経過報告書の書き方を徹底解説！テンプレートと具体例付き

本記事では、経過報告書の基本的な書き方や構成、作成のポイントを解説し、すぐに使えるテンプレートと具体例をご紹介します。

経過報告書とは？

経過報告書とは、プロジェクトや業務が現時点でどのような状況にあるかを報告する文書です。進捗や課題を整理することで、上司や関係者にプロジェクトの現状を分かりやすく伝え、的確な指示やサポートを受けるための基盤となります。

経過報告書の目的

• 進捗の共有: プロジェクトや業務の進行状況を明確にし、関係者全員が状況を把握できるようにする。
• 課題の把握と対応: 現時点での課題を洗い出し、次のステップを検討する材料とする。
• プロジェクト管理の支援: スケジュールやリソースの調整に役立てる。

経過報告書の基本構成

1. 基本情報

作成者、作成日、対象プロジェクトや業務名を記載します。

2. 進捗状況

完了したタスクや進捗状況を具体的に記載します。数値や成果物を挙げると分かりやすくなります。

3. 現在の課題

プロジェクトの進行において直面している課題や障害を整理します。

4. 今後の対応計画

課題に対する対応策や、次に取り組むべきタスクを明示します。

5. 補足情報（必要に応じて）

特記事項や参考資料を記載します。

経過報告書を作成するコツ

1. 簡潔に記載する
   経過報告書は、読みやすく簡潔にまとめることが重要です。箇条書きを活用してポイントを明確にしましょう。
2. 具体的な数値を使う
   進捗や課題を具体的な数値で表現すると、現状がより分かりやすくなります。
3. 5W1Hを意識する
   「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」を意識して記載すると、情報が整理され、読み手に伝わりやすくなります。
4. ビジュアルを活用する
   表やグラフを使用して進捗状況を視覚的に示すと、より説得力が増します。

経過報告書の具体例

例: 新製品開発プロジェクトの経過報告書

1. 基本情報

• 作成者: 山田太郎
• 作成日: 2024年12月3日
• プロジェクト名: 新製品「EcoWidget」開発プロジェクト

2. 進捗状況

• 完了したタスク:
  • 製品デザインの確定
  • プロトタイプ第1版の完成
• 進捗率: 60%
• 現在の状況: 現在、プロトタイプ第2版の改良を実施中

3. 現在の課題

• 課題1: プロトタイプでの一部素材が規定基準を満たしていない
• 課題2: 外注業者からの納期遅延

4. 今後の対応計画

• 次のタスク:
  • 素材基準を満たす代替案の検討
  • 外注業者とのスケジュール調整
• 対応策:
  • 代替素材のテストを12月10日までに実施
  • 納期を守るための調整会議を12月5日に開催

5. 補足情報

• 特記事項: プロトタイプ第2版の完成は予定より1週間遅れる見込み
• 添付資料: プロトタイプの設計図、現在の進捗を示すガントチャート

まとめ

経過報告書は、プロジェクトや業務の進行状況を的確に共有するための重要なツールです。本記事で紹介したテンプレートや例文を参考に、簡潔かつ分かりやすい報告書を作成しましょう。

経過報告書を活用することで、課題解決やプロジェクトの円滑な進行が実現し、チーム全体のパフォーマンス向上に繋がります！

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