経過報告書の書き方を徹底解説！テンプレートと具体例付き

本記事では、経過報告書の基本的な書き方や構成、作成のポイントを解説し、すぐに使えるテンプレートと具体例をご紹介します。

経過報告とは

経過報告とは、プロジェクトや業務の進行状況を途中で関係者に伝える重要なコミュニケーション手段です。 現在どこまで進んでいるか、どんな課題があるか、今後どう進めるかを明確に報告することで、チーム全体が同じ方向を向いて効率的に作業を進められます。

例: 「ウェブサイト制作の経過報告です。デザイン作成は完了し、現在コーディング作業を進めています。全体の70%が完了していますが、一部機能で技術的な課題が発生しており、完成予定が3日遅れる見込みです。」

経過報告の主な目的：

1. 進捗の可視化: 現在の状況を関係者全員が正確に把握
2. 課題の早期発見: 問題点の洗い出しと迅速な対策検討
3. 意思決定の支援: データに基づいた今後の方針決定

経過報告が重要な理由

経過報告を定期的に行うことで、以下のようなメリットが得られます：

チームワークの向上: 全員が現状を共有することで、連携がスムーズになり、重複作業や見落としを防げます。

リスク管理の強化: 早期に問題を発見し対策を講じることで、大きなトラブルを未然に防ぐことができます。

モチベーション維持: 進捗の可視化により、チームメンバーの達成感と責任感が向上します。

進捗報告書との違い

多くの方が混同しがちな「経過報告書」と「進捗報告書」ですが、以下のような使い分けがあります：

• 経過報告書: より包括的で、時系列での変化や背景情報に焦点を当てた報告
• 進捗報告書: 目標に対する達成度合いや数値的な進捗に焦点を当てた報告

実際のビジネスシーンでは、両方の要素を含む文書として作成されることが多く、基本的には同じものと考えて問題ありません¹。

途中経過報告とは

途中経過報告は、プロジェクトの中間地点で実施する報告で、軌道修正のための重要な判断材料となります。定期的な報告とは異なり、重要な変更点や課題が発生した際に随時作成されます。

経過報告書の基本構成と書き方

1. 基本情報の記載方法

作成者、作成日、対象プロジェクトや業務名、報告対象期間を明確に記載します。この情報により、報告書の位置づけと範囲が明確になります。

2. 進捗状況の効果的な表現

完了したタスクや進捗状況を具体的に記載します。数値や成果物を挙げると分かりやすくなります。進捗率は必ず数値で表現し、可能な限りビジュアル要素（グラフや表）を活用しましょう。

3. 課題の洗い出しと整理

プロジェクトの進行において直面している課題や障害を体系的に整理します。課題の影響度と緊急度を明確にし、優先順位を付けることが重要です。

4. 今後の対応計画の立て方

課題に対する具体的な対応策や、次に取り組むべきタスクを明示します。担当者と期限を必ず明記し、実行可能性を重視した計画を立てましょう。

5. 補足情報の活用法

特記事項や参考資料、関係者への影響度などを記載します。添付資料がある場合は、その概要も併せて説明しましょう。

効果的な経過報告書を書くコツ

5W1Hを活用した報告術

When（いつ）: 具体的な日時や期間を明記

Where（どこで）: 作業場所や対象範囲を特定

Who（誰が）: 担当者や関係者を明確化

What（何を）: 実施内容や成果物を具体的に記述

Why（なぜ）: 実施理由や背景を説明

How（どのように）: 実施方法や手順を記載

このフレームワークを活用することで、情報の漏れや曖昧さを防ぎ、読み手に伝わりやすい報告書を作成できます。

数値データの効果的な使い方

進捗や課題を具体的な数値で表現すると、現状がより分かりやすくなります：

• 進捗率: 「約半分完了」→「進捗率65%」
• 期間: 「少し遅れている」→「予定より3日遅延」
• 予算: 「予算内」→「予算の87%を使用」

ビジュアル要素の活用方法

表やグラフを使用して進捗状況を視覚的に示すと、より説得力が増します：

• ガントチャート: スケジュール進捗の可視化
• 円グラフ: 全体に占める割合の表示
• 棒グラフ: 実績値と目標値の比較

文章表現のポイント

• 簡潔性: 1文は50文字以内を目安にし、要点を明確に伝える
• 具体性: 数値・固有名詞を積極的に活用し、曖昧な表現を避ける
• 客観性: 事実と推測を明確に分離し、主観的な判断は控える

日本のビジネス文化に適した表現

日本企業では、詳細な情報共有が重視される傾向があります⁵。以下のような表現を心がけましょう：

• 「おかげさまで順調に進捗しております」
• 「ご指導いただきながら改善を図ってまいります」
• 「関係各位のご協力により目標を達成いたしました」

経過報告書の具体例・サンプル集

例1: 新製品開発プロジェクトの経過報告書

基本情報

• 作成者: 山田太郎（プロダクトマネージャー）
• 作成日: 2024年12月3日
• プロジェクト名: 新製品「EcoWidget」開発プロジェクト
• 報告対象期間: 2024年11月1日〜11月30日

進捗状況

• 完了したタスク:
  • 製品デザインの確定（11月15日完了）
  • プロトタイプ第1版の完成（11月28日完了）
  • 市場調査レポートの作成（11月20日完了）
• 進捗率: 全体の65%完了
• 現在の状況: プロトタイプ第2版の改良を実施中

