセスの進行方法を確認したり、疑問点があれば適切な担当者を特定したり、緊急時に何をすべきかを確認するための資料です。これは、社員が業務を遂行するために必要なすべての情報を網羅した、いわば百科事典のような存在です。
もし、わずかな人数の社員で構成された小さな会社で、全員が自然にビジネスの仕組みを理解しているなら、マニュアルはまだ必要ないかもしれません。しかし、ほとんどの企業は時間とともに成長し、いずれは個別にすべての質問に答えることが困難になります。
この段階に達したとき、マニュアルは、全ての社員が会社の運営方法を理解できるようにするために役立ちます。以下に、効果的なマニュアルが組織にもたらすメリットをいくつか紹介します。
社員がプロセスを理解していなければ、自分の業務に責任を持つことはできません。マニュアルは、社員が業務を遂行し、予期せぬ事態に対応するために必要なすべての情報を提供し、ミスが発生した場合にはその責任を明確にします。
マニュアルは、会社の貴重なノウハウを全員がいつでもアクセスできる形で保存します。そのため、優秀な社員が休暇や病欠で不在になったり、他の会社に転職した場合でも、業務に支障をきたすことがありません。
明確なプロセス文書がなければ、各チームは独自の方法で業務を行わざるを得なくなりますが、それでは必要な結果が得られる保証はありません。マニュアルは、社員がプロセスを最も効率的な方法で完了できるようサポートします。
マニュアルがあれば、新入社員は迅速に会社の手順やポリシーに慣れることができます。さらに、よくある新入社員の質問にマニュアルで回答しておくことで、オンボーディングプロセスの時間を節約できます。
オペレーションマニュアルがあまりにも詳細で細かすぎると、社員は情報に圧倒されてしまう可能性があります。一方で、内容があまりにも曖昧だと、かえって混乱を招いてしまうかもしれません。社員に必要な情報を提供しつつ、過剰な情報で負担をかけないよう、適切なバランスを保つことが重要です。
複数の人がドキュメントの作成に関与すると、どうしても不整合が生じる可能性があります。しかし、マニュアルが各プロセスを異なる方法で記述していると、社員に混乱を招くことになります。この問題を解決するための一つの方法は、テンプレートを使用してマニュアルを作成することです。これにより、フォーマットが統一され、内容が理解しやすくなります。
オペレーションマニュアルは、組織の運営方法を明確に説明し、簡単な言葉で書かれている必要があります。正しいトーンで書かれているかどうか確信が持てない場合は、異なる部署の数名にマニュアルを共有し、理解できるかどうか確認してもらうと良いでしょう。
以下のステップに従って、明確で使いやすいマニュアルを作成しましょう。
マニュアルの目的を最初に定義することが重要です。このセクションでは、マニュアルが何を達成するためのものであるかを明確に説明します。
例:
次に、マニュアルがどの部署や社員に適用されるのかを明示します。全社的なマニュアルなのか、特定の部署に限定されるものなのかを記載します。
例:
業務手順を具体的に記載することで、社員がどのように業務を進めるべきかを理解できるようにします。業務の概要から具体的な手順、注意事項までを網羅的に記述します。
例:
手順詳細:
注意事項:
業務に必要なツールやシステムの使用方法を詳細に説明します。特に、アクセス方法やトラブルシューティングの手順を含めることで、社員が業務中に困った際の参考になります。
例:
使用方法:
よくある質問（FAQ）のセクションを設けることで、社員が自ら問題を解決できるようにサポートします。よくある質問とその回答をあらかじめ記載しておくことで、業務の効率化を図ります。
例:
問題が発生した際に迅速に対応できるよう、関連するサポートデスクや担当者の連絡先情報を記載します。
例:
マニュアルは、業務の変化に応じて更新されるべきです。更新履歴を記録することで、どの部分がいつ変更されたのかを明確にし、常に最新の情報が提供されるようにします。
例:
Kipwiseの社内マニュアルテンプレートを使用することで、会社全体で統一された、わかりやすいマニュアルを作成することが可能です。社員が必要な情報を迅速に取得できるよう、常にマニュアルの内容を最新かつ正確に保つことを心がけましょう。
Kipwiseのマニュアルテンプレートを活用するためには、以下の手順に従ってください。
このページの下部にある「このテンプレートで始める」ボタンをクリックして、Kipwiseアカウントを作成します。
Kipwiseでチームを作成した後、「新しいページを作成」を選択し、テンプレートから新しいページを作成します。
「社内マニュアルテンプレート」を検索し、「このテンプレートを使用」を選択します。
これで、Kipwiseのテンプレートを活用して、効率的にマニュアルを作成できます。チーム全体で情報を統一し、業務の効率化を図りましょう。
Kipwiseはコーディングやデザインの知識無しで、直感的に社内マニュアルが誰でも簡単に作成できるツールです。
画像や動画の埋め込みも、複数人の同時編集もできます。また、Google Driveと連携させれば、Google Drive内のファイルも簡単に埋め込むことができます。
Kipwiseの最大の特徴は、Slackとのパワフルな連携です。Slackから直接社内マニュアルを追加、編集、検索できます。生成AI機能を使えば、社内マニュアルの知識をもとに、Kipwiseのチャットボットが自動で社内の質問に回答してくれます。
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さらに、AI搭載の自動回答機能によって、チームメンバーがSlackに投稿した質問に社内の知識に基づいてKipwiseが答えてくれます。
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