稟議書（りんぎしょ）は、ビジネスにおける意思決定やプロジェクト承認に欠かせない重要な書類です。しかし、「どのように書けばよいのか分からない」「なぜ必要なのか理解できていない」という声も少なくありません。この記事では、稟議書の基本から書き方のポイント、さらに承認されやすい稟議書を作成するコツを詳しく解説します。テンプレートへのリンクも用意しましたので、ぜひ最後までご覧ください！
稟議書とは、会社内で意思決定や承認を得るための書類です。主に複数の関係者による承認プロセスを経て、正式に許可を得るために使用されます。稟議書は以下のような場合に利用されることが一般的です：
このように、稟議書は社内での透明性を高め、意思決定の記録を残す役割を果たします。
稟議書を作成することには以下のメリットがあります。
稟議書を用いることで、会議を開かずに関係者に情報を共有し、承認を得ることが可能になります。特に大規模な組織では、稟議書を活用することで業務の停滞を防ぎます。
誰が、いつ、何を承認したのか記録として残るため、後から責任の所在を明確にできます。これにより、トラブル時のリスク管理にも役立ちます。
明確に記載された稟議書は、提案内容を簡潔に伝えることができ、承認者に理解を得やすくなります。
稟議書を回覧することで、関係者全員が同じ情報を共有でき、誤解や行き違いを防ぐことができます。
稟議書の冒頭では、提案の目的を簡潔に記載します。例えば「新規取引先との契約締結」や「営業活動効率化のためのタブレット端末購入」など、具体的な目的を示すことで、承認者に意図を伝えやすくなります。
提案の背景や、稟議が必要な理由を詳しく説明します。これにより、承認者が「なぜこれが重要なのか」を理解できます。具体的なデータや例を交えると説得力が増します。
提案の詳細を箇条書きや表形式で記載します。例えば、必要な費用やスケジュール、期待される効果などを明確にしましょう。
提案によって得られるメリットを強調すると同時に、潜在的なデメリットやリスクについても正直に記載します。このバランスの取れた説明が信頼感を高めます。
長文は避け、簡潔にまとめましょう。特に結論を冒頭に持ってくる「結論先出し型」の書き方がおすすめです。
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