現在の課題

• 課題1: プロトタイプでの一部素材が規定基準を満たしていない
  • 影響度: 中（品質に関わる重要な問題）
  • 緊急度: 高（次週までに解決必要）
• 課題2: 外注業者からの納期遅延
  • 影響度: 高（全体スケジュールに影響）
  • 緊急度: 中（代替案の検討中）

今後の対応計画

• 次のタスク:
  • 素材基準を満たす代替案の検討（担当：技術チーム）
  • 外注業者とのスケジュール調整（担当：調達チーム）
• 対応策:
  • 代替素材のテストを12月10日までに実施
  • 納期を守るための調整会議を12月5日に開催
  • 緊急時の代替業者をリストアップ

補足情報

• 特記事項: プロトタイプ第2版の完成は予定より1週間遅れる見込み
• 添付資料: プロトタイプの設計図、現在の進捗を示すガントチャート、市場調査レポート

例2: IT システム開発の進捗報告書

基本情報

• 作成者: 佐藤花子（システムエンジニア）
• 作成日: 2024年12月1日
• プロジェクト名: 顧客管理システム刷新プロジェクト
• 報告対象期間: 第3スプリント（11月15日〜11月30日）

スプリント成果

• 完了したストーリーポイント: 32/40ポイント（達成率80%）
• 完了機能:
  • 顧客登録機能（8ポイント）
  • 検索機能（12ポイント）
  • データエクスポート機能（6ポイント）
  • ユーザー権限管理（6ポイント）

品質指標

• バグ発生件数: 5件（前スプリント比-3件）
• 修正完了率: 100%（全て修正済み）
• コードカバレッジ: 87%（目標85%を達成）

課題と対応

• 技術的課題: データベースのパフォーマンス問題
  • 対応策: インデックスの最適化を次スプリントで実施
• リソース課題: テスト要員の不足
  • 対応策: 外部テスト会社との契約を検討

場面別の書き方ガイド

スケジュール遅延時の報告方法

遅延報告の基本構造

1. 遅延の事実を明確に記載
   • 当初予定と現在の状況を対比
   • 遅延の期間を具体的に数値で表現
2. 遅延の原因分析
   • 内的要因と外的要因を分離
   • 予測可能だった要因と突発的な要因を区別
3. 影響範囲の特定
   • 他のタスクやプロジェクトへの波及効果
   • ステークホルダーへの影響度評価
4. 対応策と新スケジュール
   • 具体的な挽回策の提示
   • 現実的な新しいタイムライン
5. 再発防止策
   • 同様の問題を防ぐための仕組み作り

予算超過時の報告方法

予算報告の注意点

• 数値の正確性を最優先: 概算ではなく正確な金額を記載
• 超過理由の詳細説明: 予期しない費用の発生背景
• 承認プロセスの明記: 追加予算の申請手順と承認者
• 今後の予算管理方針: 再発防止のための管理強化策

トラブル発生時の報告方法

トラブル報告の要素

• 発生事象の客観的記述: 5W1Hに基づいた事実の整理
• 影響度・緊急度の評価: ビジネスへの影響を定量的に評価
• 応急措置の内容: 即座に実施した対応策
• 恒久対策の計画: 根本原因の解決に向けた取り組み

よくある質問（FAQ）

Q1: 経過報告書はどのくらいの頻度で作成すべきですか？

A: プロジェクトの規模や重要度によりますが、一般的に以下の頻度が推奨されます⁶：

• 大規模プロジェクト: 週次
• 中規模プロジェクト: 隔週
• 小規模プロジェクト: 月次
• 重要な変更やトラブル発生時: 随時

Q2: 進捗が順調な場合でも詳細な報告は必要ですか？

A: はい、順調な場合でも報告は重要です。成功要因の分析や今後のリスクの洗い出し、チームのモチベーション維持にも役立ちます。

Q3: 経過報告書と進捗報告書の違いは何ですか？

A: 基本的に同じ文書を指しますが、「経過報告書」はより包括的で時系列の変化に焦点を当て、「進捗報告書」は目標達成度に焦点を当てる傾向があります。実際の業務では区別せずに使われることが多いです。

Q4: 読みやすい報告書にするためのコツは？

A: 以下のポイントを意識しましょう：

• 1文は50文字以内に収める
• 箇条書きを効果的に活用
• 数値やグラフで可視化
• 重要なポイントは太字で強調
• 適切な改行と空白を設ける

Q5: 課題や問題を報告する際の注意点は？

A: 問題の指摘だけでなく、必ず解決策や改善案も併せて提示しましょう。また、責任追及ではなく問題解決に焦点を当てた建設的な内容にすることが重要です。

Q6: デジタルツールと手書きレポート、どちらが良いですか？

A: 現代のビジネス環境では、情報共有の効率性と更新の容易さから、ExcelやPowerPoint、専用のプロジェクト管理ツールの使用が推奨されます。

Q7: 上司に報告書を読んでもらうためのコツは？

A: 日本のビジネス文化では、要点を最初に記載し、詳細は後半に配置する構成が効果的です⁷。また、1〜2ページ程度にまとめ、視覚的な要素を活用することで読みやすさが向上します。

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まとめ

経過報告書は、プロジェクトや業務の進行状況を的確に共有するための重要なツールです。本記事で紹介したテンプレートや例文を参考に、簡潔かつ分かりやすい報告書を作成しましょう。

経過報告書を活用することで、課題解決やプロジェクトの円滑な進行が実現し、チーム全体のパフォーマンス向上に繋がります！

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