活動報告書の書き方を徹底解説！具体例とテンプレート付き

活動報告書は、個人またはチームが一定期間に行った活動の概要を記録し、上司や関係者に報告するための文書です。企業内のプロジェクト進捗や営業活動、チームの成果を共有する上で欠かせないツールです。

本記事では、活動報告書の基本的な書き方や記載すべき内容を解説するとともに、すぐに使えるテンプレートも紹介します。活動報告書の作成に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

活動報告書とは？

活動報告書は、活動の目的、内容、成果、そして今後の課題やアクションプランを記録する文書です。主に次のような目的で使用されます。

• 活動の透明性を高める: 上司や関係者に進捗を共有し、活動内容を明確化する。
• 評価・改善に役立てる: 成果や課題を可視化し、次のステップを明確にする。
• 業務の記録を残す: 活動の詳細な記録を後から参照できるようにする。

活動報告書の基本構成

活動報告書には、以下の項目を含めると効果的です。

1. 基本情報

• 作成者名
• 所属部署またはチーム名
• 活動期間
• 活動名やテーマ

2. 活動の目的

活動を行った背景と、達成すべき目的を簡潔に記載します。

3. 活動内容

実際に行った活動を具体的に記録します。日程や場所、実施した具体的な内容を箇条書きにすると分かりやすくなります。

4. 活動の成果

活動で得られた成果を数値や具体例を用いて記載します。成果が期待に達しなかった場合は、その理由も明記します。

5. 課題と改善点

活動中に直面した課題や、次回以降の活動に向けた改善策を示します。

6. 今後のアクションプラン

活動を踏まえて取るべき次のステップを明確にします。

7. 添付資料（必要に応じて）

参加者リストや写真、使用した資料などを添付することで、内容を補完します。

活動報告書を作成するコツ

1. 簡潔にまとめる: 情報を簡潔かつ具体的に記載し、箇条書きを活用することで分かりやすさを向上させます。
2. 具体的な数値を使う: 活動の成果を示す際には、「多くの成果」ではなく「15件の成果」のように定量情報を使いましょう。
3. 課題を隠さない: 成果だけでなく課題も明記し、改善点を示すことで信頼性を高めます。
4. 視覚的な工夫をする: 表やグラフを用いることで、報告書がさらに読みやすくなります。

活動報告書の例文

例: 営業チーム活動報告書

1. 基本情報

• 作成者: 山田太郎
• 所属部署: 営業部
• 報告日: 2024年12月3日
• 活動期間: 2024年11月1日～2024年11月30日
• 活動名: 新規顧客開拓キャンペーン

2. 活動の目的

• 背景: 新規顧客の獲得数が目標を下回ったため改善を図る
• 目的: 新規リードの獲得および商談件数の増加

3. 活動内容

• テレアポ（週50件）
• メールマーケティングキャンペーン
• 営業会議での進捗共有

4. 活動の成果

• 新規リード獲得数: 20件
• 商談件数: 8件
• 契約確定数: 5件

5. 課題と改善点

• 課題: テレアポのレスポンス率が低い（10%）
• 改善点: スクリプトの改善とターゲットリストの精査

6. 今後のアクションプラン

• テレアポのリストを更新し、次週より改善後のスクリプトで再実施
• メールマーケティングの効果を分析し、A/Bテストを実施

7. 添付資料

• 営業リードリスト
• メールキャンペーンの分析データ

まとめ

活動報告書は、活動内容や成果を記録し、次のアクションを計画するための重要なツールです。本記事で紹介したテンプレートや作成のコツを活用して、分かりやすく効果的な報告書を作成しましょう。活動報告書の作成を通じて、自身の成長やチームの成果をさらに高めていきましょう！

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